Содержание:
Как оформить приказ о смене фамилии сотрудника
Частенько в работе кадровика возникает вопрос: «А нужен ли приказ о смене фамилии сотрудника?» Ответ однозначный: нужен! Причем одним лишь приказом в данном случае не отделаешься.
Из-за смены фамилии (имени) придется внести определенные коррективы во многие документы. Но на то должны быть законные основания. И одного лишь устного сообщения от работника мало.
Приказ о смене фамилии сотрудника
Итак, необходимо взять заявление у сотрудника на имя директора с пожеланием внести изменения в документы. К нему обязательно должны быть приложены ксерокопии документов, которые подтверждают факт смены фамилии (паспорт, свидетельство о браке и т. д.). Подлинники предъявляются в оригинале.
Далее следует издать приказ о смене фамилии за подписью директора. Обязательно нужно будет ознакомить под роспись с документом самого работника.
Есть один нюанс. А какой же датой оформить приказ? Свидетельство о браке выдавалось одним числом, паспорт меняется еще пару недель… Соответственно, и дата в нем другая. И работник может документы принести в любой момент.
Особенности написания и оформления. Образец
Так вот, приказ о смене фамилии сотрудника нужно оформлять в тот день, когда ему выдали новый паспорт, ведь изменения в большинство деловых бумаг всегда вносятся на основании именно этого документа.
Данный документ относится к группе приказов по личному составу. Строгих требований к его написанию нет. Документ можно составить в произвольной форме, естественно, учитывая общие требования нормативно-правовых актов по подготовке и изданию приказов.
Как оформлять приказ о смене фамилии сотрудника? Образец, представленный ниже, поможет разобраться в этом вопросе.
г. Иваново "___" ________ 2015 г.
Об изменении учетных данных
В связи со сменой фамилии сотрудницы Петровой Н. Н., приказываю:
1. Внести изменения в учетные документы работника с 01.01.2015 г., изменить фамилию с Петровой на Васечкину в связи со вступлением в брак.
Директор предприятия _______________
Какие еще документы нуждаются в изменениях?
Следует заметить, что при смене сотрудником фамилии нужно внести коррективы еще в ряд документов:
- трудовую книжку;
- журнал движения трудовых книжек;
- личную карточку сотрудника (форма Т-2);
- личное дело;
- трудовой договор.
Заменить необходимо свидетельство пенсионного страхования и зарплатную карточку работника.
Исправление фамилии в трудовой книжке необходимо сделать обязательно. Порядок изменений установлен инструкцией № 30. Все коррективы вносит последний работодатель на основании подтверждающих документов с указанием номеров и дат.
Исправления вносятся на первой странице трудовой. Одной чертой зачеркивается старая фамилия, и над ней вписывают новую. Ссылка на документ указывается на внутренней стороне обложки. Все это заверяется подписью и печатью.
Такая процедура может повторяться неоднократно при новых случаях смены фамилии.
Приказ о смене фамилии сотрудника является основанием для исправлений в личной карточке работника.
Ну и, наконец, изменить следует данные и в трудовом договоре. Однозначных указаний и норм относительно того, как это правильно сделать, нет. Хотя чаще всего используются два варианта. В первом можно к трудовому договору оформить дополнительное соглашение. Там перечислить по пунктам, какие вносятся изменения.
Второй вариант более сложный. Нужно внести коррективы прямо в сам трудовой договор. Причем в оба экземпляра.
Вместо послесловия
Вот такие изменения в документах влечет за собой, казалось бы, простая смена фамилии сотрудника. Но о них нужно всегда помнить кадровику, чтобы не возникла ситуация, при которой один и тот же человек в разных документах будет проходить под разными фамилиями.
Приказ об изменении (смене) фамилии работника: образец заполнения, бланк скачать
-
Сервис Бизнес.Ру предназначен для розничной и оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.
