Приказ на положение о защите персональных данных

Приказ об утверждении положения о защите персональных данных

ПРИКАЗ

02 февраля 2009 г.

О Положении о защите персональных данных

Во исполнение требований главы 14 Трудового Кодекса Российской Федерации «Защита персональных данных работника» и Федерального закона от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных»,

1. Утвердить Положение о защите персональных данных работников, с 02.02.2009.

2. Утвердить перечень должностей, допущенных к работе с персональными данными работниками с определением полноты допуска:

- Директор, доступ без ограничений;

- Главный бухгалтер, доступ без ограничений;

- Менеджер по персоналу, доступ без ограничений;

- Бухгалтер, доступ без ограничений;

- Диспетчер по транспорту, доступ к персональным данным водителей-экспедиторов, экспедиторов.

3. Назначить ответственным лицом за получение, обработку и хранение персональных данных сотрудников – .

4. Ознакомить ответственному лицу всех сотрудников по указанному списку с Положением о защите персональных данных работников и заключить с ними Обязательство о неразглашении персональных данных работников.

Приложение: 1. на 7 листах в 1 экз. с приложением на 1 листе в 1 экз.

Образец приказа о защите персональных данных работников

Мировая тенденция развития законодательства в области защиты персональных данных демонстрирует ужесточение норм, регламентирующих наказание за незаконное использование личной информации. Российское право в этом вопросе не стоит особняком и так же стремится к усилению контроля над утечкой данных. В связи с этим при организации защиты конфиденциальных сведений на предприятии необходимо опираться на главу 14 ТК РФ и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных".

Какие данные относятся к персональным

К персональным относятся следующие сведения:

• ФИО;
• возраст;
• семейное положение;
• образование;
• профессия;
• адрес проживания;
• расовая и национальная принадлежность;
• вероисповедание;
• биометрические данные;
• политические взгляды;
• состояние здоровья.

Подготовка приказа о защите персональных данных

На предприятии должен быть назначен сотрудник, ответственный за подготовку пакета документов о защите конфиденциальной информации. Такое назначение делается на основании соответствующего приказа руководителя. Ответственный сотрудник должен подготовить определенный пакет документов:

• положение об обработке и защите конфиденциальной информации;
• политика предприятия в отношении таких сведений;
• перечень лиц, имеющих доступ к ним;
• согласие на обработку;
• соглашение о неразглашении;
• журнал учета передачи данных.

Этот пакет бумаг поможет не только соблюсти закон, но и обезопасить организацию от претензий со стороны Роскомнадзора, который является проверяющим органом в этой сфере. Порядок таких проверок, а также права и обязанности контролирующего органа и инспектируемой организации регулируются Приказом Минкомсвязи России № 312 от 14.11.2011 года.

Перечисленные документы вводятся в действие соответствующим приказом. Его образец представлен ниже.

Работодатель должен помнить, что вся информация о работнике должна быть получена от него самого или из третьих источников, но только с его письменного согласия. Воспользоваться такой возможностью можно, если утрачены какие-либо документы.

Нередки случаи, когда сведения о сотруднике меняются, например, при перемене фамилии или изменении семейного положения. Законодательство не устанавливает конкретный срок, в течение которого работник должен уведомить работодателя об изменениях. Поэтому рекомендуется закрепить сроки в локальном нормативном акте. Уведомить работодателя необходимо посредством соответствующего заявления, подкрепленного документами, удостоверяющими изменения. Образец представлен ниже.

На некоторых предприятиях затем на основании заявления издается приказ об изменении информации о сотруднике. Образец этого документа можно скачать ниже. Но для облегчения процедуры зачастую просто готовится дополнительное соглашение, вносятся изменения в личную карточку, трудовую книжку работника и другие документы при необходимости.

Особое внимание уделяется конфиденциальности информации о пациентах медицинских учреждений. Прежде всего, обязанность хранить молчание о состоянии пациентов лежит на самом враче. Но это не снимает с администрации лечебного учреждения необходимость издать приказ «Перечень персональных данных пациентов, подлежащих защите».

Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (МАДИ) » Приказ Об утверждении Положения об обеспечении защиты персональных данных работников и обучающихся МАДИ

Приказ Об утверждении Положения об обеспечении защиты персональных данных работников и обучающихся МАДИ

© МОСКОВСКИЙ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ (МАДИ) 2019 года

Запрещается использование материалов сайта без разрешения администрации.

Приказ об утверждении положения о персональных данных

Приказ об утверждении положения о персональных данных – относительно новый кадровый документ, который обязан составлять работодатель во исполнение требований законодательства о защите личной информации. Этот документ позволяет обеспечить порядок в организации документооборота предприятия и осуществлять законную обработку личной информации о сотрудниках.

