Содержание:
Ведение бухучета в кафе на УСН (нюансы)
Бухучет в кафе на УСН имеет ряд особенностей. О некоторых из них и выборе режима УСН рассказано в этой статье.
Калькуляция продукции
Это основная сложность, присущая именно предприятиям общепита. Основные моменты, которые здесь следует учитывать:
- Себестоимость (производственная). Все затраты, понесенные на выпуск одной единицы продукции, сводятся в расчетной ведомости. Себестоимость будет включать стоимость сырья, топлива, электроэнергии, труда плюс износ основных средств. Она составляется по каждому наименованию готового блюда. Для этого нужно знать технологию его приготовления, которую можно найти в типовом «Сборнике рецептур».
- Нормативная себестоимость проданных блюд рассчитывается согласно данным отчета о продажах и карты ОП-1 (типовая калькуляционная карта).
- Овощи. Почему стоит обратить на расчет себестоимости блюд с овощами особое внимание? Особенность этого пищевого продукта в том, что нормы потерь и отходов при кулинарной обработке меняются в зависимости от сезона. Обычно эти нормы можно найти в приложении к «Книге рецептур».
- Технико-технологические карты. Без них не обойтись. Именно из данных карт можно определить нормы расхода сырья на приготовление того или иного блюда. Карты разрабатываются на предприятии и составляются по типовой форме, которая должна быть подписана директором кафе, заведующим производством (у него же они и хранятся) и бухгалтером-калькулятором.
После подсчета себестоимости можно оценить продажную цену готового блюда, рассчитываемую по формуле: себестоимость х наценка.
Особенности «первички»
Дополнительные первичные документы в кафе, помимо стандартной первичной документации: карточка ОП-1, план-меню (ОП-2), накладная ОП-4, акт на бой (ОП-8), акт о реализации изделия (ОП-10), отчет о движении продуктов (ОП-14), заказ-счет (ОП-20). Все эти документы имеют унифицированную форму и применяются только на предприятиях общепита.
Карточку ОП-1 утверждает директор, она необходима для определения продажной цены готового блюда и для фиксации ее изменений. По накладной ОП-4 отпускают продукты со склада в готовое производство (например, на кухню); накладная должна быть составлена в двух экземплярах — для лица, несущего материальную ответственность, и для бухгалтера.
Для регистрации хозяйственных операций на кухне составляются два документа: акт ОП-10, необходимый для подтверждения отпуска готовых блюд (основание — кассовые документы), и отчет ОП-14, фиксирующий движение сырья и тары. Для заполнения формы ОП-14 нужны складские документы, акты реализации продукции и накладные от поставщиков.
Отдельно стоит упомянуть заказ-счет (форма ОП-20). Именно его используют для окончательных расчетов или для фиксации полученных от клиентов авансов (например, при заказе банкетного стола). Форма фиксирует название блюда и его окончательную стоимость.
Перечисленные унифицированные формы первичных документов не являются обязательными к применению. Для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные самостоятельно и утвержденные руководителем кафе (ч. 1 ст. 7, ст. 9 закона № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 25.01.2017 № 03-01-15/3482).
Складской учет имеет свои нюансы. Инвентаризация в кафе проводится чаще, чем в любых других видах предприятий на УСН. В ее ходе сопоставляют фактически имеющиеся остатки ингредиентов и готовой продукции с теми, что проходят в регистрах бухгалтерского учета. По итогам инвентаризации определяются товарные потери (нормируемые, ненормируемые). Кроме того, в общепите сложнее осуществлять учет движения сырья и его списания (из-за большого количества скоропортящихся продуктов).
Контрольно-кассовая техника
Контрольно-кассовая техника обязательна для применения в кафе. Ведение кассы осуществляется в полном объеме, подобно розничным магазинам, то есть ежедневно в конце рабочего дня определяется лимит остатка кассы, ведется кассовая книга и журнал кассира-операциониста. Однако нужно учитывать следующие особенности:
- Организации, являющиеся малыми предприятиями или ИП, лимит остатка кассы могут не устанавливать (п. 2 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
- Индивидуальные предприниматели, ведущие книгу учета доходов и расходов или учитывающие физические показатели, кассовую книгу могут не оформлять (подп. 4.6 п. 4 указания № 3210-У).
- Применяя онлайн-кассы, организации и ИП могут не вести журнал кассира-операциониста (письма Минфина России от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 16.06.2017 № 03-01-15/37692).
Организации или ИП, применяющие ЕНВД, или индивидуальный предприниматель на патентной системе налогообложения при осуществлении денежных расчетов за услуги общественного питания могут не использовать ККТ до 01.07.2018 (п. 7 ст. 7 закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ, п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ в ред. от 08.03.2015).
Это основной нормативно-технологический документ, содержащий массу необходимой бухгалтеру информации. В нем приводятся рецептуры с нормами расхода ингредиентов, выхода готовой продукции, вариантами замены компонентов. Также указана необходимая кондиция продуктов, то есть их состояние перед кулинарной обработкой.
Нормативно-цифровая информация вынесена в приложения.
Далеко не всегда в типовом сборнике можно найти необходимое блюдо, поэтому каждое кафе вправе составить собственный сборник. При описании блюда обязательными пунктами являются: его название, перечень всех продуктов, входящих в состав, масса брутто и нетто (масса продукта на выходе). Для новых блюд руководитель предприятия должен утвердить ряд документов: технические условия (ТУ), технологические карты, СТП (стандарты предприятия).
Учет возвратных отходов
Возвратные отходы — это остатки сырья, полученные в ходе приготовления блюд. Они могут быть используемыми и неиспользуемыми. Первые можно использовать в процессе приготовления основных или вспомогательных блюд. Неиспользуемые отходы идут только в качестве топлива или на прочие хозяйственные нужды, также их продают на сторону.
