Приказ о делопроизводстве 2019

Генеральная прокуратура
Российской Федерации

Генеральный прокурор

Заместители Генерального прокурора

О Генпрокуратуре России

Международное сотрудничество

Взаимодействие со СМИ

Правовое просвещение

Генеральная прокуратура
Российской Федерации

Генеральная прокуратура
Российской Федерации

Телефон справочной по обращениям
в Генеральную прокуратуру
Российской Федерации:

Приказ №450 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации"

ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

О введении в действие Инструкции
по делопроизводству в органах и учреждениях
прокуратуры Российской Федерации

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п. 1 ст. 17 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации»,

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2012 Инструкцию по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации.

2. Заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям научных и образовательных учреждений организовать изучение Инструкции всеми работниками органов и учреждений прокуратуры и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Считать утратившим силу приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 05.06.2008 № 107 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей Генерального прокурора Российской Федерации по направлениям деятельности.

Приказ направить заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

Генеральный прокурор
Российской Федерации

действительный государственный
советник юстиции

Росархивом утверждена примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Особенности оформления приказов школы на 2018-2019 год

Приказы по школе — распорядительные документы установленного образца, регламентирующие особенности реализации управленческих решений, обязательных для исполнения в указанные сроки. В образовательных организациях ответственность за составление распорядительной документации, отражающей полномочия и круг деятельности административного состава, несет руководитель.

Приказы уступают в силу при условии:

• соответствия требованиям актуальных нормативно-правовых актов;
• внесения общепринятых реквизитов;
• оформления и регистрации в установленном порядке.

КАК ПОДГОТОВИТЬ ПРИКАЗ?

Отвечает Валентина Андреева, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия

Составление приказов по школе по образцам с учетом нового закона «Об образовании»

Структурные изменения образовательной сферы, запущенные после утверждения нового Федерального закона № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012, коснулись всех сфер деятельности ОУ, в том числе практики составления приказов по школе с учетом утвержденных образцов. В целом привычная структура документооборота — порядок составления, утверждения и хранения распорядительной документации — осталось неизменной, но она была дополнена и усовершенствована, о чем важно помнить ответственным сотрудникам.

Сохраните это себе, чтобы не потерять:

С точки зрения выполняемой функции все приказы по школе, составляемые согласно циклограмме, можно разделить на несколько категорий, что отражено в таблице.

1. Изменение графика работы ОУ
2. Утверждение обновленного штатного графика, расписания занятий.
3. Утверждение графика отпусков.
4. Порядок проведения аттестации педработников.
5. Внесение изменений в содержание локальных актов.

1. Прием в штат и увольнение сотрудников ОУ.
2. Пересмотр должностных обязанностей согласно ФГОС.
3. Повышение в связи с повышением квалификационного уровня и замещения освободившейся должности.
4. Награждение сотрудников.
5. Применение дисциплинарных наказаний.
6. Направление в командировку.

1. Эксплуатация зданий, помещений, необходимых для организации обучения с соблюдением санитарно-гигиенических норм.
2. Транспортное обслуживание.
3. Обеспечение услуг связи, интернет-сообщения.
4. Охрана помещений.

С целью реализации требований ФГОС, отраженных в новой редакции ФЗ «Об образовании», на протяжении нескольких последних лет ведется систематическая работа по обновлению ряда учредительных документов в образовательных организациях нашей страны. Приказы о внедрении принципов новой образовательной политики государства узаконены практически повсеместно, но актуальными остается ряд задач, затрагивающих все типы учредительной документации: внесение изменений в отдельные сферы основной деятельности, поступательный переход педагогов-предметников в реализации ФГОС, что должно быть отражено в должностных инструкциях, усовершенствование школьной инфраструктуры, без которого невозможно осуществление инновационных решений. Поэтому деятельность руководителя ОУ в области обновления ряда управленческих бланков и поиска новых образцов, соответствующих требованиям времени, требует пристального внимания.