Фамилия сотрудника относится к персональным данным. При изменении фамилии работника предприятия, необходимо внести изменения во все документы, где содержатся его персональные данные. Поменять свою фамилию работник мог по следующим причинам: заключение или расторжение брака, а также личное желание поменять собственную фамилию.
Внесение изменений в документах, где содержится прошлая фамилия сотрудника, производятся на основании заявления или приказа от сотрудника о смене фамили, которое им составляется в печатной или рукописной форме. К заявлению прикладываются копии всех документов, подтверждающие факт изменения персональных данных. Заявление составляется в свободной форме.
Далее, основываясь на предоставленные сотрудником документы, руководителем предприятия или отделом кадров издается приказ об изменении фамилии работника в свободной форме. По структуре такой приказ об изменеии фамилии выглядит следующим образом:
- стандартная шапка приказа по личному составу;
- заголовок приказа о смене фамилии сотрудника: здесь следует более грамотно обозвать приказ. Так как фамилия относится к персональным данным сотрудника, то составляется приказ об изменении персональных данных, а именно, смене фамилии сотрудника;
- преамбула: указывается, на основании каких документов был подготовлен приказ (в нашем случае таким основанием служит заявление и заключение/расторжение брака с указанием серии и номера);
- распорядительная часть приказа об изменении фамилии работника: здесь прописывается то, что специалисту из отдела кадров необходимо внести изменения в документах, и указать перечень этих документов.
- реквизиты для визирования приказа.
Изменения в связи со сменой фамилии сотрудника потребуется внести в следующие документы: в трудовую книжку и книгу учета их движения, личную карточку работника, лицевой счет, трудовой договор и др. Кроме того, сотруднику необходимо получить страховое свидетельство формы ПУ4.
При смене фамилии сотрудника в трудовой книжке кадровик зачеркивает старую запись одной линией и вносит новую запись. Ссылка на документ, который служит для основания такого действия со стороны кадровика, указывается на внутренней стороне обложки.
Изменения в форме Т-2 должны быть заверены кадровиком с указанием даты внесения в личную карточку сотрудника изменений.
Что касаемо изменений в трудовом договоре, то в данном случае оформляется приложение к договору или соглашение. Но статья 57 Трудового кодекса указывает нам на то, что правильней будет недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора.
Изменение фамилии в кадровых документах
smena_familii.jpg
Похожие публикации
Каждому гражданину РФ дается право менять фамилию. После регистрации акта смены фамилии или имени человек должен переоформить ряд личных документов. Трудоустроенные лица обязаны оперативно сообщить работодателю об изменении персональных данных для своевременного внесения корректировок в кадровый и бухгалтерский учет.
Изменение фамилии в кадровых документах
Сотрудник при получении паспорта с новой фамилией должен уведомить об этом работодателя и предоставить ему документальные основания для внесения актуальных сведений в кадровые документы. От работника потребуются:
- паспорт на новую фамилию (оригинал для ознакомления и копия для подшивки в личное дело);
- если поводом к смене персональных данных было бракосочетание, то дополнительно прикладывается копия свидетельства о браке;
- при смене фамилии в результате расторжения брака потребуется предъявить копию свидетельства о разводе.
Для обновления информации о работнике во всех документах по предприятию руководством компании издается приказ о смене фамилии. Кадровым специалистом вносятся изменения в такой набор документов:
- трудовая книжка;
- личная карточка;
- журнал учета трудовых книжек.
Бухгалтерия меняет Ф.И.О. работника в лицевом счете, в котором осуществляется расчет заработной платы. Работник должен письменно обратиться к работодателю с просьбой подать заявление на замену свидетельства СНИЛС. В код ИНН вносить корректировки не надо, он отслеживается не по фамилии, а по числовому шифру.
Этапы процедуры обновления кадровой документации:
- Получение от работника копий документов, подтверждающих смену персональных данных, вместе с заявлением на внесение корректировок в учетные бланки. Заявление с работника рекомендуется брать, но можно обойтись и без него.