Возвратные отходы уменьшают сумму материальных расходов, которые в свою очередь вычитаются из доходов при определении налогооблагаемой базы. Это важно для тех кафе, которые выбрали объект налогообложения «доходы минус расходы».
Налогоплательщики УСН имеют право занижать налогооблагаемую базу на сумму материальных затрат (список затрат, которые можно вычесть из дохода, приведен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Уменьшение материальных расходов проводится согласно п. 6 ст. 254 НК РФ. Тут важным моментом является, по какой цене нужно принимать возвратные отходы. Если их можно использовать в основном производстве, то берется цена возможного использования (пониженная цена исходного ингредиента), либо если возвратные отходы реализуются на сторону, то берется цена реализации.
Программы для ведения бухучета в общепите при УСН
В связи с тем, что ведение бухгалтерского учета кафе имеет множество нюансов, для облегчения работы стоит подобрать удобную программу, подходящую для особенностей именно вашей деятельности. Сегодня их немало: «Рарус-общепит», «Камин-общепит», «Кафе-УСН», «1С: Предприятие 8. Общепит». Многие из этих программ вполне доступны по цене, что немаловажно для представителей малого бизнеса.
Выбор вида налогообложения
Итак, как мы уже успели убедиться, основная сложность, характерная именно для предприятий общепита, — учет доходов и расходов. Поэтому руководители подобных заведений очень часто испытывают сложности при определении желательной системы налогообложения. При осуществлении деятельности кафе для организаций, помимо общей системы налогообложения, возможно применение ЕНВД или УСН. ИП также могут применять патентную систему налогообложения.
Если организация имеет стабильный доход и вписывается в ограничения для применения ЕНВД (по площади зала обслуживания, численности персонала и др.) и ЕНВД законодательно разрешен в регионе действия кафе, то применение данной формы налогообложения является оправданным. Если же применение ЕНВД невозможно из-за законодательных ограничений (например, превышен норматив площади зала обслуживания) или нецелесообразно (например, по причине нестабильного дохода), то организации могут выбрать упрощенную систему налогообложения.
При применении УСН тоже есть ограничения: организация теряет право на применение этой системы, если она нарушит установленные нормативы по уровню дохода, остаточной стоимости основных средств, численности работников и т. п. Перейти на УСН с других режимов налогообложения можно только в начале года. Исключение: организация перестала быть плательщиком ЕНВД и переходит на УСН с начала того месяца, в котором была прекращена обязанность по уплате единого налога на вмененный доход (п. 2 ст. 346.13 НК РФ). До конца налогового периода добровольно отказаться от УСН нельзя. Эта система налогообложения предполагает выбор одного из двух объектов налогообложения: «доходы» или «доходы минус расходы». Во втором случае необходимо организовывать ведение не только доходов, но и расходов. При этом расходы нужно учитывать по специальным правилам налогового учета.
Принять обоснованное решение о переходе на УСН поможет статья «Лимит доходов при применении УСН».
Режим УСН «доходы» является наиболее предпочтительным для кафе, поскольку он значительно облегчает ведение налогового учета на предприятиях общепита, ведь именно калькуляция затрат и расходов представляет собой наибольшую сложность.
Ведение бухгалтерского учета в кафе сопровождается оформлением первичных документов, характерных именно для общепита. Что касается выбора между объектами налогообложения «доходы» или «доходы минус расходы» упрощенной системы налогообложения, то наименее трудозатратным вариантом является режим «доходы». Нужно отметить, что кафе, выбрав упрощенную систему налогообложения, не освобождаются от применения контрольно-кассовой техники. Кафе, применяющие онлайн-кассы, могут не вести журнал кассира-операциониста. Кроме того, малые предприятия и ИП, оказывающие услуги общественного питания, могут не устанавливать лимит наличных, а индивидуальные предприниматели на УСН освобождены от ведения кассовой книги.
Кафе. Как вести учет?
Сейтбекова Елизавета Владимировна, Управляющая "Аудиторской фирмой "БИЗНЕС-СТУДИО"
В данной статье изложены основные принципы ведения документооборота кафе. Показаны особенности ведения бухгалтерского и налогового учетов. Даны примеры расчета налога на прибыль, издержек производства.
Как известно, кафе является одним из видов предпринимательской деятельности, связанной с удовлетворением потребностей потребителей в питании и проведении досуга.
Итак, по порядку.
В конце месяца все издержки обращения в кафе списываются на расходы за исключением суммы транспортных (прямых) расходов, относящихся к остаткам товаров на складе (в кладовой). При этом величина таких расходов определяется в следующем порядке:
1) определяется сумма прямых расходов
2) определяется стоимость товаров.
3) рассчитывается средний процент как отношение суммы прямых расходов .
4) определяется сумма прямых (транспортных) расходов, относящаяся к остатку товаров на складе.
Для наглядности подобный расчет можно представить в виде формулы:
ИОк.м. = Тк.м. x ((ИОн.м. + ИОм.) : (Тр.м. + Тк.м.) x 100%),
где ИОк.м. - издержки обращения;
ИОн.м. - издержки обращения на начало месяца ;
ИОм. - издержки обращения (транспортные расходы), произведенные за текущий месяц;
Тр.м. - стоимость товаров, реализованных за текущий месяц;
Тк.м. - стоимость товаров на складе на конец месяца.
Для целей бухгалтерского учета такой способ применяется в соответствии с Планом счетов.
Кафе может иметь обособленные структурные подразделения, расположенные в иных регионах России. В этом случае необходимо четко представлять, что такие подразделения не являются самостоятельными налогоплательщиками (ст. 19 НК РФ).
Расчет налога на прибыль кафе рассчитывается следующим образом.
П = НБ x (ССЧРф / ССЧР x 100% + ОСАИф / ОСАИ x 100%),
где П - доля прибыли в бюджет субъекта РФ или местный бюджет по месту нахождения филиала;
НБ - налоговая база по налогу на прибыль в целом по организации общепита;
ССЧР - среднесписочная численность работников;
ОСАИф - остаточная стоимость амортизируемого имущества филиала;
ОСАИ - остаточная стоимость амортизируемого имущества.
