Как оформить приход на организацию

Уроки 1С для начинающих и практикующих бухгалтеров

Статьи и бесплатные видеоуроки о работе с программами 1С Бухгалтерия, 1С Зарплата и Управление Персоналом, 1С Управление Торговлей для бухгалтеров

Приобретение товаров в 1С Бухгалтерия 8. Видеоурок

Как правильно оформить поступление товаров в программе 1С Бухгалтерия 8 на примере редакции 3.0.

Для отражения в программе фактов поступления товаров предназначен документ «Поступление товаров и услуг«.

Его назначение более широкое: данным документом в программе оформляется поступление любых товарно-материальных ценностей и услуг, но в данной статье я хочу рассмотреть только поступление товаров.

Несмотря на кажущуюся простоту этого документа необходимо знать и учитывать некоторые нюансы. Эти на первый взгляд мелочи, если о них забыть, могут привести к ошибкам в учете. На них я хочу обратить Ваше внимание в этой статье.

Ввод документа «Поступление товаров и услуг».

Для того, чтобы ввести поступление нового товара, необходимо выбрать раздел учета «Покупки и продажи», а затем в панели навигации щелкнуть на ссылку «Поступление товаров и услуг».

Откроется список документов «Поступление товаров и услуг», уже введенных в базу данных. Для ввода нового документа воспользуемся кнопкой «Добавить».

В открывшейся форме ввода нового документа некоторые поля подчеркнуты красным пунктиром. Это реквизиты, обязательные для заполнения, без них документ не запишется.

Реквизит «вид операции» определяет вид поступления ТМЦ. По умолчанию вид операции равен «покупка, комиссия», оставляем его без изменения.

Реквизит «Организация» должен быть заполнен обязательно. Если установлена организация по умолчанию, то при вводе нового документа в реквизит автоматически подставится именно она. Если в системе ведется учет по нескольким организациям, и поступление ТМЦ оформляется не на основную организацию, то пользователю необходимо выбрать ее вручную.

Реквизит «Склад» не обязателен для заполнения, если в параметрах учета не стоит флажок, что учет ведется по складам.

От заполнения реквизита «склад» в бухгалтерских проводках поступления на счете учета ТМЦ зависит третье субконто (в нашем случае это счет 41).

В реквизите «Контрагент» выбираем организацию-продавца из справочника «Контрагенты». Контрагента и договор можно ввести заранее, а можно это сделать прямо при вводе документа поступления.

На что следует обратить внимание при вводе договора контрагента.

Если Вы вводите договор непосредственно из справочника «Контрагенты» (а не из документа поступления), то есть риск, что Вы неправильно заполните реквизит «вид договора», и впоследствии при выборе этого контрагента в документе система «не увидит» ранее введенный договор. При вводе нового договора из документа система «поймет», откуда вводится договор, и автоматически подставит нужное значение.

Вид договора для документа «Поступление товаров и услуг» должен быть «с поставщиком» .

Реквизит «Зачет аванса» можно выбрать из перечня: «автоматически», «по документу» или «Не зачитывать». По умолчанию подставится значение «автоматически».

Зачет аванса поставщику.

Для автоматического зачета авансов должен быть настроен счет учета авансов с поставщиком. Для этого существует регистр сведений «Счета расчетов с контрагентами«. По умолчанию для учета авансов, выданных поставщикам настроен счет 60.02.

Именно он будет автоматически подставляться в платежные поручения, которыми перечисляется аванс поставщику, а также отражаться на закладке «Счета расчетов» документа поступления.

При автоматическом зачете аванса программа анализирует наличие предоплаты поставщику и в случае остатка по счету 60.02 по этому поставщику и договору формирует проводку по зачету аванса.

Список приобретаемых товаров мы вводим в таблицу «Товары».

Для ввода товаров предназначены кнопки «Добавить» и «Подбор».

Кнопка «Подбор» открывает форму подбора номенклатуры из справочника «Номенклатура» и позволяет упростить процедуру заполнения табличной части документа.

