Образец приказ на инвентаризацию при смене материально ответственного лица

Содержание:

Приказ о смене материально-ответственного лица

Формирование приказа о смене материально-ответственного лица необходимо в тех случаях, когда в организации возникает потребность переложить финансовую ответственность за имущество предприятия с одного работника на другого.

Материально-ответственные лица

Материально-ответственными могут быть сотрудники компании, занимающие совершенно разные позиции штатного расписания. К ним относятся:

Иными словами, все те, кто работает с финансовыми потоками предприятия, имеет в своем распоряжении и пользуется в работе товарно-материальными ценностями, являющимися собственностью организации, становятся материально-ответственными лицами.

Материальная ответственность на работников не переходит автоматически: для ее возложения, ровно как и для передачи ее от одного работника другому издаются соответствующие распоряжения.

Кому нельзя доверять

Ответственным с финансовой точки зрения лицом может быть назначен любой сотрудник предприятия, за исключением тех, кто ранее был судим за преступления, связанные с грабежами, кражами, хищениями и служебными злоупотреблениями.

По каким поводам происходит смена материально-ответственных работников

Поводом для смены материально-ответственного лица могут стать самые разные обстоятельства:

увольнение;
уход работника на длительный больничный;
отъезд в командировку или отпуск;
ненадлежащее обращение с вверенным имуществом, его порча, повреждение, преждевременный износ;
прочие неблагоприятные факторы.

Форма документа

Стандартная форма приказа о смене материально-ответственного сотрудника на сегодняшний день на законодательном уровне не установлена.

То есть работники предприятий могут писать документ, исходя из собственных представлений о нем и руководствуясь потребностями организации. Единственное, что важно учесть – чтобы структура, состав и стиль приказа соответствовали нормам распорядительной документации.

Кроме того, если внутри компании есть свой шаблон документа, разработанный и утвержденный руководством, то ориентироваться при формировании всех прочих приказов нужно именно на него.

Оформление приказа о смене материально-ответственного лица

Что касается оформления, то тут составители приказа также вольны выбирать: делать его в рукописном варианте или печатном. Только во втором случае приказ надо распечатать. Для распечатки подойдет как простой лист бумаги, так и бланк с нанесенными на него реквизитами и логотипом фирмы.

Приказ делается в одном подлинном экземпляре. При необходимости он ксерокопируется и все дополнительные копии заверяются должным образом и передаются по месту назначения (например, начальникам структурных подразделений предприятия).

Кто должен подписать

Все издаваемые внутри организации приказы всегда идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции). Поэтому первая подпись, которая должна стоять в документе – его, без этого автографа документ просто-напросто не будет действительным. Кроме того, в бланке распоряжения должны расписаться все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.

Печать в приказе нужна только тогда, когда руководство требует ее наличия – в законе указаний на то, чтобы визировать такие распоряжения при помощи штемпельных изделий на сегодня нет.

Учет и регистрация приказа о смене материально-ответственного лица

Выпускаемые на предприятиях распорядительные акты, к которым относится и приказ о смене материально-ответственного лица, подлежат обязательному учету.

Для этого информацию об их издании необходимо фиксировать в специальном документе – журнале (как правило, лежит он или у секретаря или у другого ответственного работника). Сюда достаточно внести название и номер приказа, дату его выпуска. В случае надобности эти данные помогут не только доказать факт создания распоряжения, но и оперативно и без проблем его отыскать

Правила и сроки хранения

Оригинал документа, подписанный всеми заинтересованными лицами, должен храниться с соблюдением определенных норм. После ознакомления с ним всех сотрудников, бланк подшивается в папку к другим таким же бумагам и хранится там на протяжении срока, указанного в российском законодательстве или прописанного в локальных актах компании, в недрах которой он был сформирован.

После того, как срок хранения распоряжения закончится, его можно либо передать в архив организации, либо уничтожить (также с соблюдением установленного регламента).

Образец приказа о смене материально-ответственного лица

Подробное описание приказа о смене материально-ответственного лица не будет полным без примера, ознакомившись с которым вы без труда сформируете собственное распоряжение.