Вместо остаточной стоимости амортизируемого имущества кафе может выбрать величину фонда оплаты труда.
Полученная расчетным путем доля прибыли, приходящаяся на филиал кафе, последовательно умножается на ставки налога на прибыль в субъект РФ и местный бюджет, действующие в регионе.
НП = П x Снп, где НП - налог на прибыль;
П - доля прибыли в бюджет субъекта;
Снп - установленная ставка налога на прибыль в бюджет субъекта РФ.
Выбранный организацией показатель должен быть обязательно зафиксирован в учетной политике для целей налогообложения и оставаться неизменным в течение налогового периода.
Обратите внимание! Применение кассового метода признания доходов и расходов является правом организации общепита (кафе), а не обязанностью.
В последнем случае такой раздельный учет целесообразно вести в разрезе операций по реализации продукции и товаров, облагаемых по разным ставкам НДС:
90-1-0 "Выручка от реализации услуг общепита и товаров для перепродажи, не облагаемая НДС";
90-1-1 "Выручка от реализации услуг общепита, облагаемая НДС по ставке 18%";
90-1-2 "Выручка от реализации услуг общепита, облагаемая НДС по ставке 10%";
90-1-3 "Выручка от реализации услуг общепита, облагаемая НДС по ставке 0%";
90-1-4 "Выручка от перепродажи товаров, облагаемых по ставке 18%";
90-1-5 "Выручка от перепродажи товаров, облагаемых по ставке 10%";
90-1-6 "Выручка от перепродажи товаров, облагаемых по ставке 0%".
Соответственно подобный учет необходимо вести и применительно к субсчету 90-3 "НДС":
90-3-1 "НДС по ставке 18%";
90-3-2 "НДС по ставке 10%".
Кафе, в соответствии со ст. 167 НК РФ, может установить момент возникновения налогового обязательства по НДС "по отгрузке" или "по оплате".
В первом случае это означает, что НДС для расчетов с бюджетом начисляется после перехода права собственности на реализованные товары независимо от того, поступила оплата за эти товары или нет. Порядок исчисления и учета НДС в этой ситуации будет аналогичен рассмотренному в предыдущем примере.
1. По налогу на добавленную стоимость.
1. Как известно, НДС, уплаченный поставщику материальных ценностей, принимается к зачету в качестве налогового вычета после оприходования в учете имущества (ст. 172 НК РФ). Однако при приобретении таких материальных ресурсов, как правило, нет возможности сразу определить направление их расходования. Поэтому необходима корректировка налога в момент отпуска этих ресурсов:
- на выполнение строительно-монтажных работ;
- для нужд непроизводственной сферы (если такие расходы не принимаются в целях налогообложения налогом на прибыль как отдельные виды деятельности).
2. НДС по нормируемым затратам. НДС также должен приниматься к зачету только в пределах таких норм.
3. Распределение "входного" НДС между операциями, облагаемыми налогом и освобожденными от налогообложения.
4. Способ определения налогового периода.
По налогу на прибыль.
1. Учет доходов и расходов для целей налогообложения.
2. Методы оценки имущества и обязательств для целей налогообложения. Исходя из требований гл. 25 НК РФ можно сформулировать примерный перечень позиций, подлежащих отражению в учетной политике для целей налогообложения:
1) оценка имущества, полученного предприятием;
2) метод начисления амортизации нематериальных активов и основных средств;
3) порядок определения стоимости МПЗ;
4) метод списания стоимости МПЗ ;
5) оценка возвратных отходов и утиля;
6) оценка оприходованных товаров и списание торговой наценки;
7) определение порядка и сроков списания расходов будущих периодов на затраты;
8) создание резервов предстоящих расходов и платежей;
Бухгалтерское обслуживание организаций и предпринимателей
Бухгалтерские услуги
Бухгалтерское обслуживание
Услуги профессиональных бухгалтеров
Юридические услуги
Юридическое сопровождение
Создание и регистрация фирм
Дополнительные услуги
Специализация Бэк-Офиса
Бухгалтерский учет в ресторане, кафе, доставке питания
Бухгалтерский учет в ресторане, кафе, доставке питания
Бухгалтерский учет в ресторане, кафе, доставке питания заказчикам – искусство высшего пилотажа. Он объединяет в себе учет производства блюд, их реализации, а также организации потребления. В случае, если ресторан предлагает клиентам еще и доставку блюд на дом собственным или арендованным транспортом, к этому добавится еще и учет транспортных услуг. А если в зале заведения играют музыканты, выступают иные артисты, организуются культмассовые мероприятия, главному бухгалтеру надо быть специалистом еще и по учету в данной области.
Особенностью бизнеса является, то что на каждое блюдо в меню необходимо составлять отдельную калькуляцию. Цены на продукты меняются ежедневно в зависимости от текущего поставщика сырых продуктов. Ассортимент блюд тоже непостоянен.
В масштабах небольшого заведения попытка наладить полномасштабный одновременный бухучет производства, торговли, обслуживания гостей, услуг по доставке и организации досуга для выполнения требований общей системы налогообложения НК РФ была бы очень трудоемкой задачей. Объем затрат с учетом необходимости оплаты труда бухгалтеров по каждому виду деятельности неизбежно сильно отразился бы на стоимости услуг ресторана. Цены в меню поднялись бы до неприемлемых большинству клиентов величин, что в итоге неизбежно кончилось бы крахом заведения.
К счастью, заведения с площадью зала для обслуживания клиентов до 150 кв. метров не просто могут, а по действующему законодательству ОБЯЗАНЫ в таких случаях зарегистрироваться как плательщики ЕНВД. Однако надо отметить следующее.