В форме подбора предусмотрен поиск по справочнику «Номенклатура», а также запрос цены и количества при подборе товара из справочника.

После выбора всех позиций кнопкой «Перенести в документ» все подобранные позиции (отображенные в нижней части формы) автоматически переносятся в табличную часть документа.

Ставка НДС автоматически заполняется из справочника «Номенклатура». Цена в графе «Цена» не включает НДС. Подробно о том, как оформить поступление без НДС, я рассказала здесь.

Хочу обратить внимание на то, откуда берутся счета учета номенклатуры и счета учета «входного» НДС в документе.

В табличной части документа есть обязательные реквизиты «Счет учета» и «Счет учета НДС». Их можно ввести вручную, но можно заполнять автоматически, если настроить регистр сведений «Счета учета номенклатуры«.

Подробно в этой статье я рассматривать его не буду, опишу в одной из следующих статей.

Управление ценой, валютой и налогами в документе.

Теперь обратим внимание на ссылку, которая в данный момент выглядит как «Цена не включает НДС». Она открывает форму «Цена и валюта«, где можно управлять порядком заполнения цен в документе, валютой документа и порядком учета НДС в документе.

Тип цен определяется автоматически, если он указан в договоре контрагента.

Установленный флажок «Цена включает НДС» позволяет вводить в графу «Цена» цену с учетом НДС, а не накручивать сверху, как это было в нашем документе в первоначальном варианте. Это будет удобно, если так указано во входящем документе поставщика.

Изменение валюты возможно, если в договоре с контрагентом указана валюта, отличная от рубля. Это позволит задать курс документа и пересчитать цены в заданной валюте.

Установленный флажок «НДС включать в стоимость» позволит не выделять «входной» НДС проводкой по дебету счета 19, а включить его в стоимость ТМЦ.

Проводки без установленного флажка содержат запись по дебету счета 19.03:

Проводки с установленным флажком «НДС включать в стоимость»:

Проводка по дебету счета 19.03 не формируется, зато сумма по проводкам дебет 41.01, кредит 60.01 увеличивается на сумму НДС.

Регистрация счета-фактуры поставщика.

В нижней части формы документа находятся реквизиты для ввода номера и даты входящего счета-фактуры. Рядом с ними кнопка «Зарегистрировать счет-фактуру». Для целей учета НДС необходимо это сделать.

При нажатии на кнопку в систему вводится документ «Счет-фактура полученный» с необходимыми данными, взятыми из нашего поступления. Если счет-фактура введен в систему, то в нижней части формы документа поступления появляется ссылка, при щелчке на которую можно открыть этот документ:

В заключение хочу обратить внимание на закладку «Дополнительно».

Она предназначена для хранения реквизитов «Входящий номер» и «входящая дата», т.е. именно здесь должны указываться реквизиты входящей накладной поставщика. Дату и номер нашего документа заменять реквизитами документа поставщика не нужно!

В случае, когда грузоотправитель или грузополучатель отличаются от контрагента и нашей организации, в соответствующих реквизитах на закладке «Дополнительно» выбираются контрагенты, являющиеся грузоотправителем и грузополучателем.

Итак, я рассмотрела все важные моменты ввода документа «Поступление товаров и услуг».

Видеоурок:

Если статья Вам понравилась, Вы можете порекомендовать ее своим друзьям:

Навигация по записям

Приобретение товаров в 1С Бухгалтерия 8. Видеоурок : 4 комментария

Добрый день!
Интересная статья!
А может еще подскажете, как в программе отразить поступление услуг без НДС. Счет-фактуры, соответственно, нет. Но вводится в учет так же поступлением ТиУ. Но тогда выдает ошибку, что не формируется книга покупок.
Как быть в такой ситуации, может другой операцией вносить?
Спасибо!

Такой же вопрос! Как правильно в 1С Бухгалтерии 8 3.0 отразить поступление товаров/услуг без НДС. Если ставишь Без НДС, то поля Зарегистрировать Счет/фактуру активны. А самой с/ф нет.