- Издается приказ об изменении фамилии. Его обязательность законодательством не прописана, нет и четких правил оформления распоряжения. Но при проверках трудинспекцией этот документ может быть запрошен.
- Обновление персональных данных о работнике в его трудовой книжке.
- Изменение старой фамилии на новую в бланке личной карточки, которая ведется по форме Т-2. Делается это зачеркиванием прежних данных одной чертой. Рядом с перечеркнутыми сведениями записывается актуальная информация и подтверждается подписью кадрового специалиста.
- Внесение корректировок в табель рабочего времени.
- Обновление сведений в утвержденном графике отпусков.
Образец приказа о смене фамилии работника должен соответствовать типовому шаблону распоряжений руководителя предприятия, который применяется в делопроизводстве компании. В трудовой книжке на титульной странице одной линией зачеркивается прежняя фамилия сотрудника, рядом вписывается новая. Важно, чтобы оба варианта можно было прочитать. С внутренней стороны обложки указывается, на основании какого документа была произведена смена фамилии.
Для составления дополнительного соглашения к трудовому договору оснований нет – условия труда по факту не меняются. На завершающем этапе вносятся обновленные данные работника в бухгалтерские программы. Это необходимо, чтобы в ведомости начисления зарплаты была актуальная информация, а реквизиты паспорта с измененной фамилией человека попали в отчетную документацию. Если банковские карты оформляет работодатель в рамках зарплатного проекта, то надо уведомить банк о необходимости перевыпуска «пластика» для сотрудника.
Приказ о перемене фамилии работника: образец
Распоряжение руководителя составляется в произвольной форме. Унифицированного шаблона нет. В документе надо прописать старую фамилию и новые персональные данные. Обязательно указываются реквизиты действующего паспорта, который был накануне получен работником в связи с изменением фамилии. Текст распоряжения утверждается руководителем предприятия и доводится под роспись сотруднику. Как может выглядеть приказ на смену фамилии после замужества – образец:
Приказ об изменении фамилии
Когда сотрудница меняет фамилию, то законодательство требует внести корректировки в трудовую книжку и личную карточку. Однако на практике не обойтись без приказа об изменении фамилии. Как его оформить — читайте в статье.
Из статьи вы узнаете:
На основании каких документов издать приказ об изменении фамилии
Чтобы оформить приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак образец 2018, устного сообщения сотрудницы об изменении фамилии недостаточно. Работница должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных. Такими документами являются:
- паспорт, в котором указана новая фамилия сотрудницы;
- свидетельство о заключении или расторжении брака;
- свидетельство о перемене имени.
Обратите внимание! Не храните в личном деле копии документов, которые представила сотрудница. Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013). Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.
Не запрещается взять у работницы заявление об изменении фамилии. По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для издания приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак образец 2018. Попросите работницу указать в заявлении причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.
Актуальные статьи по теме в электронном журнале «Кадровое дело»
Что указать в приказе на изменение фамилии в связи с вступлением в брак (образец)
Издайте приказ об изменении фамилии в связи со вступлением в брак (образец ниже). Форма документа произвольная. Документ нужен для бухгалтерии и иных структурных подразделений.
Укажите наименование организации, дату и место составления приказа об изменении фамилии, регистрационный номер документа, старую и новую фамилию работницы.
Обратите внимание! Табельный номер при изменении фамилии сотрудницы остается прежним.
Подписывает приказ об изменении фамилии руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил. Ознакомьте с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела и иных работников (при необходимости).
В какие документы внести изменения на основании приказа об изменении фамилии
На основании приказа о смене фамилии сотрудника внесите изменения в следующие основные кадровые документы:
- трудовой договор;
- личную карточку;
- трудовую книжку.
Трудовой договор. Вопрос о том, нужно ли вносить поправки в договор, спорный. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Соглашение составляйте в произвольной форме (образец ниже).
Важно! Пропишите обязанность работника сообщать об изменениях в персональных данных в ПВТР или ином локальном акте и продублируйте это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии, например, три рабочих дня.