Под залом для обслуживания имеется зал, где обслуживают клиентов и стоит кассовый аппарат. Если в заведении несколько залов менее 150 кв. метров каждый, надо поставить кассовый аппарат в каждом из них и каждый оформить на уплату ЕНВД отдельно.
Бухгалтерский учет в ресторане, кафе, доставке питания
В состав услуг общепита, облагаемых ЕНВД, можно включить лишь непосредственно обслуживание гостей за столиками и организацию их досуга (музыканты, диск-жокеи, конферансье, стриптиз и т.д.) только в данном зале. Впишется сюда и проведение здесь же научной конференции или собрания какой-либо организации с неизменным фуршетом.
Однако стоимость сырых продуктов, закупленных из-за рубежа, НДС все равно облагается.
Если в заведении предоставить 2 кв. метра пришлой цветочнице, в бухучете появится новый вид деятельности, не включаемый в ЕНВД – услуги по аренде.
То же произойдет в следующих случаях.
Если заведение будет продавать посетителям продукты питания или иные товары на дом – добавьте вид деятельности «торговля»;
Если в ресторане организовать производство и продажу на вынос каких-либо продуктов или блюд – добавьте «производство»;
Если организовать реализацию в зале посетителям услуг, прямо к процессам питания и досуга не относящихся (например, турпутевок, билетов, предоставление домработницы или официанта для обслуживания продолжения банкета в квартире) – добавьте «услуги» в соответствующей сфере;
И, самое распространенное, – доставка блюд на дом. Здесь придется открывать два вида деятельности: «производство» и «транспортные» услуги.
Все перечисленное по ЕНВД подогнать либо нельзя, либо можно, но не в рамках услуг по общепиту. Придется отдельно оформлять ЕНВД или иной способ специального налогообложения на каждый из имеющихся у вас видов деятельности с учетом его масштабов и иных имеющихся на данном предприятии особенностей.
Бухгалтерский учет в ресторане, кафе, доставке питания
И главное, надо помнить: несмотря на ЕНВД, вести бухучет и сдавать отчеты все равно придется. И даже более объективный, чем на общей системе налогообложения, потому что хозяин (хозяева) заведения все равно будут постоянно интересоваться деталями финансовой деятельностью, а сослаться на необходимость налоговой оптимизации не получится.
Есть вопросы? Отправьте нам сообщение:
Руководство для предпринимателей "Посвящение в секреты бухгалтерии"
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Пользовательское соглашение.
Какие отчеты и как смотреть собственнику ресторана для принятия управленческих решений
Правильно разработанный и внедренный финансовый учет на любом предприятии, в том числе и в ресторанном бизнесе – это ключ к успеху
Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание
Как экономить благодаря правильному контролю над финансами ресторана
Автоматизация управленческого учета в сети ресторанов
Правильно разработанный и внедренный финансовый учет на любом предприятии, в том числе и в ресторанном бизнесе — это ключ к успеху. К сожалению, большинство владельцев и управляющих ресторанами не обладают нужными знаниями в финансовом менеджменте. В отличие от крупных сетей, владельцы независимых ресторанов не могут позволить себе держать в штате профессионального финансиста. Поэтому разбираться в финансах собственникам зачастую приходится самостоятельно. А так как в течение дня они постоянно перескакивают с одного неотложного дела на другое, до анализа и управления финансами у них руки, как правило, не доходят. Для этого и существует управленческий учет: посмотрев отчеты которого, можно принять верное управленческое решение, выбрать курс и понимать состояние бизнеса в целом.
Но не все собственники смотрят отчетность, а которые смотрят — внимательно проверяют далеко не все данные в отчетах. Давайте разберемся, какие же отчеты смотрят собственники:
Собственников, которые не глубоко погружены в процесс управления рестораном, как правило интересует только один главный показатель: какова прибыль. Все. Больше ничего.
Собственники, более погруженные в управление бизнесом, начинают смотреть еще ОПУ и рентабельность. Для таких собственников мы настоятельно рекомендуем раз квартал смотреть еще и ДДС косвенным методом. Это позволит более детально оценить сильные и слабые стороны, понять какие трат можно избежать и где больше заработать.
Есть вид супер-собственников: которые регулярно смотрят все три основных управленческих отчета: на регулярной основе ОПУ и ДДС, раз в полгода или год — управленческий баланс. Такие собственники, как правило, разрабатывают под себя еще различные аналитики: по периодам, ЦФО, залам и другие. Им действительно интересно знать, что происходит в ресторане, как можно избежать ошибок и где можно заработать больше.
ЦЕЛИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
Фактически — управленческий учет — это термометр бизнеса. Но в какие моменты его принято применять? По своей сути, задачи просты:
Начнем с основополагающей — с планирования. Любая деятельность в области управления экономикой предприятия, как известно, начинается именно с этой процедуры. Планирование включает в себя разработку планов работы ресторана и его административных единиц, каждого его структурного подразделения и доведение этих планов до всех членов коллектива. Планы разрабатываются на основе прогнозирования, учитывая опыт прошлых периодов. Функция планирования является основной в управлении, поскольку реализация всех остальных функций подчинена задачам достижения результатов, определяемых планом.
Виды финансового планирования в ресторане или ресторанном холдинге:
Перспективное (на 3-5 лет) и текущее (на 1 год);
Текущее финансовое планирование — составная часть менеджмента ресторана (недельное, месячное, квартальное, годовое).
Основные цели и задачи, решаемые при текущем финансовом планировании:
Рациональное использование прибыли, развитие производства, модернизация оборудования и др.
Оптимизация и минимизация накладных расходов. Правильное планирование позволяет не «латать дыры», а работать без сбоев
Рациональное использование трудовых ресурсов (графики отпусков и привлечение сезонных работников).