Добрый день!
В версии 8.2 , когда заполняли поступление товаров и услуг, очень было удобно прямо в подборе товаров и услуг добавлять новую номенклатуру товара. В 8.3 очень не удобно всю номенклатуру нужно сначала посмотреть в подборе, потом в номенклатуре добавить если нет такого товара. Спасибо.

Приемка и списание материалов: оформляем документы

Мы благодарим за предложенную тему Шаталову Елену Сергеевну, главного бухгалтера ООО «Технолюкс Металл», г. Москва.

Сейчас не обязательно применять унифицированные формы первички, в том числе и предусмотренные для учета материалов и их движения. Поэтому организации потихоньку начинают перекраивать госкомстатовские формы под себя. И на этой волне в очередной раз бухгалтеры задаются вопросом: какой же документ будет основанием для принятия материалов к учету и их списания в расходы?

Говоря о материалах, мы рассмотрим и производственные материалы и сырье, и офисные материалы, к примеру канцтовары.

Документируем приход материалов в организацию

Оприходование материалов подразумевает не только их физическое получение материально-ответственным работником организации (к примеру, кладовщиком), но и отражение их на счетах бухучета (как правило, это проводка по дебету счета 10 «Материалы»).

Вариантов документального оформления несколько, и часто они зависят от ситуации, возникающей при приемке материалов, а также от структуры организации и принятой в ней системы внутреннего документооборота.

Приходный ордер по форме № М-4. Он применяется, если к качеству и ассортименту материалов нет замечаний. Только вот форма № М-4 довольно большая. Поэтому из нее с легкостью можно убрать некоторые реквизиты, не относящиеся к обязательным реквизитам первичного документ а п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете) :

• номера форм по ОКУД и ОКПО;
• номер паспорта (есть смысл оставлять, только если вы приходуете материалы, содержащие драгоценные камни и металлы);
• данные о страховой компании;
• графа с кодом единицы измерения.

Штамп на накладной заменяет приходный ордер, проставляется в аналогичных ситуациях — когда приходуются материалы без каких-либо расхождений по количеству, качеству и ассортименту. В таком штампе должны быть основные реквизиты приходного ордера: кто получил, сколько, когд а п. 49 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания); Письмо Минфина от 29.10.2002 № 16-00-14/414; п. 4 ПБУ 1/2008 .

Накладная ТОРГ-12, подписанная лицом, ответственным за хранение материалов, к примеру кладовщиком. В этом случае составлять приходный ордер или иной заменяющий его документ смысла нет.

Акт о приемке материалов по форме № М-7. Его надо составлять, если в накладной от поставщика написано одно, а поступило что-то другое (к примеру, поставлены материалы не в том количестве, ассортименте или не того качества). Такой акт вам понадобится и при принятии материалов на ответственное хранение. Форму № М-7 тоже можно подчистить, убрав ненужные вам реквизиты (к примеру, «Название страховой компании», «Дата отправки продукции. », «Дата и номер телефонограммы о вызове отправителя (заготовителя)», «Количество мест», «Вид упаковки», «Код единицы измерения», «Номер паспорта»). В то же время в договоре между вашей организацией и поставщиком может быть прописано, что для фиксации выявленных расхождений составляется какой-то другой документ.

Для приемки материалов, как полностью соответствующих условиям поставки, так и полученных с выявленными расхождениями, можно разработать и использовать единый, универсальный документ:

• взять за основу классический приходный ордер (по форме № М-4, убрав из нее ненужные реквизиты);
• дополнить то, что получилось, реквизитами, которые могут понадобиться при выявлении расхождений в количестве и качестве принимаемых материалов (их можно взять из формы № М-7).

При оприходовании материалов важно сделать документ, во-первых, подтверждающий сам факт оприходования, а во-вторых, соответствующий правилам документооборота, установленным в вашей организации.

Выдаем материалы со склада

Со склада организации в какое-либо подразделение материалы тоже выдаются не под честное слово. Раньше для отпуска со склада использовали такие унифицированные документы:

• требование-накладную (форма № М-11) — при отпуске материалов со склада, если в организации нет лимитов на их получение;
• лимитно-заборную карту (форма № М-8) — если в организации такие лимиты установлены;
• накладную на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) — при передаче их в другое территориально обособленное подразделение компании (к примеру, в филиал, у которого есть свой склад).