Личная карточка. Указания Госкомстата России в постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы. Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку. Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую. Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения».
Трудовая книжка. На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой. Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, напишите новую фамилию. На внутренней стороне обложки укажите ссылку на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. Текст заверьте подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек и печатью, если она используется в организации (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Также скорректируйте документы воинского учета и СНИЛС (направьте документы в ПФР для обмена).
Вопрос из практики
Какие документы нужно оформить при смене паспорта ?
Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»
Отвечает Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Если сотрудник получил новый паспорт, нужно внести изменения в его трудовой договор и личную карточку.
Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при
Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»
Проверочный тест
На основании чего составляют приказ об изменении фамилии:
- слов сотрудницы;
- паспорта, свидетельства о заключении брака;
- письма из ЗАГСа.
Меняем фамилию в трудовой книжке: образец 2018 года
При изменении фамилии сотрудником кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе, в трудовую книжку работника. Смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо произвести в такой ситуации.
Начинаем с заявления и приказа
Процедуру внесение записей в трудовую книжку предваряет заявление сотрудника и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.
К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей. Такими документами выступают паспорт и свидетельство о заключении брака. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).
Делаем запись в трудовой книжке правильно
После оформления заявления и выпуска приказа об изменении фамилии сотрудницы во всех документах можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2018 года поможет сделать это без ошибок.
Старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем, на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом ссылка на документы, послужившие основанием для исправления, обязательна (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225)
Сделанную запись в трудовой книжке о смене фамилии уполномоченный работник кадровой службы заверяет свое подписью и печатью компании (при ее наличии).
Если работник сменил фамилию
- Егоркина Ольга | бухгалтер-консультант аудиторской компании «Визавис»
З аконодательство позволяет любому совершеннолетнему лицу изменить свои фамилию, имя, отчество (далее – Ф.И.О.). Поводов для этого много: вступление в брак, развод, неблагозвучная фамилия и т.д. При этом работодателю изменение данных работника приносит только лишние хлопоты. О том, какие действия следует предпринять, мы вам и расскажем.
Лица, достигшие возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее фамилию, имя и отчество (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», далее – Закон № 143-ФЗ). Перемена имени производится в ЗАГСе по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить свои данные (п. 2 ст. 58 Закона № 143-ФЗ).
Изменение гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества влечет замену паспорта. Документы и личные фотографии для замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после наступления данных обстоятельств. На это указано в п. 12 и 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828.
Чаще всего смена Ф.И.О. происходит в связи со вступлением в брак, разводом и переменой неблагозвучной фамилии, так что работник приносит вам, кроме нового паспорта, один из следующих документов: свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о перемене имени. С указанного документа следует снять копию.
При смене фамилии, имени, отчества ИНН, присвоенный физическому лицу, не меняется (п. 16 Порядка и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/[email protected]).
Пенсионное свидетельство
В случае изменения фамилии, имени, отчества работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства. Это следует из п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 № 987н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (далее – Инструкция № 987н).
Работодатель в двухнедельный срок со дня получения от работника заявления передает его в Пенсионный фонд вместе с описью документов (п. 27 Инструкции № 987н).
Заявление об обмене страхового свидетельства заполняют по форме АДВ-2 (см. Пример 1) и сопровождают описью документов по форме АДВ-6-1. Указанные формы утверждены постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (далее – Инструкция № 192п).
При оформлении формы АДВ-2 нужно заполнить следующие данные: страховой номер; указанные в страховом свидетельстве фамилию, имя, отчество, дату заполнения. В свою очередь в строках «Новые анкетные данные»» пишут только те сведения, которые изменились (п. 21 Инструкции № 192п).
Пенсионный фонд в месячный срок после получения от работодателя заявления принимает решение об обмене страхового свидетельства либо об отказе (п. 28 Инструкции № 987н).