В самом начале бланка, посередине строки, напишите:

название документа;
его номер, дату и место (населенный пункт) создания.

После этого переходите к формулировке основной части. Сюда впишите:

обоснование, т.е. укажите причину, по которой приходится производить смену материально-ответственных работников;
ссылку на документ, в соответствии с которым проводится эта процедура (это будет основание для написания приказа);
должность и ФИО работника, на котором ранее лежала материальная ответственность;
сведения о том, к кому она переходит (аналогичным образом);
дату, с которой новое материально-ответственное лицо принимает на себя финансовые обязательства;
указание на передачу товарно-материальных ценностей, а также фиксацию этого мероприятия в соответствующем документе – акте приема-передачи;
поручение отделу кадров о заключении с новым материально-ответственным работником дополнительного соглашения к трудовому договору;
фамилию сотрудника, который должен будет следить за выполнением данного приказа.

В заключение собрать необходимые автографы.

Приказ о проведении инвентаризации

Перед проведением инвентаризации должны быть подготовлены соответствующие документы, главным из которых является приказ.

Он составляется руководителем или другим ответственным лицом.

Назначение и виды процедуры инвентаризации

Основными целями проведения процедуры являются:

Оценка достоверности и правильности составления бухгалтерской документации.
Определение имущества, подлежащего замене.
Проверка правильности хранения товара.
Контроль деятельности материально-ответственных лиц.
Установление состояния складских помещений и находящегося там оборудования.

Согласно действующему российскому законодательству инвентаризация должна проводиться всеми без исключения лицами, осуществляющими коммерческую деятельность.

Данный процесс можно классифицировать по нескольким признакам:

Полная и частичная. В первом случае проведение данного мероприятия затрагивает полностью все объекты собственности организации, а также ее обязательства перед кредиторами. Полная инвентаризация необходима при смене формы собственности организации, изменении ее структуры или завершении деятельности. Во втором случае инвентаризация осуществляется до наступления нового календарного года и учитываются только отдельные группы имущественных объектов, принадлежащих компании, например, основные средства, деньги в кассе и т.д.
Плановая и внеплановая. Дата проведения плановой инвентаризации устанавливается руководителем или другим ответственным лицом заранее. Внеплановое осуществление этого мероприятия происходит внезапно. Его инициатором может быть как руководитель компании, так и государственные органы.
Проверочная и контрольная. Проверочная инвентаризация проводится при наличии сомнений в достоверности полученных сведений, а контрольная для вынесения окончательного решения.

Классификация видов инвентаризации

Когда необходимо составление приказа

Проведение инвентаризации и подготовка соответствующего пакета документов требуется в следующих случаях:

При осуществлении разного рода сделок с объектами недвижимого имущества – сдаче во временное пользование (аренду), продаже, преобразовании в другую форму собственности.
При подготовке годового бухгалтерского отчета.
При назначении нового материально-ответственного лица (заключении нового договора материальной ответственности).
В случае хищения или порчи имущества.
При возникновении непредвиденных обстоятельств – наводнения, пожара, землетрясения и других ЧС.
При прекращении организацией своей деятельности.

Данный перечень не является исчерпывающим, в нем приведены только самые распространенные случаи. Законодательством предусмотрены и другие ситуации, при которых необходимо составление приказа об инвентаризации.

Форма и содержание данного документа

Для составления приказа об инвентаризации законодательством предусмотрена специальная форма – ИНВ-22.

В этом документе в обязательном порядке должны быть отражены следующие сведения:

Состав комиссии, которая будет осуществлять мероприятие.
Конкретные объекты, подлежащие учету – имущество, обязательства организации перед кредиторами.
Дата начала инвентаризации и ее завершения.
Обстоятельства, послужившие причиной проводимой инвентаризации – смена формы собственности организации, назначение нового материально-ответственного лица, окончание календарного года и т.д.
Время поступления всех необходимых материалов в бухгалтерский отдел.