Эти же документы можно составлять и в 2013 г., «разгрузив» их от ненужных реквизитов. А можно разработать собственную — универсальную форму. Для этого возьмите ту форму, которую ранее (до 2013 г.) вы чаще всего использовали и оптимизируйте ее (уберите ненужные реквизиты и добавьте реквизиты, которые могут вам понадобиться).

Списываем на расходы производственные сырье и материалы

Бухгалтерский учет. После того как материалы отпущены со склада для использования в производстве, их стоимость списывается со счета 10 «Материалы» и отражается по дебету счетов учета затра т п. 93 Методических указаний .

Но бывает так, что переданные в цех или на рабочий участок сырье и материалы не были использованы для производства продукции. То есть они просто «переехали» со склада и на новом месте хранятся, ожидая своего часа. С экономической точки зрения их стоимость вообще не должна учитываться в качестве расходов текущего месяца. Но отслеживать использование материалов — дело не бухгалтеров, а экономистов или производственников. Поэтому в таких ситуациях целесообразно составлять акт расхода материалов. В Методических указаниях по бухучету МПЗ сказано, что он нужен лишь тогда, когда при отпуске материалов со склада не было указано их назначение: для какого конкретного заказа или вида продукции они получен ы пп. 97, 98 Методических указаний .

Отпуск таких материалов со склада в производственное подразделение лучше отражать как внутреннее перемещение. Используя для этого специальные субсчета 10-«Ма ­териалы на складе» и 10-«Ма ­териалы в цехе».

Но во многих организациях акты расхода сырья и материалов составляют ежемесячно. Причем независимо от того, было указано их целевое назначение при получении со склада или нет.

В налоговом учете ситуация аналогичная. Более того, в Налоговом кодексе есть прямая норма: стоимость материалов, не использованных при производстве продукции, не может быть учтена при расчете общей суммы материальных расходов текущего месяц а п. 5 ст. 254, статьи 318, 319 НК РФ .

Как видите, если вы будете следить за расходованием материалов, это позволит вам не только добиться большей достоверности в бухучете, но и правильно рассчитать налог на прибыль.

Если материалы не сразу идут в производство, а лишь перемещаются со склада в цех для хранения, не спешите со списанием их стоимости на счет 20 «Основное производство». Так вы можете завысить сумму прямых расходов текущего месяца, что может исказить ваш бухучет, а вслед за ним — и учет налоговый (если он ведется на основе бухгалтерского). Акт расхода материалов поможет вам обосновать расходы как в налоговом учете, так и в бухгалтерском. И у проверяющих — инспекторов и аудиторов — будет меньше вопросов.

«Непроизводственные» материалы и канцтовары

К учету производственных материалов, как правило, относятся достаточно серьезно. А вот офисным материалам (в частности, канцтоварам) бухгалтеры часто уделяют недостаточно внимания. К организации их документооборота применяют разные подходы.

ПОДХОД 1. При покупке материалов через подотчетного работника и его траты подтверждаются, и материалы приходуются, и на расходы они списываются на основании авансового отчета и первичных документов, доказывающих их покупку. Но это неправильно.

“ Любое имущество, включая канцтовары и прочее, должно быть оприходовано. Сразу отражать списание их стоимости на счетах затрат — ошибка, которая приводит к риску, в частности по налогу на прибыль. Риск, естественно, возрастает по мере роста суммы операции. Списывать материалы и канцтовары на затраты на основании накладной поставщика или товарного чека магазина не получится — эти документы говорят только о поступлении материалов в организацию. Должны быть дополнительные документы, оформляющие их расхо д ” .

ПОДХОД 2. Если в требовании-накладной или лимитно-заборной карте, по которой получены материалы, указано, где они будут использоваться и для чего, то акт об использовании таких материалов составлять не нужн о п. 98 Методических указаний . А если при выдаче материалов со склада цель их использования не была ясна, то составляется акт расхода.