Оптимальный выбор периодов для косметических ремонтов, переналадки оборудования и др., чтобы не пришлось говорить: «Хотели, как лучше, а получилось как всегда»
Поиск дополнительных источников дохода, особенно в периоды ослабления торговли, для загрузки производственных мощностей и ликвидации простоев персонала
Выделение рекламного бюджета и планирование рекламной кампании
Постоянный контроль плановых показателей и анализ результатов. «Единственная настоящая ошибка не исправлять своих прошлых ошибок» (Конфуций)
Составление ежемесячных финансовых планов
Нацеленность персонала на выполнение плановых показателей (ежедневный план по выручке для каждого официанта, ежесменные планы выручки для менеджеров, планы продаж по отдельным блюдам и/или напиткам, мероприятия по снижению цен на закупаемую продукцию для отделов снабжения). Разработка системы материального стимулирования.
Реальная возможность планировать различные мероприятия в ресторане заблаговременно (и сезонные, и Новый год, и Пасху и др.).
Важно понимать, что по каждой из вышеперечисленных позиций лучше всего иметь аналитику за прошлые периоды, чтобы, основываясь на живых данных, прогнозировать и строить планы. Предыдущая статистика — условие необязательное, но значительно облегчающее финансовое планирование. Если вы только планируете открытие ресторана, или только собираетесь начать планирование, то рекомендуем вам четко описать для себя цели. Все описанные вами цели как раз и дадут костяк для формирования отчетности (точнее, потребности в конкретных отчетах).
Кроме блока финансового планирования, описанного выше, главной задачей управленческого учета является анализ текущей операционной деятельности ресторана и его работы в предыдущие отчетные периоды. То есть контроль исполнения или неисполнения запланированного ранее.
С финансовой точки зрения, собственника здесь интересует вот что: «Заработали ли мы столько, сколько планировали? Можем ли заработать больше? Если не заработали, то по каким причинам?
В ресторанном бизнесе основных причин неполучения должной прибыли всего две: или много тратится, или нет достаточного клиентского потока.
Если нет достаточного клиентского потока, то вероятнее всего недостаточно стимулированы руководящие единицы, слабо работает отдел маркетинга и качества.
Если велики расходы, то их можно отследить по отчетности.
На что стоит обратить внимание:
Новые — почему появились и какие цены предлагают?
Старые — почему не торгуем на скидку?
Соотношение цена-качество: нужно ли для персональских обедов заказывать не мороженную телятину?
Расходы на закуп (food cost) плюс затраты на персонал (labor cost) у некоторых ресторанов могут доходить до 65-70% от выручки. Эти две категории затрат вместе составляют так называемый «prime cost» и, часто, это основная область, в которой ведется борьба за прибыль ресторана. Это происходит не только потому, что это максимальные затраты ресторана, но и потому, что у вас есть возможность на них влиять и контролировать.
В отличие от налогов и аренды, которые являются относительно фиксированными, вы можете напрямую влиять на размер закупок, эффективность работы с продуктами и управлять ценами в меню. Кроме того, политика найма и мотивации персонала, логика работы кухни и зала, трудоемкость производства также могут сказаться на расходах на персонал. Суммарно эти затраты не должны превышать 60% от выручки.
Если ресторан не может компенсировать эти затраты отсутствием других (например, аренды), то он в принципе не сможет быть прибыльным. Кстати, расходы на аренду — это следующий по величине показатель, после «prime cost», и у некоторых ресторанов он может доходить до 35% от выручки. В первую очередь это говорит о недостаточных продажах, в том числе из-за выбора неправильной стратегии. А если ваш ресторан не в аренде, то расходы на содержание помещения не должны превышать 6% от выручки.
Необходимо регулярно просить отчет prime cost и сравнивать его с выручкой.
Запасы продуктов слишком высоки, относительно уровня продаж — этот признак не так очевиден для большинства рестораторов, но именно он может сильно влиять на прибыльность. Ресторан, имеющий большой запас продуктов на складе неизменно будет иметь завышенный food cost, связанный с порчей продуктов, неправильным порционированием, кражей и т.д. Главное — товарный остаток связывает главный ваш актив…наличные деньги! Как определить, какой запас продуктов нужно иметь? Рекомендуем пользоваться простой формулой: умножьте вашу месячную выручку на процент food cost, полученное значение разделите на количество дней в месяце и умножьте это число на 7. Например, ресторан в сентябре получил выручку 1500 тыс. рублей, food cost составил 34%. Получаем: (1500*34%)/30*7=119 тыс.
То есть мои среднедневные суммарные запасы на складе не должны превышать этот показатель.
Если затоваривание склада произошло, то мы настоятельно рекомендуем устанавливать лимиты на оплату основных статей расходов пропорционально выручке, желательно за небольшой обозримый период.
Например, от выручки прошлой недели:
Как же проявляется экономия здесь, ведь расходы не меняются? Дело в цене денег. Оставшийся % от выручки важен и нужен для оперативной деятельности сегодня и сейчас. Не стоит забывать и про коэффициент дисконтирования: деньги, заплаченные сейчас существенно дороже, чем деньги заплаченные к моменту приведения.
4. Анализ отклонения доходов от продаж
Действенный метод определения степени влияния различных факторов на расхождения между плановыми и фактическими показателями объема продаж.
Когда фактическое поступление средств не соответствует запланированному в бюджете продаж, руководство требует от финансовой службы объяснить причины этих отклонений. В этом случае можно воспользоваться методом факторного анализа. Он позволяет выявить, какой из факторов и в какой степени вызвал расхождения, а также понять, какое из подразделений должно минимизировать эти риски в дальнейшем. Рассмотрим факторы, оказывающие воздействие на доход от продаж.
Цена реализации единицы товара. Формирует коммерческая служба исходя из рыночных условий и реалий конкурентной борьбы. Данная величина может повышаться или понижаться, что напрямую сказывается на доходности продаж.