Особенности составления для разного рода инвентаризации

При проведении инвентаризации следует помнить, что разные виды имущественных объектов и обязательств организации оцениваются неодинаково.

Так, стоимость приобретенных компанией товаров представляет собой совокупность всех расходов по его покупке и доставке до места назначения, цена бесплатных для организации объектов определяется их рыночной стоимостью во время получения, а всего того, что было создано непосредственно на предприятии тратами на создание этого имущества.

Отдельно следует остановиться на некоторых особенностях составления приказа об инвентаризации, так как зачастую совершаются ошибки.

Итак:

Инвентаризация по основным средствам может проводиться только 1 раз в 3 года.
В случае ЧС – землетрясения, наводнения и пожара мероприятие должно проводиться в этот же день, либо по его завершении.
При назначении нового материально-ответственного лица инвентаризацию необходимо полностью завершить до увольнения старого сотрудника. Как правило, в подобных случаях отражается день передачи полномочий.
При обнаружении недостачи, хищения или порчи инвентаризация должна проводиться в день установления данного факта.
При смене формы собственности компании, изменении ее организационной структуры, передаче недвижимости в аренду установление фактического наличия материальных ценностей, определение их состояния и учет обязательств перед кредиторами производится в день совершения данного юридического действия.

По окончании проведения процедуры инвентаризации необходимо составление Акта.

Оформление процедуры инвентаризации в 1С рассмотрено в следующем видеоматериале:

Инвентаризация при смене материально-ответственных лиц в учреждениях госсектора

Согласно статье 11 Федерального закона № 402-ФЗ проведение обязательной инвентаризации устанавливается федеральными или отраслевыми стандартами, а также другими законодательными актами.

В некоторых случаях необходима внеплановая инвентаризация. Перечень можно найти в пункте 20 Инструкции № 157н, один из таких случаев – инвентаризация при смене материально-ответственных лиц. Ее следует провести на дату приёма-передачи дел.

В этой статье мы разберем, как проводится инвентаризация при смене материально-ответственных лиц в учреждении госсектора и как отразить ее результаты в учете.

Порядок проведения инвентаризации при смене материально-ответственных лиц

Инвентаризация при смене материально-ответственных лиц проводится в следующем порядке. В первую очередь руководитель учреждения издает приказ о проведении обязательной инвентаризации. В нем содержатся ее причины, состав комиссии (с выделением председателя), сроки проведения, а также перечень ценностей, доверенных указанному материально-ответственному лицу (МОЛ).

Обратите внимание: сами материально-ответственные лица не могут входить в состав комиссии, но их присутствие обязательно.

До инвентаризации МОЛ оформляет расписку, которая свидетельствует о том, что к началу проверки имущество оприходовано, а документы, связанные с ним, уже находятся в бухгалтерии. Расписка входит в состав инвентаризационной описи.

Далее в местах хранения имущества проводится сплошная проверка: ценности взвешиваются, пересчитываются и обмеряются. Сведения вносят в инвентаризационную опись, после завершения проверки ее подписывают сдающее и принимающее лица.

Если инвентаризация выявила излишки и недостачи, их следует зафиксировать в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092). В обратном случае ведомость составлять не нужно.

Далее составляется Акт о результатах инвентаризации (форма 0504835). Ведомость расхождений (если ее составляли) прилагается к акту.

Проведение инвентаризации при отсутствии материально-ответственных лиц

Отсутствие материально-ответственного лица обычно вызвано смертью, болезнью или увольнением в период ежегодного отпуска. В этом случае допустимо проводить проверку согласно порядку, определенному приказом руководителя.

Следует отметить, что результаты такой инвентаризации могут не иметь юридической силы, в этом случае их можно оспорить в суде. Поэтому порядок проведения инвентаризации при смене материально-ответственных лиц в такой ситуации лучше закрепить в локальном акте госучреждения.

Как отразить результаты инвентаризации в бюджетном учете?