То есть это такой же подход, как при списании на расходы производственных материалов. Он безопасен, если материалы не выдаются в отделы или иные структурные подразделения про запас, а сразу начинают использоваться. Взяли, к примеру, 10 авторучек и раздали их пяти офисным работникам. Зачем еще составлять акт о том, что ручки начали использоваться в рабочих целях? Это же нерационально. Поэтому на дату выдачи материалов со склада их стоимость списывается на счета учета затрат.

Но если материалов выдано со склада довольно много, могут возникнуть вопросы об обоснованности списания их стоимости на расходы. Рассмотрим такой пример. 29 апреля в бухгалтерию небольшой организации передано 10 коробок с бумагой формата А4, в каждой коробке — по пять пачек бумаги. Итого — 50 пачек. Понятно, что у среднестатистической небольшой организации в конце месяца вся эта бумага просто физически не может быть использована для рабочих целей. Исключения, конечно, возможны — к примеру, необходимо сделать копии большого количества документов по запросу налоговой инспекции. Но если ничего экстраординарного нет, то признание в расходах всей стоимости переданной в бухгалтерию бумаги в апреле неоправданно. Причем как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

“ На сегодняшний день как для целей внутреннего контроля, так и для целей снижения налоговых рисков сохраняются ранее действовавшие правила.

Списать оприходованное имущество на затраты можно сразу же, а можно по мере его фактического расходования (это зависит от суммы операции — таково требование рациональности учета). Например, никто не будет дожидаться, когда кончатся чернила в шариковой ручке, чтобы выдать работнику новую, но вот новый калькулятор выдадут не раньше какого-то периода времени после выдачи старого. Также вряд ли правильно сразу списывать на затраты единовременно 25 коробок бумаги, купленной про запас, если в организации работает два человека (директор и бухгалтер) и объем документооборота незначителе н ” .

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор ООО «Вектор развития»

ПОДХОД 3. Акт о расходе материалов нужен всегда, причем независимо от того, было ли указано при отпуске со склада их целевое использование или нет. Ведь то, что материалы отпущены со склада в другое подразделение, еще не говорит о том, что они начали использоваться. Последний приведенный пример — тому подтверждение. Это наиболее осторожный вариант.

“ Каким документом оформлять расход — актом или еще чем-то — определяет сам бухгалтер и устанавливает это в учетной политике.

К тому же по канцтоварам «кладовщиком» часто является секретарь или офис-менеджер. Имущество передается ему при приходовании. А передача канцтоваров конечному получателю — инженеру, бухгалтеру или иному офисному работнику — означает их списание на затраты. Ведь контролировать и формировать отдельный документ о том, как они израсходовали бумагу, карандаши, маркеры или файлы, как правило, нет никакой необходимости (если они получили их в разумных количествах ) ” .

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор ООО «Вектор развития»

Не забудьте о том, что формы всех используемых первичных документов, том числе и акта расхода, руководитель должен утвердить или отдельным приказом, или в приложении к учетной политике.

После того как бухгалтерия получит количественные данные об использованных материалах, нужно будет определить стоимость их списания. Как правило, для этого создается отдельный регистр. Напомним, что стоимость списания материалов определяется одним из способов, утвержденных учетной политикой:

• в бухучете — по стоимости единицы, по средней стоимости или способом ФИФО;
• в налоговом учете — по стоимости единицы, по средней стоимости, способом ФИФО или ЛИФО.

Как оформить поступление товаров и услуг в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

Поступление товаров и услуг в программе 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) производится одноименным документом (в последних версиях программы он называется «Поступление (акты, накладные)». В этой пошаговой инструкции я дам последовательную инструкцию по отражению покупки услуг и товаров, а также рассмотрю проводки, которые делает документ.

