Содержание:
Стандарты учета и отчетности. Решение «Отчетность по стандартам USALI»
Управление гостиничными комплексами и санаториями на основе отчетности USALI
Общей целью работы любого предприятия является получение прибыли. Для оценки результатов деятельности гостиничного комплекса или санатория необходима определенная точка отсчета, с которой можно сравнивать реальные показатели. Чаще всего для сравнения используют данные бюджета гостиницы или результаты деятельности отеля за предшествующие периоды, результаты деятельности конкурентов. Ключевым моментом при таких сравнениях является то, что все сравниваемые значения должны иметь единую унифицированную основу, которая позволит проводить адекватное сопоставление.
В качестве такой метрики может выступать система USALI (The Uniform System of Accounts for the Lodging Industry), являющаяся одним из стандартов построения финансового планирования и отчетности для предприятий гостиничной индустрии. Единая система отчетности в индустрии гостеприимства USALI разработана в США в 1926 году. С тех пор USALI претерпела несколько редакций, однако принципы, которыми руководствовались составители единой системы, всегда остаются неизменными.
Основным понятием в USALI является «центр ответственности», который может быть двух видов: «центр доходов» и «центр затрат». Гостиничный комплекс или санаторий разделяется на подразделения, каждое из которых отвечает за свой блок доходов и/или расходов. На базе отчетов о деятельности подразделений рассчитывается ряд стандартных показателей, включающих в себя себестоимость единицы услуг, точку безубыточности и т.п. В системе управления финансами можно получать как текущие отчеты о деятельности подразделений, так и рассчитывать основные показатели оперативной деятельности подразделений.
Например, как узнать, что ресторан при гостинице убыточен? Существует вероятность того, что директор ресторана может преподнести данные несоответствующие действительности, умышленно фальсифицировать показатели деятельности ресторана. Система USALI с ее понятием «центра ответственности» позволяет получить итоговые показатели о финансовом состоянии ресторана не от его директора, а от экономиста в виде данных управленческой отчетности.
Компания «Вест Концепт» предлагает услуги по постановке и автоматизации финансового планирования и отчетности на основе стандартов USALI.
Использование стандартов USALI в гостиничном бизнесе
Журнал "Автоматизация и безопасность в сфере услуг", №3, сентябрь 2009
Об успешном опыте внедрения с помощью компании "Вест Концепт" рассказывают генеральный директор МДЦ "Виктория" Дмитрий Виноградов и руководитель гостиничного направления "Вест Концепт" Анна Левина.
Термин USALI - Uniform System of Accounts for the Lodging Industry - переводится как Унифицированный стандарт финансовой отчетности для индустрии гостеприимства. Впервые идея создания унифицированной системы USALI была предложена членам гостиничной ассоциации Нью-Йорка (Hotel Association of New York City) и по сути представляла собой одну из первых попыток гостиничной индустрии США выработать общие рекомендации по созданию единых стандартов бухгалтерского учета и финансовой отчетности в гостиницах. Первая редакция стандартов USALI была опубликована в 1926 году в США, тогда же был сформирован комитет для создания и публикации новых редакций. С того времени система претерпела много изменений, было опубликовано несколько редакций, но принципы системы остаются неизменными.
Кто использует стандарты USALI?
Стандарты USALI представляют собой свод рекомендаций по управлению и оценке деятельности предприятий гостеприимства. До 1961 года стандарты могли использоваться только крупными отелями, но после многочисленных обращений малых гостиниц Ассоциация отелей и мотелей Америки (American Hotel and Motel Association, AH&MA) поручила Национальной ассоциации бухгалтеров (National Association of Accountants, NAA) адаптировать существующую систему для малых предприятий. С тех пор финансовый комитет Американской ассоциации отелей и средств размещения (American Hotel and Lodging Association, AH&LA), правопреемницы AH&MA, в сотрудничестве с Обществом профессионалов в области гостеприимства (Hospitality Financial and Technology Professionals, HFTP) регулярно выпускают новые редакции системы USALI. В 2007 была выпущена новая, 10-я редакция, предназначенная для использования бухгалтерами и финансовыми директорами всех категорий отелей.
Почему гостиничные комплексы и санатории выбирают USALI?
Использование системы USALI дает возможность сравнивать результаты деятельности своей гостиницы за различные периоды времени с результатами деятельности других гостиниц. В основу стандартов USALI заложен опыт многих гостиничных комплексов, и разрабатывались они специалистами индустрии гостеприимства. Именно потому, что стандарты USALI являются унифицированной основой для проведения адекватного сравнения результатов своей деятельности, ими пользуются отели во всем мире.