Отдельно следует отметить нововведения, узаконенные последней редакцией (на момент написания статьи — от 1 января 2018 года) ФЗ № 273-ФЗ «Об образовании», для обеспечения которых (если в этом есть необходимость) должны быть составлены и зарегистрированы в утвержденном порядке приказы соответствующего содержания об:

1. Ликвидации в школе второй и третьей смены обучения, при необходимости — пересмотра штатного расписания и расписания занятий.
2. Организации проведения общероссийского Тотального диктанта и реализация других мер, способствующих обеспечению приоритетности изучения русского языка и литературы.
3. Утверждения на уровне школы порядка составления персональных программ с учетом индивидуальной траектории развития для учащихся, которые ввиду развития спортивных или исполнительских талантов (а также по другим причинам) вынуждены часто пропускать занятия.
4. Утверждения новых норм объема отчетной документации, заполняемой педагогами, для снижения общего уровня нагрузки.
5. Разработки и реализации механизмов непрерывного самообразования учителей ввиду создания профильного общероссийского института с целью всеобщего повышения педагогической компетентности сотрудников сферы образования.
6. Введения новой системы оценивания деятельности педагогов, которая согласно последней редакции закона должна преимущественно проводиться в удаленном режиме.

Новые возможности для карьерного роста

Попробуй бесплатно! Учебная программа "Документы образовательной организации". За прохождение — диплом о профессиональной переподготовке. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются необходимыми шаблонами и примерами.

С целью выполнения нормативов, представленных в новой редакции закона «Об образовании», у большинства руководителей ОУ возникает необходимость разработки и регистрации ряда приказов по школе без возможности упора на образцы ввиду уникальности содержания документации. В качестве основы могут быть использованы привычные «госкомстатовские» бланки или бланки, составленные с учетом существующих стандартов и утвержденные для использования в конкретной организации.

Внесение дополнительных правок и последующее утверждение (посредством постановки подписи и печати) тщательно проверенной версии приказа. Оформление распорядительного документа согласно установленным правилам.

Визирование документа может проводиться уполномоченным сотрудником (например, главным бухгалтером или кадровиком) до передачи приказа директору школы на подпись.
Максимальный срок утверждения приказа — 5 дней, если иное не предусмотрено его составителем.

Приказы по школе на начало учебного года 2018-2019

Цикличность организации воспитательного процесса обуславливает необходимость ежегодного составления распорядительной документации однотипного образца. Ввиду этого создается обманчивая иллюзия низкой значимости отдельных управленческих документов, грозящая наложением административных штрафов. В помощь директорам школ составлен перечень приказов по школе, которые важно оформить и утвердить на начало 2018-2019 учебного года с целью создания оптимальных условий для ведения образовательного процесса.

Перечень базовых распорядительных документов является обширным; в рамках статьи логично выделить перечень групп обязательных приказов, которые должны быть оформлены и зарегистрированы на начало года.

1. Зачисление и отчисление учащихся.
2. Кадровые изменения на начало года.

1. Проведение административно-контрольных работ по выявлению базисного уровня достижений школьников на начало года.
2. Проведение контрольных работ в первом полугодии.
3. Проверка классных журналов.
4. Организация тьюторской деятельности, оказание методической помощи молодым педагогам.
5. Активизация деятельности по контролю соблюдения преемственности обучения.
6. Консультирование старшеклассников по вопросам допризывной и медико-санитарной подготовки.
7. Назначение ответственного за формирование базы данных выпускников.
8. Работа с одаренными детьми.
9. Установление порядка и сроков проведения предметных олимпиад на школьном уровне.

1. Проведение классных часов.
2. Организация дежурств.
3. Организация питания, назначение ответственного за организацию бесплатного питания в школе для льготников.

1. Инструктирование сотрудников ОУ по вопросам охраны труда.
2. Выполнении санитарно-эпидемиологических требований.
3. Подготовка школы к отопительному сезону.
4. Назначение ответственного за соблюдение температурного режима в учебных помещениях.