Приход товара в 1С

В интерфейсе программы 1С 8.3 данный документ находится на вкладке «Покупки», пункт «Поступление (акты, накладные)»:

После этого мы попадаем в список документов, которые были когда-либо введены. Для создания нового поступления необходимо нажать на кнопку «Поступление», где появится меню выбора нужного вида операции:

• Товары (накладная) — создается документ только на товары со счетом учета — 41.01;
• Услуги (акт) — отражение только услуг;
• Товары, услуги, комиссия — универсальный вид операции, позволяющий отражать комиссионную торговлю и поступление возвратной тары;
• Материалы в переработку — специальный вид операции для учета давальческой схемы, в проводках такое поступление отразится на забалансовых счетах;
• Оборудование и Объекты строительства — для отражения поступления основных средств по счетам 08.03 и 08.04;
• Услуги лизинга — формирует проводки по счету 76.

Рассмотрим подробно поступления товаров и услуг.

Поступление товара в 1С Бухгалтерия 8.3

Для оформления покупки товара в программе 1С нужно ввести документ с видом «Товары». В шапке документа необходимо указать организацию-получателя номенклатуры, склад для приемки, контрагента-продавца и его договор:

Ниже, в табличной части, заносится информация о позициях номенклатуры:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Какой товар был куплен, в каком количестве, по какой цене и с какой ставкой НДС (если ваша компания является плательщиком НДС). Счета учета могут присутствовать в табличной части, а могут и нет. Это зависит от настроек программы. В проводках товар обычно приходуется на счет 41.01.

На этом заполнение документа окончено.

Если поставщик предоставил вам счет-фактуру, её необходимо отразить в программе. Делается это путем заполнения полей «номер» и «дата» в нижней части документа:

После нажатия на кнопку «Зарегистрировать» 1С сама создаст новый документ «Счет фактура полученный». Этот документ делает проводки по НДС (например, 68.02 — 19.03) и формирует запись в книге покупок.

Посмотрим проводки созданного 1С с помощью документа «Поступление товаров и услуг». Сделать это можно с помощью нажатия кнопки Дебет- кредит — :

Как видно, документ сформировал две проводки:

• Дебет 41.01 Кредит 60.01 — поступление товара и начисление долга перед поставщиком;
• Дебет 19.03 Кредит 60.01 — отражение входящего документа.

В этом случае товар продается в «кредит», то есть по постоплате. Если бы мы вначале оплатили товар, то программа бы сформировала проводку зачета аванса (Дт 60.01 — Кт 60.02) на сумму предоплаты.

Смотрите наше видео по оформлению покупки товара:

Поступление услуг в 1С 8.3

Покупка услуг в программе не сильно отличается от приобретения товара. Заполнение шапки абсолютно аналогично, за исключением указания склада. Первичным документом для отражения такой операции обычно является «Акт об оказании услуг».

Единственное отличие — указания в табличной части номенклатуры с видом «услуга». Например, я оформлю получение услуг по доставке:

В поле «Счета учета» можно указать нужную аналитику. Я указал, что хочу распределять расходы на 26 счет (Общехозяйственные расходы) со статьей затрат «Транспортные расходы«. После заполнения документа можно, аналогично товарам, зарегистрировать счет-фактуру.

Ключевое отличие при поступлении услуг — в проводках:

Для данного примера я предварительно оформил оплату поставщику за данную услугу.

• Дебет 60.01 Кредит 60.02 — зачет аванса поставщику;
• Дебет 26 Кредит 60.01 — начисление задолженности перед поставщиком и увеличение расходов компании;
• Дебет 19.04 Кредит 60.01 — отражение входящего НДС по услугам.

При необходимости отразить в одном поступлении и товар, и услуги (например, товар с платной доставкой) нужно воспользоваться документом «Поступление (акт, накладная)» и видом операции «Товары, услуги, комиссия».

Смотрите наше видео по распределению дополнительных расходов в 1С 8.3 на примере отражения доставки товара:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Документальное оформление движения материально-производственных запасов

Бухгалтерский учет материально-производственных запасов (далее – МПЗ) организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (за исключением бюджетных и кредитных организаций), должны осуществлять в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года №44н (далее - ПБУ 5/01).