Мы уже писали о том, как отразить результаты инвентаризации в учете. Напомним: если в результате проверки выявлены излишки и (или) недостачи, руководитель издает приказ, содержащий следующие указания:

Компенсировать выявленные недостачи за счет виновных лиц.
Списать недостачи на результаты деятельности госучреждения (согласно полномочиям руководителя).
Назначить расследование в отношении выявленных недостач.
Отразить излишки в учете по соответствующим счетам.

Отвечаем на Ваши вопросы

>Вопрос: Нужно ли делать инвентаризацию когда МОЛ уходит в отпуск?

Ответ: Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;
при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;
при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации или реорганизации организации.

Таким образом когда МОЛ уходит в отпуск и смены ЦМО не происходит, то инвентаризация не проводиться.

Статья подготовлена

Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

Если сотрудник, у которого в ведении находятся переданные работодателем материальные ценности, увольняется или переходит на другую должность – требуется оформить передачу вверенных ценностей, согласно нормативам законодательства.

Ниже рассмотрим нормативную базу, которая регламентирует процедуру передачи дел, а также остановимся на инвентаризации в организации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Чем регулируется смена материально ответственного лица?

В контексте передачи имущественной ответственности от одного сотрудника другому, требуется ориентироваться на ряд нормативов, которые указывают на регламент требующихся действий в данных обстоятельствах. В числе таковых нижеследующие источники:

Приказ Минфина от 29.07.19998 г., № 34н, содержащий нормативы и инструктивные резолюции для поведения инвентаризации.
Постановление Минтруда от 31.12.02 г., № 85, с Перечнем должностей, в сторону которых допускается обозначенное назначение.
ПП РФ от 14.11.02 г., № 823 – оформление договоров.
Статьи 242, 243, 244 ТК РФ о регламенте назначения материально ответственных.

Кроме перечисленного, требуется опора на локальные распоряжения, обязательные для составления в установленной форме, с правоспособными формулировками и удостоверенные надлежащим образом.

В числе таковых локальных документов:

акт по проведённой инвентаризации;
акт приёма-передачи ценностей;
приказ о смене ответственного за имущество.

Пошаговая инструкция

Заменить лицо, несущее имущественную ответственность согласно официально оформленным нормативам, допустимо на основании составленной работодателем документации, которая отражает процедуру, начиная с момента возникновения необходимости такой замены. Необходимость возникает тогда, когда доступ к имуществу, вверенному одному сотруднику (коллективу), получает другой работник или группа таковых.

происходит подмена на время трудового или учебного отпуска;
замена на период декретного отпуска;
вступление в должность взамен уволившегося работника.

Допускается требовать официального оформления замены даже при краткосрочном допуске другого работника к имуществу.

Как происходит передача дел?

После подачи заявления об уходе с должности временно или в силу увольнения, требуется оформить документацию, на основании которой увольняющийся сотрудник, ответственный за имущество, передаёт дела своему правопреемнику. Как правило, в течение двух недель, допущенных для отработки при увольнении, работодатель находит нового претендента на данную должность, из числа соискателей.

Вновь принятый по трудовому договору сотрудник принимает материальные ценности по акту приёмки. Соответственно, увольняющийся – передаёт их.

Если в обозначенный период из числа соискателей или иных работников организации, преемник не был найден, работодатель не вправе задержать увольнение работника.

Трудовая книжка, с внесённой записью об увольнении, должна быть возвращена в последний рабочий день.

До этого периода замена из числа вновь трудоустроенных может не осуществиться, что требует от работодателя следующих правовых действий:

Назначить материально ответственное лицо из числа штатных сотрудников организации.
Оформить назначение приказом.
Передать уполномоченному сотруднику путём проведения инвентаризации все имеющиеся ценности.
Уволить материально ответственного.
Принять нового сотрудника, заключив с ним трудовой договор и договор о материальной ответственности.
Составить новый приказ, на основании которого промежуточный уполномоченный на хранение имущества работник, передаёт вновь принятому лицу материальные ценности.
Оформление процедуры приёмки актом.

Передача полномочий по имущественной ответственности может вменяться только совершеннолетним сотрудникам.