Работодатель в течение недели после получения страхового свидетельства выдает его сотруднику. Работник проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений и расписывается в сопроводительной ведомости (п. 14 Инструкции № 987н).
Может получиться и так, что работодатель не имеет возможности выдать страховое свидетельство в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением работника в командировке, его болезнью или по иной причине. В этом случае предприниматель проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений, расписывается за работника в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче свидетельства сотруднику (п. 14 Инструкции).
Работодатель в месячный срок после получения страхового свидетельства возвращает в фонд сопроводительную ведомость (п. 17 Инструкции № 987н).
Образец заполнения заявления об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2)
Трудовая книжка
При изменении Ф.И.О. работника следует внести изменения в его трудовую книжку.
Указанные исправления производит работодатель по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это следует из п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила)
Изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. При этом нужно поступить следующим образом (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69):
- одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество;
- записываются новые данные;
- на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на соответствующие документы, их номер и дату, которые заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью.
Часто возникает вопрос, что делать, если к вам пришел работник с уже неверно заполненными сведениями на титульном листе? К примеру, не была изменена фамилия в соответствии со свидетельством о браке. При этом неверно заполненные сведения могут препятствовать расчету стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и назначению пенсии.
Бытует мнение, что в этом случае достаточно внести исправления по последнему месту работы. Мы же считаем, что в данной ситуации сотруднику следует обратиться в суд для признания трудовой книжки принадлежащей именно ему. Подтверждением тому служит п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555. В данной норме сказано, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его данными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке. Ну а новому работодателю оптимально будет завести новую трудовую книжку на такого сотрудника. Для этого сотрудник должен подать работодателю соответствующее письменное заявление (ст. 65 ТК РФ).
Суд рассматривает дела об установлении факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении (п. 5 ч. 2 ст. 264 ГПК РФ).
В судебном заседании установлено, что истица, носившая на момент начала ведения трудовой книжки фамилию Б., в связи со вступлением в брак и расторжением брака неоднократно меняла фамилию и ей присваивались фамилии В., Д., П. Указанные обстоятельства подтверждаются свидетельством о рождении, справкой о заключении брака с В.В.А., свидетельством о расторжении брака с В.В.А., справкой о расторжении брака с Д.А.С., приказом от 24.09.1980 № 87-к, свидетельством о заключении брака с П.В.В., а также свидетельскими показаниями Ш.Е.Ф. и Ш.Л.Д. Таким образом, суд пришел к правильному выводу о принадлежности трудовой книжки истице (определение Рязанского областного суда от 25.06.2008 № 33-1179).
Кадровые документы
Для внесения изменений в персональные данные издайте соответствующий приказ (см. Пример 3).
Образец приказа о внесении изменений в персональные данные работника
Следует изменить сведения о работнике в бумажных документах: в личной карточке (см. Пример 4), лицевом счете, графике отпусков, книге учета трудовых книжек и т.д. Все исправления заверяют подписью работника кадровой службы.
Фрагмент п. 1 и 11 раздела I личной карточки работника (форма № Т-2)
В законодательстве нигде не прописана обязанность работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении фамилии, имени, отчества работника. Тем не менее мы советуем это сделать. Косвенно это подтверждает ч. 3 ст. 57 ТК РФ, где сказано, что трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями, которые вносят непосредственно в текст трудового договора.
Если вы ведете кадровый учет в какой-либо программе, то и там поменяйте сведения о соответствующем сотруднике.
Перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (п. 2 ст. 19 ГК РФ).
Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»
Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.
Подписка на журнал
№ 7, июль 2009
Другие
наши издания
Рубрики в номере
Внесение изменений в документацию организации в случае перемены фамилии работником
Рубрика «Трудовое законодательство»
В.Н. Витьбин, юрист
В отношении изменения работниками персональных данных, в частности, фамилии, имени, отчества, законодательством четко прописана процедура внесения нанимателем изменений в трудовую книжку. Однако как оформить другие документы в актах законодательства не сказано. Предлагаемая процедура оформления документов является рекомендательной.
Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:
Кроме того, нужно получить новое страховое свидетельство государственного социального страхования (форма ПУ4).
Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:
1. Подача работником заявления об изменении фамилии (имени, отчества) - не обязательный, но целесообразный шаг. Заявление является подтверждением даты обращения (уведомления) работника к нанимателю об изменении своих персональных данных. Образец заявления об изменении фамилии см. в приложении 1.
К примеру, работодатель представляет в орган Фонда социальной защиты населения форму ПУ-1 в течение 5 рабочих дней со дня предъявления ему застрахованным лицом документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных, согласно п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования[1] (далее - Правила персонифицированного учета). Сам же работник обязан в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю для заполнения формы ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных).
К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о перемене фамилии или имени, отчества и др.). Подлинники этих документов либо надлежащие заверенные копии работник предъявляет нанимателю.
2. Издание приказа об изменении фамилии работника в учетных документах. Часто на практике возникает вопрос: каким числом должен быть оформлен данный приказ? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем регистрации брака, а новый паспорт выдается через несколько недель и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи. Приказ об изменении фамилии следует, по нашему мнению, оформить в день, когда работник получит новый паспорт, т.к. изменения в большинство учетных и иных официальных документов вносятся на основании паспорта.
Приказ об изменении фамилии относится к группе приказов по личному составу. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому при его подготовке и издании необходимо руководствоваться общими требованиями нормативных правовых актов к оформлению и изданию приказов по личному составу. Образец приказа об изменении фамилии см. в приложении 2.
Согласно абз. 5 п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников), копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника. А в соответствии с п. 3.5.14 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь[2] копия приказа об изменении фамилии в личное дело не подшивается в связи с внесением этой записи в дополнение кличному листку по учету кадров. В данном случае должны применяться положения Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, т.к. в случае коллизии между нормативными правовыми актами, обладающими равной юридической силой, и если ни один из них не противоречит акту с более высокой юридической силой, действуют положения акта, принятого (изданного) позднее (ч. 2 ст. 71 Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями).
3. Внесение изменений в учетные и иные официальные документы организации и в трудовую книжку работника:
3.1. трудовая книжка. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30, с последующими изменениями и дополнениями. Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.
Данная процедура повторяется и в случаях дальнейшего изменения фамилии (имени, отчества). Если заканчивается место для внесения изменений фамилии (имени, отчества), то нанимателем может быть выдан по просьбе работника дубликат трудовой книжки.
3.2. документы личного дела. Изменения в личное дело работника вносятся на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. В личное дело работника подшивается копия приказа об изменении фамилии, в дополнение к личному листку по учету кадров вносится запись об изменении фамилии, на обложке личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
3.3. личная карточка работника (ранее - формы Т-2). Постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября 2007 г. № 359 было признано утратившим силу постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28 декабря 1989 г. № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», в том числе и личная карточка формы Т-2. В настоящее время порядок ведения и заполнения данной карточки определяет наниматель.
3.4. трудовой договор. Среди обязательных сведений и условий трудовой договор должен содержать данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь). На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (имя, отчество) не является обязательным условием трудового договора (а представляет собой сведения, т.е. нет предмета договоренности), поэтому нет необходимости в заключении дополнительного соглашения при ее изменении.
Однако во избежание в дальнейшем возможной путаницы при заключении дополнительных соглашений к трудовому договору (в дополнительном соглашении фамилия работника новая, а в договоре - старая) было бы целесообразно внести соответствующие изменения в трудовой договор.
3.5. страховое свидетельство государственного социального страхования (форма ПУ-4). При смене фамилии работника следует произвести замену страхового свидетельства согласно гл. 6 Правил персонифицированного учета.
Образец заявления об изменении фамилии
ЗАЯВЛЕНИЕ Директору общества с ограниченной
02.06.2009 № 8 ответственностью «РодникПлюс»