Структура продаж. Зависит от степени эластичности покупательского спроса при колебаниях цены и от проведения стимулирующих акций маркетинговой службой компании.
Себестоимость реализации продукции. На нее непосредственно влияют закупочная цена товара и производственная себестоимость продукции. Важно пересматривать технологические карточки так часто, насколько это возможно.
Количество проданных единиц. Нужно не бояться «играть» с ценами в меню — это приведет к установлению единственно верных для определенного сезона и аудитории цен.
Давайте оценим результаты деятельности ресторана на основе показателей из трех основных отчетов: ОПУ, Баланс и ДДС.
На что следует обратить внимание:
1. Соотношение доходов от основной и неосновной деятельности
2. Какова маржинальная прибыль от основной деятельности
Несмотря на сходство терминов, не стоит путать маржинальную прибыль с маржинальным доходом. Если первое — то валовой показатель по всей организации, то второе — это прирост средств от реализации каждой единицы товара. Таким образом, маржинальная прибыль это прибыль, которая рассчитывается на единицу продукции. Иногда ее называют удельной выручкой.
В финансовой отчетности показатели доходности необходимы для:
планирования деятельности учреждения;
поиск факторов, влияющих на успешность оперативной деятельности;
выявление резервов для развития и модернизации;
оптимизации процесса производства и калькуляции блюд и др.
3. Детализация доходов по ЦФО
На финансово-экономические показатели, характеризующие эффективность ресторана, влияют несколько подразделений, которые подчиняются разным руководителям. Это приводит к тому, что невозможно однозначно определить ответственность за финансово-экономические показатели этих подразделений, то есть однозначно определить ответственных за все функциональные бюджеты компании. Введение финансовой структуры и ЦФО позволяет наделить их руководителей реальной ответственностью за конечный результат и за ресурсы, которые были использованы для получения этого результата. Введение финансовой структуры предъявляет более высокие требования к сотрудникам ресторана в части финансовой дисциплины, исполнения бюджетов, планов по выручке, квалификации персонала и т.д.
Дебиторка (это все деньги, которые по документам уже принадлежат компании, но в реальности находятся у других людей или фирм),
Кредиторка (это все деньги, которые ресторан должен подрядчикам и поставщикам),
Ликвидность (фактически, скорость оборачиваемости денег),
Давайте подведем итог:
Обязательно смотрите прибыль. Если она не увеличивается или падает: смотрите ОПУ и ДДС косвенным методом.
Если вы хотите разобраться, сколько денег в бизнесе, каковы заделы для получения прибыли: начните с просмотра трех основных отчетов: ОПУ, Баланс, ДДС
Если вы хотите управлять вашим бизнесом и принимать оперативные управленческие решения на основе отчетности: введите аналитики для планирования и контроля. Периодически смотрите три основные отчеты.
Бухгалтерский учет в ресторане
Особенности ведения бухгалтерского учета в ресторанах и кафе
Пожалуй, основная сложность ведения бухгалтерского учета в ресторане в том, что в одном заведении проходит три параллельных процесса, учет которых вам нужно вести: производство, розничная торговля и предоставление услуг.
Но не все так сложно. Главное, на начальном этапе разграничить тип вашего бизнеса: малый бизнес — с одной стороны, крупный — с другой. От этого зависит выбор системы налогообложения, а следовательно, и дальнейший бухгалтерский учет.
Налоговый учет в ресторане
Система налогообложения зависит от категории заведения. Например, если у вас кофейня, пиццерия или кафе без продажи подакцизных товаров, лучше всего вести учет на едином налоге 2 группы ФЛП в Украине, а в России на специализированных режимах налогообложения.
Специальные режимы в РФ — это упрощенная система (УСН) или патент. Есть две разновидности УСН: «Доходы минус расходы» и «Доходы». Для малого бизнеса популярна модель УСН «Доходы».
Малый бизнес организовывают в виде ИП (в Украине — ФЛП) или ООО. Здесь и есть главное отличие ведения учета: общество с ограниченной ответственностью должно вести бухгалтерский учет, помимо налогового, а индивидуальным предпринимателям это делать необязательно, что существенно упрощает их жизнь.
Если вы планируете заведение со всеми комплексами, то это скорее всего будет общая система юридического лица.
Более подробно про подбор всех необходимых документов для первого заведения можно посмотреть в нашем отдельном видеоуроке, посвященному этой теме.
ИП и ФЛП
Начнем с индивидуального предпринимателя (если вы открываете заведение в России). При выборе ЕНВД или патента вы должны вести только налоговый учет, а именно «Книгу доходов и расходов предпринимателя», где нужно фиксировать только суммы доходов. А вот ваши расходы в рамках этих режимов налоговую не интересуют вообще.
Доходы учитывают при этих режимах кассовым методом: все, что приходит на расчетный счет от покупателей, считается доходом, за исключением некоторых случаев — например, при возвратах от подотчетного лица или от поставщика, когда мы заплатили какую-то сумму. а потом поставщик возвращает нам деньги, потому что не смог выполнить поставку; но это уже не покупатели или гости, а другие люди, с которыми вы сотрудничаете.
В Украине кассовый метод применяют, как правило, только для ФЛП на общей системе, где нужно следить, чтобы каждый месяц были оформлены и оплачены все поставки, в противном случае предприятие теряет расходы и увеличивает себе налог на прибыль.
В итоге задача предпринимателя, ресторатора — вести только учет доходов, что сделать достаточно просто. Вам даже не нужно какое-то специализированное программное обеспечение, требуется просто подсчитать суммы по банковским выпискам и по кассе.
ООО
Что же касается ООО, то здесь придется вести также полноценный бухгалтерский учет. Налоговый учет ведется, как и у ИП (для Украины — ФЛП).
Главная головная боль — формирование регистров бухгалтерского учета, или, как их еще называют, «проводок». Их нужно делать на каждую хозяйственную операцию:
- приобрели товары у поставщика;
- продали товары;
- выплатили зарплату;
- уплатили налоги;
- рассчитали или начислили налоги и т. д.