Оформление документов

Замена работников, с передачей ценностей, является комплексным организационным мероприятием, которое проводится пошагово. Этапы данной процедуры следующие:

Работник, ранее нёсший полномочия за сохранность имущества работодателя, пишет заявление на увольнение, уход в декретный, учебный или трудовой отпуск.
Работодатель удостоверяет поданное ему заявление.
На основании заявления составляется приказ о назначении нового ответственного за имущество и проведении инвентаризационной описи ценностей.
Назначается инвентаризационная комиссия, с указанием в приказе сведений о членах комиссии.

Подписание акта приёма-передачи становится главным основанием только при внутреннем перемещении. При увольнении и приёме нового сотрудника, акт приёмки вступает в силу исключительно при условии оформления с вновь принятым в должность лицом, трудового договора и договора о материальной ответственности.

Проводим инвентаризацию по основным средствам

Под инвентарной проверкой понимается такое действие работодателя, которое констатирует сохранность вверенного имущества или удостоверяет наличие и объём недостачи вверенных ценностей.

Такая процедура необходима, так как именно она завершает формирование юридической основы перехода полномочий на сохранность товара или иных ценностей, принадлежащих работодателю.

Она производится в промежутке между увольнением материально ответственного лица и приёмом на его место нового работника.

Первым делом нужно подготовить пакет документации, на основании которого вновь принятый сотрудник оформляется в должность, затем:

выпустить приказ о проведении инвентаризации;
назначить дату её проведения;
назначить членов уполномоченной комиссии.

В назначенный приказом день, на месте хранения передаваемого имущества собираются:

члены комиссии;
увольняющийся работник;
вновь принятый работник.

Исходя из ситуации, составляется акт инвентарной проверки, если увольняющийся работник передаёт имущество посреднику, при отсутствии своевременно принятой замены.

Если замена найдена, то инвентаризация одновременно служит переходом вверенного имущества к новому сотруднику.

Вначале составляется вводная часть акта приёма-передачи, где требуется указать:

наименование документа;
время и место составления;
состав комиссии;
причину составления (факт передачи).

Для достоверности получаемых при инвентаризации сведений о наличии вверенного имущества, используют предшествующий акт приёмки или очередной (внеочередной) инвентаризации.

Из этого документа дублируется перечень товара (иного имущества). По составленному списку проверяется его наличие на складе или в месте хранения, предусмотренном рабочим процессом.

В базовой части документа указывают:

порядковый номер каждой инвентарной единицы;
наименование инвентарной единицы;
количество в установленных единицах измерения;
сведения о наличии (отсутствии);
подписи передающей и принимающей стороны.

В завершение ставится дата проведения инвентаризации, которая должна совпадать с датой её назначения приказом. Далее документ удостоверяется подписями сторон и подписями членов комиссии. Рядом с каждой подписью ставится собственноручная расшифровка фамилии.

Такой приказ выступает в роли распоряжения руководителя организации, составляется таковым по факту проведения инвентаризации, с переходом вверенного имущества от одного работника – к другому. Приказ является базовой основой, на которую опирается процедура передачи. Относится к локальной документации организации, на основании чего при недоимке ценностей работодатель вправе взыскать её стоимость.

При всей существенной важности этого документа, приказ о смене уполномоченных лиц исполняется в том режиме, который заведён в организации относительно выхода распоряжений руководства. Никаких особых условий для его составления не предусмотрено. Обязательные требования, которые предъявляются к его исполнению, нижеследующие:

указывается порядковый номер;
дата выхода;
наименование организации;
причина перехода вверенного имущества;
от кого и к кому передаются ценности;
порядок передачи (инвентаризация);
сведения об участниках процедуры;
назначение комиссии.

Приказ подписывает руководитель организации, или лицо, исполняющее на текущий момент его обязанности.

После выхода, приказ регистрируется в специально заведённом журнале, с ним под роспись должны ознакомиться работники, между которыми возникли трудовые отношения передачи материальных ценностей.

Перечисленные бумаги, входящие в пакет документации, являются достаточным юридическим основанием для перехода полномочий от передающего имущество сотрудника, к вновь принятому.