Помимо стандартного перечня приказов, регламентирующих организацию и обеспечение процесса обучения, директору современной школы важно инициировать работу различных структурных подразделений ОУ по инициативам, объявленным на государственном уровне. С начала 2017-2018 учебного года в отдельных регионах России практикуется возвращение в школьное расписание старшеклассников астрономии, включение в структуру экзамена по русскому языку в 9 классе устной части, тестирование учителей по программному содержанию преподаваемого предмета, запуск работы кружков по робототехнике для учащихся 5-9 классов, повышение приоритетности психологической поддержки детей с целью предупреждения суицидов. Подготовка к реализации хотя бы одной из этих инициатив предусматривает составление одного или нескольких взаимосвязанных распорядительных документов (например, в случае возвращения часов астрономии необходимо обеспечить документальное отражение управленческих решений о пересмотре актуального расписания и нагрузки педагогических работников, формировании запроса на учебники и вспомогательные материалы и т.д.).

Отдельно следует отметить, что по инициативе Президента РФ Владимира Путина 2018 объявлен Годом добровольца, что обуславливает необходимость расширения привычных методов воспитательной работы с учащимися (социальное и культурное волонтерство) в рамках проведения перечня тематических мероприятий, утвержденных приказом по школе соответствующего содержания на 2018-2019 учебный год.

Составление приказов по школе по образцу

Несмотря на существование четких стандартов, регламентирующих порядок составления распорядительных документов, и многочисленных образцов приказов по школе, которые можно скачать бесплатно на нашем портале, сохраняется высокий процент ошибок, допускаемых сотрудниками, ответственными за делопроизводство в ОУ.

При составлении приказов по школе согласно образцу важно:

1. Использовать общепринятые «госкомовские» бланки или бланки приказа, установленные учредителем со стандартным размером полей (справа — 10 мм, слева, сверху и снизу — по 20 мм).
2. Внимательно следить за внесением всех необходимых реквизитов: названия ОУ, наименования вида распорядительного документа (приказ), заголовка, даты и места составления, регистрационного номера, соответствующего установленной номенклатуре, подписи руководителя, визы согласования.
3. Формировать краткий заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?». Например, «Об утверждении плана воспитательной работы на 2018-2019 гг.». Заголовок выносится по центру листа и пишется без кавычек.
4. С особым вниманием относится к содержательной части документа, которая включает констатирующую (преамбулу) и распорядительную часть. Преамбула может отсутствовать, но в большинство распорядительных документов ее принято включать с целью обоснования распоряжения и начинать с типичных оборотов («Во исполнение…», «С целью…»). При составлении приказов по школе для обеспечения реализации распоряжений вышестоящих инстанций обязательно указывать наименование этих организаций и реквизиты распорядительной документации соответствующего содержания.
5. Излагать содержание распорядительной части четко и лаконично, в официально-деловом стиле, избегая двойственных формулировок. Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей части вынесением слова «приказываю» с новой строки (без абзаца!), которое может писаться вразрядку или заглавными буквами (п р и к а з ы в а ю или ПРИКАЗЫВАЮ) с последующей постановкой двоеточия. Перечень распоряжений представляют в виде списка, нумеруемого арабскими цифрами, с указанием ФИО ответственных должностных лиц и установленных сроков исполнения задач. Количество исполнителей актуальными нормативными актами не регламентировано.
6. Представлять дополнительную информацию, необходимую для исполнения распоряжений, в виде приложений с оформлением на первом листе документа пометки установленного образца (приложение к приказу…). Если приложений несколько, их необходимо пронумеровать.
7. В обязательном порядке согласовывать текст приказа с ответственными должностными лицами.
8. Обеспечивать законность распорядительного документа постановкой подписи установленного образца (наименование должностного лица, непосредственно подписи и ее расшифровки посредством указания ФИО).
9. Нумеровать страницы приказов, состоящих более чем из двух страниц (нумерация проставляется сверху и по центру, начиная со второго листа).

Приказы по школе по основной деятельности 2018-2019

Оперативное управление воспитательно-образовательным процессом в современной образовательной организации осуществляется за счет издания приказов по школе по основной деятельности, которые составляются на основании образцов. Такие распорядительные документы могут издаваться в рамках реализации внутреннего контроля по инициативе директора или других представителей административного состава ОУ, а также с целью выполнения распоряжений вышестоящих органов.