В качестве материально-производственных запасов к бухгалтерскому учету в соответствии с пунктом 2 ПБУ 5/01 принимаются:

· сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции; предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

· активы, предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);

· активы, используемые для управленческих нужд организации.

Сырье представляет собой предметы труда, ранее уже подвергшиеся воздействию труда и предназначенные для дальнейшей переработки. Различают первичное и вторичное сырье. К первичному сырью относятся добытая руда, хлопок-сырец, природный газ и так далее, вторичное сырье представляет собой пришедшие в негодность готовые изделия – металлолом, макулатура и другие.

Материалы представляют собой активы, которые изменяют форму, состав, состояние при изготовлении продукции, участвуют в сборке или производстве товаров на продажу. Стоимость материалов включается в себестоимость продукции. Согласно пункту 42 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально - производственных запасов» (далее - Методические указания №119н), материалы – это вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

Полуфабрикаты собственного производства – это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах или в других организациях.

ПБУ 5/01 на основании пункта 4 данного документа не применяется в отношении следующих активов:

ü используемых при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации в течение периода, превышающего 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев. Если актив предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срока, продолжительностью свыше 12 месяцев, или обычного операционного цикла, превышающего 12 месяцев, для его учета можно применять Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина Российской Федерации от 30 марта 2001 года №26н (далее - ПБУ 6/01). Но названное положение можно применять только в том случае, если одновременно выполняются и другие условия для принятия актива к учету в качестве объекта основных средств, установленные пунктом 4 ПБУ 6/01.

ü характеризуемых как незавершенное производство. Определение незавершенного производства в целях бухгалтерского учета дано в пункте 63 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н. Согласно данному определению к незавершенному производству относится продукция (работы), не прошедшая всех стадий (фаз, переделов), предусмотренных технологическим процессом, а также изделия неукомплектованные, не прошедшие испытания и технической приемки.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Федеральный закон №129-ФЗ), должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Напоминаем, что Федеральный закон №129-ФЗ предусматривает два вида первичных бухгалтерских документов: унифицированные первичные документы или первичные документы, разработанные организацией самостоятельно. Для второй категории первичных бухгалтерских документов обязательным требованием является наличие всех обязательных реквизитов, перечисленных в пункте 2 статьи 9 Федерального закона №129-ФЗ.

Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». Следует обратить внимание на то, что утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют.

Товарная накладная

Товарная накладная — первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю.

В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС.

Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.

Форма товарной накладной

В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и унифицированные формы первичной документации, содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.

Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых - товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.

Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.

Оформление товарной накладной

Составление товарной накладной

Товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей.

Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и является основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.

Подписание товарной накладной

Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.

Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.

При этом в ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:

три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы должен быть закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;

одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) — в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя — это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.

еще одна подпись — в строке «Груз принял» — ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности — в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.

При этом, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). В этом случае подпись ставится только в строке «Груз получил».

Заполнение товарной накладной

В графе «Грузоотправитель» должно быть указано в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование грузоотправителя, юридический адрес (можно вместе с фактическим), телефон и банковские реквизиты (р./сч и БИК обязательно!).

В случае, когда отгрузка товара осуществляется не поставщиком, а его структурным подразделением, то необходимо указывать в графе «Структурное подразделение» его адрес местонахождения.

Графы «по ОКПО» и «Вид деятельности по ОКДП» указывается для организации, которая составляет товарную накладную, то есть для продавца ТМЦ.

В графе бланка товарной накладной «Грузополучатель» указывается в соответствии с учредительными документами его полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты (р./сч. И БИК обязательно!).

Графа «по ОКПО», напротив «Грузополучатель», должна быть обязательно заполнена.

В графах бланка товарной накладной «Поставщик» и «Плательщик» чаще всего указывается аналогичная информация, что и в графах «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» соответственно.

Но бывает, что поставщик и грузоотправитель (плательщик и грузополучатель)- разные организации. Тогда в данных графах указывается в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование организации, юридический адрес, номер телефона и банковские реквизиты.