При освобождении от должности материально ответственного лица, требуется переоформление вверенного имущества в сторону вновь приступившего к обязанностям сотрудника.

Для этого оформляется пакет документации, констатирующий факт передачи, с обязательной инвентаризационной перепроверкой наличия и объёма передаваемых ценностей.

Смена материально ответственного лица: образец приказа 2018

Как составить приказ о смене материально ответственного лица (образец)? В компании кадровые перестановки, и нужно заменить ответственных работников. Все рокировки в компании должны быть правильно оформлены. Безошибочное документальное оформление – залог отсутствия проблем в дальнейшем. Ведь неправильно составленный документ может быть признан недействительным со всеми вытекающими последствиями. Предлагаем приказ о смене материально ответственного лица: образец 2018.

Мат ответственность персонала

Начнем с того, что за причинение материального ущерба имуществу организации (индивидуального предпринимателя) может наступать материальная ответственность.

В общем случае, все сотрудники несут ограниченную материальную ответственность в пределах средней месячной зарплаты (ст. 241, 248 ТК РФ). Однако с сотрудниками, работа которых связана с обслуживанием материальных ценностей, можно заключить договор о полной мат ответственности. В этом случае работник возмещает организации полную сумму ущерба (ст. 242, 243 ТК РФ).

Обычно такой договор заключают при трудоустройстве нового работника. Однако вследствие кадровых изменений может потребоваться издать приказ об изменении материально ответственного лица (образец см. ниже).

Мат ответственность не для всех

Действующее законодательство ограничивает возможность применения мат ответственности. Поэтому договор о полной материальной ответственности можно заключать далеко не со всеми работниками организации. Перечислим те категории персонала, с которыми такой договор подписать можно:

сотрудники, непосредственно обслуживающие ТМЦ (деньги), принадлежащие работодателю;
работники, чьи должности допускают заключение договора о мат ответственности (Перечень должностей и работ утвержден постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85);
сотрудники старше 18 лет.

Проверив, не входит ли сотрудник в перечень лиц, полная мат ответственность которых невозможна, можно издавать приказ о смене материально ответственного лица (пример см. в конце статьи).

Коллективная ответственность

Помимо индивидуального обязательства по возмещению ущерба от порчи (хищения) имущества законодательство предусматривает возможность заключения с персоналом договора о полной коллективной (бригадной) ответственности. Для заключения такого договора должны выполняться следующие условия (ч. 1 ст. 245 ТК РФ):

То, без чего не удастся сменить работника правильно! Образец приказа о смене материально ответственного лица

Смена материально ответственного лица – это то, с чем рано или поздно сталкивается каждый кадровик. Подобная процедура требует особого внимания.

Под материальной ответственностью работника понимается его обязательство возместить причинённый работодателю ущерб. В этой статье мы рассмотрим порядок действий и образец приказа при смене материально ответственного лица.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Законодательство

Требования российского законодательства относительно назначения и переназначения материально ответственных лиц содержатся в ст. 224 Трудового кодекса РФ, Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и соответствующем приказе Министерства финансов.

Прежде чем попытаться вникнуть во все тонкости процесса смены материально ответственных лиц, необходимо уточнить, кто именно может быть таковым назначен, согласно Трудовому кодексу РФ:

лица, достигшие совершеннолетнего возраста;
работники, чьи должностные обязанности связаны с сопровождением различных ценностей.

Т.о. работник, отвечающий этим требованиям, может быть назначен ответственным лицом взамен предыдущего сотрудника. Согласно Федеральному закону, данная процедура возможна при обязательном условии проведения инвентаризационной проверки.

Кратко алгоритм смены материально-ответственного лица выглядит следующим образом:

проведение инвентаризации;
оформление приёмки-передачи основных средств и прочего имущества.

Давайте разберемся в необходимых документах для смены материально ответственного лица.

Образец приказа о смене материально ответственного лица

Причин для перераспределения материальной ответственности может быть множество: текущие кадровые перестановки, пересмотр должностных инструкций, обязанностей и полномочий, увольнение работников.