Правовая основа

Принимая на работу сотрудника, работодатель получает от него следующие данные личного характера:

• Ф.И.О.;
• адрес регистрации и места проживания;
• серию и номер паспорта;
• номер свидетельства ИНН;
• СНИЛС;
• о количестве детей, датах их рождения;
• о семейном положении;
• о предыдущей работе, сроках, причинах увольнения.

Согласно ст. 86-90 ТК РФ организация-работодатель должна придерживаться правил:

• обработки личной информации сотрудников;
• хранения и пользования данными;
• передачи личных данных работников.

На основании ФЗ «О персональных данных» работникам предоставляется право требовать защиту сообщаемых работодателю сведений. Для обеспечения надлежащей работы с личными данными сотрудников каждая организация разрабатывает Положение о персональных данных работников. В этом документе устанавливаются:

• какие сведения относятся к категории «персональных»;
• кто имеет доступ к сведениям работников личного характера;
• как осуществляется сохранность персональных данных (на каком носителе);
• в каком порядке происходит обработка информации;
• где фиксируются сведения о сотрудниках (оформляются ли личные дела, карточки, ведутся ли списки и т.д.);
• на каких основаниях и кому могут передаваться данные о работнике;
• как защищается доступ к данным (закодирована ли электронная информация, устанавливается ли сейф для материальных носителей);
• порядок его утверждения и изменения.

Приложение может включать образцы заявлений работников:

• о согласии с обработкой своих личных данных;
• о согласии получения дополнительных сведений в отношении работника.

Типовой вариант такого документа по указанию руководства может быть разработан:

• специалистом по кадрам;
• юристом компании;
• помощником руководителя.

Положение о персональных данных является принадлежащим к категории локальных актов предприятия. Его структура не должна противоречить действующему законодательству РФ.

Работодатель обязан не просто разработать документ, регламентирующий порядок хранения и использования информации о сотрудниках, он должен ввести его в действие. Именно для этого работодателем составляется распоряжение об утверждении разработанного положения.

Содержание приказа

Приказ должен включать в себя следующие элементы:

1. Вводную часть, в которой будет указываться:
   • наименование работодателя;
   • номер, название и дата приказа;
   • город места составления;
   • основания вынесения.
2. Основную часть, в которой прописываются:
   • факт утверждения положения по личным данным работников;
   • срок, с которого положение вводится в действие;
   • должностное лицо, допущенное к работе с личной информацией;

степень полноты допуска должностных лиц к сведениям.

Заключительную часть, которая содержит:

• указание ответственного за выполнение приказа лица;
• обязанность довести до сведения работников положения о персональных данных, взять их согласие в письменной форме на обработку сведений;
• подпись руководителя или надлежащим образом уполномоченного заместителя;
• дату ознакомления и подпись должностного лица, ответственного за выполнение распоряжения.

Только после утверждения Положения об обращении с данными работников оно вступает в силу и должно быть доведено до всеобщего сведения под роспись. Для действующих сотрудников подпись проставляется в журнале (реестре) ознакомления. Соответствующий пункт об ознакомлении для новых сотрудников включается в трудовой договор. В качестве отдельного документа целесообразно составить согласие на обработку личных данных, которое должно быть подписано всеми работниками.

При работе с Положением о данных в отношении работников работодатели допускают некоторые ошибки:

1. При разработке документа не составляется приказ о его утверждении. При этом работодатель заблуждается в том, что разработка Положения равнозначна введению его в действие или согласию работников на сбор личной информации. На работодателя, который осуществляет обработку таких сведений без письменного согласия субъекта, может быть наложена санкция в виде штрафа в размере:
   • до 70 тысяч рублей (для юридического лица);
   • до 5 тысяч рублей (для ИП).

Если Положение о персональных данных не доведено до всеобщего сведения, на работодателя может быть возложена ответственность по КоАП РФ в размере до 30 тысяч рублей. При привлечении к ответственности работодатель может наказать сотрудника, отвечающего за сбор и хранение информации на рабочем месте (например, объявить выговор). При повторном нарушении соответствующий работник может быть уволен.

В документе установлена обязанность представления сотрудником информации о состоянии здоровья, о религиозных или политических предпочтениях, что является незаконным. Исключение составляют случаи, когда получение таких данных:

• обусловлено требованиями законодательных актов (например, при поступлении на службу в органы полиции, прокуратуры и т.д.);
• необходимо по запросу контролирующих органов (полиции, прокуратуры и т.д.);
• производится с добровольного согласия работника, предоставленного в письменном виде.

Сроки хранения документов

В соответствии с ФЗ «О персональных данных» работодатель должен хранить все локальные акты об обращении с информацией в отношении работников в течение всего срока своей деятельности. Таким образом, наряду с Положением, в организациях постоянно должен храниться и приказ о его утверждении.

Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 №558 устанавливает, что сами сведения в отношении работников, в том числе личные дела, заявления, личные карточки, хранятся в течение 75 лет, в отношении руководителей – постоянно. Результаты обработки информации о среднем возрасте, об образовании, стаже сотрудников государственной службы хранятся постоянно.

Приказ о защите персональных данных работников

Приказ о защите персональных данных необходим для того, чтобы отрегулировать на предприятии правила по работе с личными документами сотрудников.

Что относится к персональным данным

Сведениями, имеющими персональное значение, является любая информация о работнике организации, включенная в его личные документы. В частности это: дата и место рождения, адрес проживания, образование и опыт работы, состояние здоровья. К личным данным также причисляются вероисповедание, национальность, внешние особенности, финансовое и семейное положение, отношения с законом (наличие или отсутствие судимостей), а также некоторые факты из биографии.

Зачем охраняются персональные данные

Защита персональных сведений – одно из важнейших условий обеспечения безопасности гражданина. Она необходима на каждом уровне его взаимодействия с социумом: при устройстве в детский сад, школу, ВУЗ, пользовании медицинскими и социальными услугами, трудоустройстве. Любое учреждение или организация, которая имеет дело с личной документацией человека, должна гарантировать ему сохранение персональной информации и невозможность ее распространения. Таким образом, достигается предотвращение неправомерного использования этих данных, а также их применение в корыстных и иных злонамеренных целях.

Как осуществляется их защита

Меры по защите персональных данных регламентируются законодательством РФ. В частности, на каждом предприятии, которое нанимает работников, а, значит, имеет дело с их личными сведениями, должен быть сотрудник, который несет за них ответственность.

В случае разглашения персональной информации именно с него и будет спрос. Если такового работника нет, то ответственность автоматически перекладывается на директора компании. Кроме того, в организации должны быть разработаны регулирующие нормативно-правовые акты, в том числе соответствующие положение и приказ.

Значение приказа о защите персональных данных работников

Роль приказа о защите персональных данных достаточно проста, но вместе с тем значима: при помощи него руководитель дает указание кому-либо из подчиненных о принятии мер по охране личной информации сотрудников. Без этого документа при возникновении утечки пострадавшие работники смогут с легкостью доказать виновность организации, вследствие чего на руководящий состав и само предприятие будут наложены административные санкции (в виде достаточно кружных штрафов, а то и чего покруче).

Формат документа

На сегодня формат приказа может быть произвольным: это обозначает, что его можно писать в свободном виде. Но если руководство предприятия разработало и утвердило свой стандарт документа, обязательный к применению, то руководствоваться, конечно, следует именно им. При этом форма приказа должна быть обозначена в нормативно-правовых бумагах компании.

Как оформить бланк

К оформлению бланка, ровно как к его формату, никаких особых условий не предъявляется. То есть документ можно делать на бланке с фирменным логотипом и реквизитами или на простом листе бумаги. Текст может быть как печатным, так и рукописным, правда в первом случае его надо распечатать (для простановки в нем нужных подписей). Приказ формируется в одном оригинальном экземпляре, но если требуются дополнительные его копии, то документ можно размножить (например, для передачи в заинтересованные структурные подразделения).

Кто должен расписаться в приказе

Свои подписи в приказе о защите персональных данных работников должны поставить несколько человек. Самый первый автограф: директора организации, поскольку именно от его лица выпускаются все распоряжения такого уровня.

Следующая подпись: работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа и, наконец, в нем должны расписаться сотрудники, в нем упомянутые (если только их подписи не будут собраны в отдельном акте об ознакомлении).

Печать в документе ставить в обязательном порядке не требуется, но она нужна в том случае, если условие о ее использование для визирования внутренней распорядительной документации есть в учетной политике компании.

Как производить регистрацию, вести учет и хранение документа

Приказ нужно обязательно зарегистрировать и учесть. Для этого следует воспользоваться отдельным журналом учета, в котором фиксируются сведения обо всех выпущенных в организации распоряжениях. В журнал достаточно включить номер, дату и краткую суть приказа. После этого документ нужно вложить в папку с другими подобными бумагами. В ней он должен находиться период, установленный локальными нормативно-правовыми актами предприятия или законодательными нормативами. После того, как актуальность приказа будет утрачена и он потеряет свое значение, его нужно или отправить в архив или утилизировать.

Образец приказа о защите персональных данных работников

При необходимости составить приказ о защите персональных данных, который вы ранее никогда не делали, посмотрите приведенный здесь пример и ознакомьтесь с комментариями к нему. С их помощью вы наверняка без особых усилий сделаете нужное вам распоряжение.