В конце 90-х гг. прошлого века были проведены исследования о степени узнаваемости и использования системы USALI среди отельеров Америки. Результаты показали, что лишь 88% респондентов знают о существовании системы, несмотря на то, что ее широко рекомендуют к использованию не один десяток лет и что основная финансовая статистика построена на основе общих принципов именно данной системы. 78% респондентов подтвердили, что используют систему USALI на своих предприятиях, из них чуть больше половины указали, что система принята к использованию на корпоративном уровне. 43% респондентов заявили, что часто используют систему в своей деятельности, 4% -ежедневно, а 3% - еженедельно. С другой стороны, 37% респондентов используют систему лишь несколько раз в год время от времени. Большое количество российских отелей последовали примеру своих западных коллег и используют стандарты USALI. «Гранд Отель Европа» 5*(Санкт-Петербург) около 10 лет успешно работает с использованием стандартов USALI. Не менее успешно на этих стандартах работают и московские отели. Российская управляющая компания WEL активно использует стандарты USALI при запуске своих отелей (например, в отеле «Милан »4* ).
Зачем нужны стандарты USALI?
Любому гостиничному комплексу необходимо оценивать свою эффективность. Чаще всего в индустрии гостеприимства реальные результаты сравнивают по трем основным составляющим. Первая - сравнение фактических данных с результатами деятельности гостиницы за предыдущий период - позволяет собственнику увидеть тенденции развития своего бизнеса. Вторая - сравнение текущих показателей с запланированным бюджетом - дает возможность сформировать план-фактный анализ деятельности гостиничного комплекса. И третья составляющая - сравнение реальных результатов своей деятельности с результатами деятельности других гостиниц.
Единая система USALI предназначена для эффективного решения таких управленческих задач, как определение эффективности деятельности подразделений гостиницы, контроль затрат, формирования справедливой системы поощрения сотрудников, планирование доходов и затрат на основе бюджетов подразделений, налоговое и финансовое планирование, ценообразование на основе анализа безубыточности и удельных затрат. Помимо этого, на основе стандартов USALI проводится корректное сравнение результатов деятельности гостиничных комплексов и санаториев.
Какое отношение стандарты имеют к автоматизации и зачем нужно автоматизировать гостиничный комплекс с использованием стандартов USALI?
Довольно сложно сформировать отчетность по стандартам USALI вручную, существенную помощь в ее формировании может оказать информационная система и грамотно осуществленный проект автоматизации.
Если предполагается автоматизировать управленческий учет по стандартам USALI, то уже на этапе составления технического задания необходимо заложить основные принципы, на которых в дальнейшем будет основываться формирование отчетности. Одним из основных принципов единой системы USALI является отражение в отчетности каждого подразделения гостиницы в соответствии с традиционной ответственностью и организационной структурой, которые присутствуют в большинстве гостиниц. Для правильного построение отчетности необходимо определить все центры ответственности в гостиничном комплексе, разделить их на доходные и расходные. Для каждого центра ответственности необходимо выявить статьи доходов и расходов.
Полученную аналитическую информацию необходимо перенести в информационную систему и настроить с учетом специфики отеля. Таким образом, получаем полноценную отчетность по стандартам USALI, автоматически формирующуюся из системы и позволяющую собственникам предприятия индустрии гостеприимства получать актуальную информацию, необходимую для анализа результатов деятельности предприятия как в целом, так и по каждому подразделению.
Пример использования стандартов USALI
В качестве примера успешного использования стандартов USALI можно привести Международный Деловой Центр «Виктория». Международный деловой центр «Виктория» (г. Выборг) включает в себя гостиницу на 60 номеров, бизнес-центр класса «А» общей площадью 3000 кв.м, 5 конференц-залов, лобби-бар, 2 ресторана, банкетный зал и конференц-бар. Безусловно, собственникам делового центра необходимо контролировать финансовые потоки и понимать, какие из многочисленных услуг, предоставляемых центром, проносят доход, а какие нет. Концепция использования стандартов USALI, разработанная совместно с генеральным директором МДЦ «Виктория» Дмитрием Олеговичем Виноградовым, а именно: выделение центров ответственности, определение статей доходов и расходов, предопределение методики распределения косвенных затрат, обозначение необходимых бюджетов - позволяет ежемесячно получать финансовую отчетность, необходимую для контроля прибыльности бизнеса. Она содержит фактические и плановые показатели: отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, баланс, детализированные отчеты в разрезе подразделений и различные справочные отчеты.