Унифицированной формы приказа не существует, он оформляется на основании принятой в каждом конкретном предприятии системы делопроизводства или на бланке установленной формы для организационных документов.

Этот документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование организации, название документа (Приказ о смене материально-ответственных лиц), дату его составления.

В преамбуле руководитель указывает цели и основания для смены ответственного лица. Далее следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем – текст о смене материально-ответственного лица и перечень переходящего под его ответственность имущества.

Также этим документом назначается лицо, на которое руководитель возлагает контроль над исполнением приказа, который необходимо закрепить личной подписью работодателя (с её расшифровкой) и печатью предприятия.

Приказ о смене материально-ответственного лица – не единственный документ в системе распределения материальных ценностей. После его издания с сотрудником заключается типовой трудовой договор о его мат. ответственности (индивидуальной/коллективной, частичной/полной).

Пренебрежение типовой формой документа может сыграть с работодателем злую шутку, поскольку такой приказ может быть признан недействительным в случае судебных разбирательств, которые, к сожалению, нередки в сфере обслуживания материальных ценностей.

Кроме того, процедура назначения и смены материально-ответственных лиц может быть зафиксирована в следующих документах:

дополнительное соглашение к договору;
должностная инструкция;
локальные нормативные акты организации.

Ознакомьтесь также с тем, как:

Порядок инвентаризации при смене материально ответственного лица определен приказом №49 Министерства Финансов РФ.

Согласно данному документу, передать возможно лишь закрепленное за предыдущим работником имущество, но не более того. Для определения такового созывается инвентаризационная комиссия организации.

Именно руководитель определяет персональный состав инвентаризационной комиссии, а также срок осуществления проверки, указав эту информацию в соответствующем приказе. Стоит отметить, что создание такой комиссии – дело предельной важности, поскольку отсутствие даже одного из её членов позволит признать результаты проведённой проверки недействительными.

Важные нюансы, на которые стоит обратить внимание:

Перед инвентаризацией все документы на учитываемое имущество необходимо передать в бухгалтерию, вновь прибывшие ценности должны быть оприходованы, а выбывшие из пользования – оформлены в расход.
При проведении проверки обязательно должны присутствовать материально-ответственные лица.
День осуществления проверки также должен являться и днём оформления акта приема-передачи материальных ценностей.

Полезное видео по теме:

Оформление приёмки-передачи ценностей

При смене ответственного лица помимо акта инвентаризации, необходимо оформить акт приёма-передачи имущества.

Этот документ содержит перечень всех ценностей, находящихся под ответственностью сменяющегося работника, их учётное количество, покупную цену и рыночную стоимость. Помимо этого, в акте необходимо отобразить реквизиты приёма и сдачи учтённого имущества и дату, когда было подтверждено наличие ценностей.

Акт приёма-передачи может быть оформлен на основании инвентаризационных документов. Законодательно определенной формы данного документа не существует, поэтому он оформляется в свободном порядке с учётом вышеизложенных нюансов.

Приказ Министерства финансов предусматривает обязательное визирование акта приёма-передачи не только руководителями предприятия и структурного подразделения, но и главным бухгалтером. Именно на последнего возлагается обязанность дополнительной проверки соответствия данных, указанных в акте, результатам проведенной проверки.

Данный документ освобождает ответственное лицо от текущей должности, после чего следует заключение договора с другим работником.

Таким образом, смена материально ответственного лица — это процесс, возможный только после осуществления инвентаризации, процедура проведения которой определена на законодательном уровне. На основании результатов проверки оформляется акт приёма-передачи имущества, освобождающий от должности материально-ответственное лицо.

Только после этого руководитель имеет право заключить договор с другим сотрудником, издав при этом Приказ о смене материально-ответственного лица по типовой форме распорядительной документации.

Инвентаризация при смене материально ответственного лица

Увольнение и другие обстоятельства могут стать основанием для проведения инвентаризации при смене материально ответственного лица (далее также — МОЛ). Порядок ее проведения и оформления подробно регламентирован законодательством Российской Федерации. Результатом проведения такой инвентаризации могут стать излишки или недостача. Как правильно провести такую инвентаризацию и оформить ее результаты документально, рассмотрим ниже.