1. В начале документа все шаблонно: напишите тут наименование организации, название приказа, его номер, дату и место формирования. После этого переходите к сути.
2. Первым делом обозначьте здесь основание, т.е. дайте ссылку на статью закона, в соответствии с которой пишете распоряжение, а также обоснуйте его, т.е. отметьте реальную причину его создания (например, необходимость внедрения правил и норм по защите персональных сведений).
3. Далее внесите собственно указание на защиту личной информации работников компании, а также впишите нормативно-правовые бумаги, которые это регулируют, обозначьте требование об ознакомлении с ними персонала под роспись.
4. Назначьте ответственное лицо.
5. Отдельным пунктом включите информацию о сотруднике, который будет следить за выполнением данного распоряжения (это может быть сам директор предприятия, кто-либо из его заместителей или же начальник отдела кадров, в ведении которого обычно и находится весь объем персональных данных).
6. В завершении не забудьте поставить в бланк все нужные подписи.

Приказ о защите персональных данных работников - образец

Приказ о защите персональных данных работников - образец данного документа представлен в статье далее. Этот приказ устанавливает обязанность ответственных лиц по обеспечению конфиденциальности персональных сведений, а также определяет степень допуска к ним для каждого должностного лица. Также в нашей статье вы найдете краткую информацию о содержании данного документа.

Приказ о защите персональных данных

Персональные данные (далее по тексту — ПД) работника — это любая информация, которая позволяет третьим лицам идентифицировать его личность. ПД должны быть надежно защищены от несанкционированного доступа — нарушение этого правила влечет за собой наложение на физическое или юридическое лицо, работающее с ними, административного взыскания.

Для обеспечения конфиденциальности данных необходимо разработать и внедрить на предприятии многоуровневую систему защиты информации, неотъемлемой частью которой является создание организационной документации, определяющей порядок работы с такими сведениями о работниках. Приказ о защите ПД определяет ключевые моменты политики руководства предприятия в области использования конфиденциальных сведений о личности работников, а также устанавливает перечень должностей и занимающих их лиц, в полномочия которых входит сбор, хранение и обработка данных.

Образец приказа о персональных данных работников

Предлагаем вам для наглядности ознакомиться с образцом приказа о ПД работников, составленным нашими специалистами:

о защите персональных данных работников

С целью исполнения требований, установленных гл. 14 Трудового кодекса РФ, а также федеральным законом «О персональных данных» № 152 от 27.07.2006,

1. Утвердить Положение о защите персональных данных и ввести его в действие с 01.09.2017.
2. Утвердить перечень лиц, имеющих право на работу с персональными данными работников, а также определить полноту предоставляемого допуска:
   • генеральный директор Петрушин А. П. — доступ без ограничений;
   • главный бухгалтер Ивликова Е. П. — доступ без ограничений;
   • старший инспектор по кадрам Миронова О. С. — доступ без ограничений;
   • бухгалтеры расчетной группы Никонова Н. З. и Полетаева В. Г. — доступ без ограничений.
3. Назначить лицом, ответственным за обеспечение реализации процесса сбора, обработки и хранения персональных данных работников, старшего инспектора по кадрам Миронову О. С.
4. Возложить на ответственное лицо обязанности по ознакомлению сотрудников, указанных в п. 2 приказа, с Положением о защите персональных данных работников, и получению от них письменного обязательства о неразглашении персональных данных сотрудников.

Генеральный директор ООО «Компакт-М» Петрушин А. П.: (подпись).

Итак, приказ о защите ПД содержит документально зафиксированное волеизъявление руководителя организации об утверждении документации, определяющей порядок работы с таким данными, и устанавливает перечень лиц, обладающих допуском к работе с ними. Все работники организации, использующие ПД в ходе своей трудовой деятельности, должны быть ознакомлены с этим приказом под подпись.

Положение о хранении и использовании персональных данных работников

Этот документ, устанавливает правила и регламентирует порядок организации обращения (обработки) с персональными данными сотрудников. Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых организацией локальных актов.

Общий порядок разработки положения о персональных данных работников, в основном, схож с разработкой любого другого. Разработка документа производится в соответствии с решением руководителя кадровой службы во взаимодействии со службой (иным подразделением) обработки информации и включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.

Окончательно оформленный документ утверждается соответствующим приказом, издаваемым руководителем организации.

Содержание документа обычно разрабатывается на основе типовых (примерных) положений о персональных данных, а также документов, регулирующих деятельность организации в области управления кадровыми и информационными ресурсами.

Рекомендуемая структура положения:
1. Общая информация.
2. Состав персональных данных сотрудников.
3. Организация обработки персональных данных.
4. Ответственность за нарушение требований к обработке персональных данных.

К положению в качестве приложений обычно разрабатываются и прикладываются формы заявлений о согласии работника на обработку, получение и передачу его персональных данных третьими лицами.