На любой факт хозяйственной деятельности нужно формировать реестры и отражать в соответствующих отчетах.
Помимо этого, сдаются еще бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. В этом отчете отражаются основные показатели бизнеса на 31 декабря:
- состояние активов: оборудование для производства и торговли, мебель и т. п.;
- сколько денег в остатках, сколько вам должны покупатели;
- информация о пассивах: задолженностях и источниках дохода.
Еще есть такое понятие, как дебиторская задолженность. Сейчас объясним, как она может возникнуть, на примере.
Допустим, вы получили что-то от поставщика, но еще не заплатили ему — вот это и отражается в пассиве баланса. Или учредители внесли какую-то сумму изначально на приобретение оборудования, все это — нераспределенная прибыль и убыток.
Ко всеобщему сожалению предпринимателей, подобная отчетность ценности для них не имеет. Но вы обязаны это делать, так как это часть бухгалтерского учета, а ваш бизнес — юридическое лицо.
Отдельная рекомендация от наших партнеров «Фингуру», советы которых мы использовали при описании выбора системы налогообложения в России, — лучше выбирать ИП как организационно правовую форму для своего заведения. Это существенно снизит ваши трудовые и временные затраты, особенно если вы не хотите нанимать бухгалтера или тратить свое время, вместо того чтобы развивать бизнес.
Дальше мы расскажем, как можно сэкономить на услугах бухгалтера и организовать учет, какую форму налогообложения лучше выбрать для среднего и крупного бизнеса.
Если с ситуацией для Украины мы уже разобрались выше и еще в отдельной статье «Какие документы нужны для открытия ресторана», то выбор правильной системы в России мы решили описать более детально в рамках этой статьи.
Налогообложение для ресторана в России
Как правило, большинство рестораторов выбирают УСН «Доходы минус расходы» или основную систему. Часто бывает, что бизнес такой крупный, что и выбора толком и нет, потому что пороговое значение по выручке за год составляет 150 млн рублей и, если вы зарабатываете больше, упрощенную систему выбрать уже нельзя и приходится становиться на основную.
УСН «Доходы минус расходы» выбирают, чтобы банально заплатить меньше налогов. Когда у вас доля дохода, а именно чистой прибыли от общей выручки, небольшая, до 30%, то это действительно выгодно. Зачем платить 6% от всей выручки, если вы можете заплатить 15% от чистой прибыли, ведь в таком случае на оплату налогов уйдет почти в 2 раза меньше денег, чем было бы на основной системе.
Но есть и обратная сторона такой формы налогообложения: дополнительная нагрузка с ведением учета. Расчеты ведутся как кассовым методом, так и начислением. То есть вам придется считать не только доходы, но и расходы, которые считать гораздо сложнее, чем на основной системе.
Нужно учитывать три фактора:
Поступление товара, продуктов на склад.
Оплата товаров, продуктов поставщику.
Отгрузка (продажа) покупателю.
Обязательно соблюдение всех трех факторов, чтобы вы могли записать это в расходы.
Например, вы купили бутилированное пиво у поставщика → продали его гостю в заведении → получили деньги.
Если следовать логике, вот они — наши расход и доход, так как мы сами ничего не производили, а лишь перепродали товар. Но это будет расходом, только при условии, что мы уже расплатились за это пиво с поставщиком.
Так как зачастую у поставщиков есть условия с отсрочкой платежа на месяц или даже три, выходит, что формально мы не расплатились с ним.
В таком случае у нас есть доход, так как деньги мы получили, но расхода нет. И как только мы расплатимся за это пиво, именно в момент оплаты поставщику можно и нужно сделать запись в книге расходов и доходов, что оплата за это конкретное пиво прошла.
Представляете, как держать это постоянно у себя в голове? Это довольно сложно, поэтому такой вид учета требует дополнительного оборудования, как минимум системы учета.
Также стоит учитывать и факт получения товара по накладной. Потому что может возникнуть еще одна неприятная ситуация, с которой могут столкнуться рестораторы.
Например, вы проводите оплату поставщикам, но товары еще получаете, а продаете гостям товар из старых запасов. Пока вы не получите товар, это не будет расход, как и когда вы оплатите и получите товар — это тоже не расход, пока вы не продали его. Это касается не только товаров, но и ингредиентов для полуфабрикатов: только в момент отгрузки (продажи) гостю готовой продукции вы сможете записать это как расход.
Прежде чем выбирать УСН «Доходы минус расходы», вам нужно нанять квалифицированных бухгалтеров и приобрести необходимое ПО, которое позволит отслеживать все изменения по этим номенклатурам, выявлять их себестоимости и проверять соблюдение всех трех факторов.
Основная система налогообложения
Что касается основной системы налогообложения, то здесь используется чистый метод начисления. Не нужно следить за движениями денежных средств — только отчитываться о движении товаров.
Например, вы получили товары по накладной и оприходовали их на склад, дальше продали товары гостю. В этот момент происходит одновременно отражение выручки и себестоимости, и все сразу же списывается в расходы. Неважно, был ли он оплачен поставщику, он всегда уходит в затраты по себестоимости. Полегче, чем при УСН, не правда ли?
Но на основной системе вас ждет еще НДС — возвратный налог. Он всегда заложен в цену товаров, и у вас в заведении будет считаться только как разница между входящей и исходящей величиной этого процента (с 2019 года — 20%). То есть это процент налога от закупочной цены и этот же процент от цены при продаже.
Особенность НДС при ведении бухучета в Украине заключается только в том, что налог регистрируется на конечного потребителя или по просьбе гостя, а весь дальнейший расчет и ведение бухгалтерского учета в ресторане не меняются.
Как мы уже сказали, сложность бухгалтерского учета есть только для ООО.