Приказы по основной деятельности для комфортности составления и хранения разделяют на несколько групп:

1. Структурные приказы, во исполнение которых полностью или частично изменяется порядок функционирования базовых организационных подразделений школы.
2. Нормативные, определяющие порядок подчиненности школьных структур и должностных лиц относительно друг друга.
3. Организационные, регламентирующие сроки и порядок решения конкретных задач по организации процесса обучения.
4. Надзорные, устанавливающие особенности реализации контролирующих функций.
5. Отчетные, издаваемые с целью фиксирования достигнутых результатов за конкретный период (например, актуального уровня знаний учащихся).
6. Обеспечительные, определяющие распределение финансовых средств и материально-технических ресурсов между подразделениями школы.
7. Информационные — иные виды управленческих распоряжений.

Приказы по основной деятельности оформляются, регистрируются и передаются на хранение согласно установленной процедуре, описанной выше. Ввиду того, что данный вид распорядительных документов остается наиболее востребованным, у руководителей может периодически возникать необходимость отмены или изменения узаконенного решения в связи с изменившейся образовательной ситуацией и сохранения выбранной управленческой стратегии. В таком случае издается новый приказ, уточняющий отдельные пункты ошибочного распорядительного документа или вовсе отменяющего его действие, обязательно содержащий следующие информационные блоки и реквизиты:

1. Регистрационный номер, дату издания и название изменяемого (отменяемого) приказа.
2. Основание для отмены предыдущего распоряжения (краткое и лаконичное изложение актуальной производственной ситуации в преамбуле).
3. Перечень задач, которые подчиненным необходимо реализовать в связи с изменением (утратой законности) указанного приказа.
4. Список ответственных должностных лиц, ответственных за исполнение вышесказанного.

Заголовок приказа по основной деятельности, отменяющего действие ранее изданного распоряжения, может быть оформлен следующим образом: «О признании утратившим силу приказа…». С момента регистрации нового распоряжения старая директива утрачивает законность и становится недействительной для исполнения управленческих задач.

Больше информации об организации делопроизводства в школе представлено в этих статьях:

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Смена работника

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Составные части приказа

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

• Наименование организации, реквизиты.
• Дата подписания.
• Город.
• С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
• С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.

• Какие именно обязанности возлагаются.
• Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
• В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
• За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

Перечисление обязанностей

Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

Варианты использования

В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу. Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Приказ о нумерации приказов

Приказ о нумерации приказов – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.

Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

• заполнение трудовых книжек;
• формирование личных дел, а также должностных инструкций;
• составление приказов по личному составу;
• контроль за формированием штатного расписания и соблюдением графика отпусков;
• хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
• при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.

Разновидности приказов

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.

Приказы делят по разным видам. В частности:

• По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
• По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями. Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

• «п» — сотрудника принимают на работу;
• «у» — происходит увольнение;
• «лс» — приказы по личному составу;
• «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
• «от» — работник уходит в отпуск.

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами. Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство.

Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним.

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

• Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
• Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
• Место подписания.
• Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

• Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
• Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.

• Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов. Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис. Такие порядки приняты в оформлении официальной документации.

Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве. Иначе принятые решения будут юридически неверны.

Дополнительное удобство

Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов. Причем часто разные для разных видов приказов. На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна. Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания. Факт отметки в журнале – это доказательство существования (или передачи) приказа в принципе. Юридическую грамотность документа он не подтверждает.

Периодичность издания такого приказа – 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год – это повод к новому подписанию. Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом. Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе. Исключением будут являться только организации сферы образования и культуры. Их год начинается с 1 сентября, и отсчет письменных распоряжений желательно производить с этой даты.

Возможные ошибки

Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.

Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
2. Подготовка текста.
3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
4. Утверждение.
5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

• полное и краткое наименование организации;
• название документа;
• регистрационный номер;
• дату издания;
• заголовок;
• текст;
• подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе. Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя. При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

• по оформлению личных дел сотрудников;
• внесению записей в трудовые книжки;
• формированию должностных инструкций;
• подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
• разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
• работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

• упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
• ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
• облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

• в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

• в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

• цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
• буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».