В графе бланка товарной накладной «Основание» должны быть указаны номер и дата договора.

Если организация-поставщик доставку товара осуществляет не самостоятельно, а, привлекая перевозчика (грузоотправителя), то заполняется графа «Транспортная накладная» (номер и дата транспортной накладной).

Перед сводной таблицей бланка товарной накладной в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается порядковый номер накладной и дата его составления соответственно.

Налоговая инспекция настаивает, чтобы дата составления совпадала с датой отгрузки ТМЦ.
При заполнении сводной таблицы следует учитывать следующие моменты:

Данные в сводной таблице формы ТОРГ-12 должны соответствовать данным из бланка счета-фактуры.

в столбце 5 бланка товарной накладной указывается код единицы измерения;

в столбце 6 бланка товарной накладной указывается вид тары (сокращенно), в которой перевозится товар (к примеру: ящики, коробки и пр.). Если перевозят неупакованный груз, то прописывается в соответствующей строке «н/у»;

в столбце 9 бланка товарной накладной указывается масса каждого товара с учетом массы тары. Необходимо прописывать единицы массы (кг., т. и пр.).

В графе бланка товарной накладной после слов «Товарная накладная имеет приложение на» указывается прописью число листов приложений к данной форме.

В графе после слов «и содержит» прописью указывается число порядковых номеров столбца 1 сводной таблицы.

Далее прописью указываются:

в графе «Всего мест» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 8 сводной таблицы;

в графе «Масса груза (нетто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 10 сводной таблицы;

в графе «Масса груза (брутто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 9 сводной таблицы;

в графе «Всего отпущено на сумму» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 15 сводной таблицы, копейки прописываются цифрами;

Со стороны поставщика товарная накладная должна быть подписана всеми, кто разрешил и произвел отпуск груза, а также главным бухгалтером, и заверена печатью.

Даты со стороны продавца и плательщика должны совпадать с датой составления накладной.

Электронная форма торговой накладной

Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов.

Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя.

Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.

При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» - информация о доверенности уполномоченного лица.

Объединение счета-фактуры и товарной накладной в один документ

Счет-фактуру и товарную накладную (ТОРГ-12) допускается объединять в один документ.

Варианты объединения счета-фактуры и товарной накладной в один документ

Для того, чтобы вместо счета-фактуры и товарной накладной составлять один документ, существует два варианта действий:

Вариант 1. Использовать рекомендованную ФНС форму универсального передаточного документа (УПД). При этом в поле "Статус" УПД надо указывать "1".

Вариант 2. Самостоятельно разработать форму объединенного документа. Для этого следует:

1) дополнить форму счета-фактуры следующими реквизитами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 9 Правил заполнения счета-фактуры)):

описанием хозяйственной операции - отпуска товаров (например, "товар отпустил" или "отпуск груза произвел");

наименованием должности представителя вашей компании, отпустившего товары, с его подписью, фамилией и инициалами;

описанием хозяйственной операции - приемки товаров (например, "товары принял" или "груз получил");

наименованием должности представителя компании - покупателя или грузополучателя, с его подписью, фамилией и инициалами;

2) приказом руководителя организации утвердить такую дополненную форму счета-фактуры, как первичный документ, в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.

При этом исключать какие-либо реквизиты счета-фактуры из объединенного документа нельзя.

Порядок выставления и регистрации объединенного документа

Дополненный счет-фактуру или УПД надо составлять:

при отгрузке, а не в течение пяти календарных дней со дня отгрузки;

в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй регистрируется в книге продаж - так же, как обычный счет-фактура.

Дополненный счет-фактура или УПД в целях исчисления НДС, налога на прибыль, а также бухгалтерского учета будут документами, подтверждающими отгрузку.

Порядок действий с объединенным документом у покупателя

На основании дополненного счета-фактуры или УПД покупатель может:

принять товары к бухгалтерскому учету;

принять к вычету НДС, так же как по обычному счету-фактуре;

учесть стоимость товаров в налоговых расходах.

Учет товарных накладных и хранение

Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных.

Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.

На практике, обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.