ИП или ФЛП ведут бухучет в ресторане только для себя или для кредиторов, банков и инвесторов, чтобы предоставить им бухгалтерский баланс. Иногда это очень помогает при кредитовании.
В самом начале статьи мы отметили, что в общепите сходятся три процесса, которые требуют учета. Про розничную торговлю мы уже рассказали, теперь речь пойдет про производство.
Учет производства в ресторане
Общепит связан больше не с торговлей, а именно с производством. Вы покупаете ингредиенты, преобразовываете их и продаете в готовом виде как отдельный товар.
А учет производства довольно сложен. Чаще всего используют метод «партион» — производство и продажа готовой продукции партиями, например 15 пицц или 10 салатов, где на каждую партию списывается определенное количество отдельных ингредиентов.
Сложность состоит в том, что вам нужно отслеживать все эти затраты, а еще не забывать про труд персонала, обслуживание оборудования, его износ и т. п. Для этого и нужна автоматизация бухгалтерского учета в ресторане.
Чтобы в реальном времени вести такой детальный учет по работе заведений, стоит внедрять систему автоматизации, которая будет передавать все данные в вашу бухгалтерскую программу. Чтобы понять, как работает система автоматизации, попробуйте Poster в тестовом режиме.
Бухгалтерские приложения не могу обеспечить такой детальный учет, там нужно вбивать всю информацию вручную — это очень долгий и кропотливый процесс, и велики шансы, что данные вы внесете неточно.
Да, сам бухучет чаще всего ведут в 1С, и как раз с ней Poster полностью интегрирован, умеет выгружать и загружать накладные, отчеты — полная двусторонняя синхронизация данных. Вашему бухгалтеру не нужно разбираться в учете, которым будете пользоваться вы, как собственник, или ваш управляющий, а спокойно работать в привычной системе.
Если не внедрите систему автоматизации в самом начале, организовать корректный и достоверный учет, в том числе налоговый, будет крайне сложно. Чем лучше и функциональнее ваша система, тем меньший объем бухгалтерских работ нужно будет делать.
Надеемся, с налоговым учетом и автоматизацией процессов мы разобрались, поэтому идем дальше, чтобы понять как вести бухгалтерский учет в ресторане
Основной документооборот в ресторане
Какие документы должны быть в ресторане?
Для запуска ресторана в Украине вам обязательно понадобятся документы на кассовый регистратор:
Свидетельство о регистрации
Договор на обслуживание в сервисном центре
Справка о пломбировке
КУРО (книга учета расчетных операций)
Для России, согласно требованиям 54-ФЗ, вам нужно заключить договор с ОФД (оператором фискальных данных) и собрать документы для фискализации, в том числе и на фискальный регистратор. В остальном список мало чем отличается:
Лицензии алкоголь и табак (оригиналы)
Уголок потребителя для общепита
Журналы и инструкции по охране труда
Санитарные книжки на сотрудников
Журналы и инструкции по пожарной безопасности
Санитарные сертификаты от поставщиков
Результаты обработки проб блюд от СЭС
Отдельно идут все договоры с третьими лицами (например, если вы арендуете помещение под ресторан). Но на этом организация бухгалтерского учета и отчетности в ресторане не заканчивается, поэтому идем дальше.
Договор аренды помещения для ресторана
В договоре аренды важно указать:
- сроки оплаты;
- ценообразование аренды за квадратный метр и ее изменение;
- периодичность изменения арендной платы (повышения) и к чему оно привязывается;
- правила использования арендуемого помещения;
- сроки и возмещение при расторжении договора со стороны арендодателя либо арендатора.
Дальше в статье мы еще рассмотрим договоры с поставщиками.
Ценообразование в ресторане
Для начала разберемся, как формируется цена на блюдо, точнее, как это будет выглядеть для вашего бухгалтера, ведь для бухучета цена складывается из огромной совокупности факторов:
Себестоимость блюда (переменная составляющая)
Заработная плата всего персонала: повара, закупщики, официанты, уборщицы, посудомойки и т. д.
Прочие расходы (пошив формы персонала, затраты на маркетинг и прочее)
Амортизация, ремонт помещения, кухонного оборудования, перепечатка меню и т. д.
Не забывайте, что цена также сильно зависит от концепции, ценового сегмента, целевой аудитории и общей ситуации на рынке общепита. Если заведение демократичное и рассчитано на большой оборот, то и цена будет ниже, с расчетом на более состоятельную ЦА цена вырастет и т. д.
Что делать, если сменился поставщик или изменились цены?
Как правило, все цены на рынке приблизительно одинаковые, никто не хочет терять прибыль, поэтому участники рынка стараются не демпинговать, а привлекать клиентов качеством продукции и сервисом, условиями сотрудничества.
К тому же стоит каждый месяц составлять отчеты о рентабельности и продаже продуктов и после этого корректировать цены.
Что делать, если продукты испортились?
Специально для этого в бухгалтерском учете есть списание продуктов на порчу. Такие списания обычно закладываются и в себестоимость в отчете о финансовых результатах.
Как определить ассортимент блюд?
Чтобы составить план-меню, для начала нужно выбирать категорию, формат заведения (кафе, ресторан, кальянная, столовая и т. д.). Потом вы анализируете рынок блюд и, ориентируясь на статистику, вводите самые популярные позиции, добавляя новые блюда из других стран. Дальше смотрят по статистике продаж: что идет, а что нужно убрать или заменить. Подробнее про составление меню вы можете почитать в отдельной статье «Разработка меню».
Установление нормы вложения сырья
Нормы обычно устанавливаются на основании сборника рецептур или самостоятельно через так называемый акт проработки, когда у вас большая недостача и процент нормы сборника существенно отклоняется от процента обработки сырья по факту.
Рассмотрим это на примере.
Вычисление стоимости сырьевого набора блюд (порции)
Калькуляционная карта «Сэндвич с ветчиной»