Инвентаризация после увольнения материально ответственного лица

Законодательство РФ предусматривает несколько случаев, при которых проведение инвентаризации является необходимостью. Одним из таких случаев является смена одного материально ответственного лица на другое (пункт 27 ПБУ от 29 июля 1998 года № 34н).

Эту операцию необходимо осуществить в день передачи дел от одного лица другому (пункт 1.5 Методических рекомендаций от 13 июня 1995 года N 49).

Порядок подготовки к проведению инвентаризации таков:

утверждение членов комиссии, принимающих участие в инвентаризации;
определение срока для проведения рассматриваемой операции;
определение имущества для инвентаризации;
издание руководителем организации приказа по форме № ИНВ-22 .

При проведении самой инвентаризации комиссия применяет сплошной способ проверки. При этом материальные ценности, являющиеся предметом рассматриваемой операции, считаются, определяется их вес, размер и т.п.

Часто возникает вопрос, может ли материально ответственное лицо проводить инвентаризацию. Ответ: может, если его материальная ответственность в данном случае не является предметом инвентаризации. Этот ответ одинаков как для передающего, так и принимающего лица.

Руководству организации надлежит обеспечить условия и оказать необходимое содействие в проведении рассматриваемой операции для получения наиболее объективного и полного результата инвентаризации. С этой целью ему (по мере необходимости) следует предоставить членам комиссии соответствующих работников, измерительные приборы и т.п. Очевидно, что в случае отсутствия у комиссии при проведении инвентаризации МОЛ возможностей для полного подсчета и измерения материальных ценностей ее результаты вряд ли можно считать объективными.

Сведения, полученные по результатам проверки, должны быть документально зафиксированы.

Для этого используются:

инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1 ;
инвентаризационная опись по форме № ИНВ-3 .

Эти документы надлежит воспроизвести в 3 экземплярах каждый (по экземпляру для передающего МЦ и принимающего их и один для бухгалтерии).

Факт завершения инвентаризации и передачи МЦ фиксируется подписями присутствующих при ее проведении лиц (в т.ч. передающего и принимающего лица).

Важно отметить, что увольнение материально ответственного лица без проведения инвентаризации не допускается.

Данные инвентаризация и бухучета

Проведением инвентаризации процесс смены материально ответственных лиц для целей учета не заканчивается.

Лицу, ответственному за ведение бухучета в организации, надлежит сверить сведения, полученные по результатам проведения инвентаризации, со сведениями, которые содержатся в бухгалтерском учете.

Если инвентаризация при смене МОЛ выявила разночтения, необходимо информацию о них включить в сличительные ведомости (формы № ИНВ-18 , ИНВ-19 ).

Итоги инвентаризации подводятся в соответствующей ведомости (форма № ИНВ-26 ). В эту ведомость переносится вся информация о выявленных в ходе рассматриваемой операции излишках и недостачах.

Если по результатам инвентаризации комиссией обнаружены излишки, то в учете необходимо их оприходовать по рыночной стоимости.

Такая стоимость может быть определена:

оценщиком;
организацией самостоятельно при помощи общедоступных источников.

Если выявлена недостача, то она:

либо признается естественными издержками (если ее размер не превышает установленных пределов);
либо взыскивается за счет виновных лиц;
либо списывается на финансовый результат.

Если по результатам инвентаризации после увольнения материально ответственного лица выявлена недостача материальных ценностей или иного имущества в пределах установленных норм, то она учитывается в составе материальных расходов. Периодом признания расходов признается период, в который обнаружена такая недостача.

Если нормы превышены и имеется виновное в недостаче лицо, то ее сумма одновременно учитывается в расходах и доходах или на дату признания этим лицом факта и размера причинения ущерба, или на дату вступления в силу решения суда, ставшего основанием для возмещения ущерба.

Читайте так же: Земля не оформлена в собственность последствия