«Финансовая отчетность по стандартам USALI являлась основной целью проекта автоматизации, которую мы ставили перед компанией «Вест Концепт». В результате мы получили возможность оценивать эффективность деятельности как всего делового центра, так и каждого из его подразделений, сравнивать наши показатели с другими предприятиямииндустрии гостеприимства. Мы считаем, что стандарты USALI являются наиболее подходящими для ведения нашего бизнеса и полностью удовлетворяют наши информационные потребности», - комментирует Дмитрий Олегович Виноградов, генеральный директор МДЦ «Виктория».
На каких системах можно автоматизировать отчетность по стандартам USALI?
Не имеет существенного значения название системы, - заключает Анна Левина, - система должна быть гибкой и легко адаптируемой. Большинство проектов автоматизации объектов индустрии гостеприимства, в которых я участвовала, велись на базе системы Microsoft Dynamics Navision, так как эта система легко адаптируема и построена на европейских стандартах учета. Из наиболее распространенных продуктов на территории Российской федерации, помимо Navision, я могу вспомнить примеры автоматизации гостиничных комплексов по стандартам USALI на базе платформы «1С: Предприятие 8» и на системе Scala. В любом случае, к выбору наиболее подходящей платформы всегда нужно подходить индивидуально.
Редакция благодарит компанию «Вест Концепт» за предоставленные материалы.
Разработка управленческой отчетности в гостиничном бизнесе
Рубрика: Экономика и управление
Статья просмотрена: 1990 раз
Библиографическое описание:
Кубаткина Г. А. Разработка управленческой отчетности в гостиничном бизнесе // Молодой ученый. 2010. №5. Т.1. С. 185-187. URL https://moluch.ru/archive/16/1544/ (дата обращения: 03.01.2019).
Отчетность, формируемая в ходе работы гостиничного предприятия, имеет значительный объем и свою отраслевую специфику. Поэтому пользователи должны уметь правильно истолковывать данные, чтобы анализировать, контролировать и управлять процессом оказания гостиничных услуг. На основании отчетности управляющие делают выводы в двух направлениях:
- на текущий момент деятельности гостиницы;
- о долгосрочных бизнес-процессах.
Пользователями управленческой отчетности могут являться акционеры, менеджеры всех уровней, руководители всех служб и отделов, но информация, доступная менеджерам технического уровня, является доступной любому пользователю в силу своего общего характера. Информация же, предоставляемая высшему руководству, носит более закрытый характер, так как содержит, помимо общедоступных сведения, коммерческую тайну. Управленческая отчетность в гостиничном бизнесе служит для стратегического и оперативного управления гостиничным комплексом. Грамотно изложенная, достоверная и оперативная информация дает руководству гостиницы возможность принимать правильные управленческие решения.
Управленческая отчетность не может быть стабильной и неизменной. Период обновления внутренней управленческой отчетности должен быть как можно короче. В гостиничном бизнесе, исходя из специфики оказания услуг, предлагаем обновлять управленческую отчетность ежесуточно, по мере закрытия дня, особенно в плане загрузки номерного фонда и получения доходов; это позволит работать стабильно не только службе размещения, но и службам, обеспечивающим бесперебойную работу всей гостиницы в целом.
Данные управленческих отчетов служат для принятия управленческих решений. Эти отчеты не имеют определенной формы и составляются в любом удобном для пользователя виде.
Гостиница представляет собой сложный комплекс прибыльностью которого нужно эффективно управлять. Гостиница имеет в своем составе, как минимум два предприятия: предприятие, оказывающее услугу по проживанию и предприятие, оказывающее услугу по питанию.
Чтобы оценить результаты деятельности, необходима точка отсчета, с которой можно сравнивать реальные результаты. Чаще всего для сравнения используются следующие базы:
· результаты за предшествующие периоды;
· результаты деятельности других гостиниц или гостиничных комплексов.
Ключевым моментом при таких сравнениях является то, что все значения должны собираться на согласованной основе. Гостиничный бизнес во всем мире старается достичь этой согласованности в показателях результатов деятельности посредством использования единой системы. Она представляет собой некоторые подробные рекомендации по тому, как следует трактовать конкретные операции в бухгалтерском учете с тем, чтобы результаты деятельности гостиницы отражались в управленческой отчетности, таким образом, который поможет менеджерам в оценке результатов деятельности по сравнению с предшествующими периодами, бюджетом и прочими гостиницами. Для достижения такой согласованности предлагаем пользоваться Единой системой счетов для гостиниц.
Единая система «Uniform System of Accounts for the Lodging Industry» (USALI) родилась в США и впервые была опубликована в 1926 году. С того времени было опубликовано несколько редакций.
Основной принцип Единой системы заключается в том, что результаты отражаются в отчетности по каждому отделу гостиницы в соответствии с традиционной ответственностью и организационной структурой, которые присутствуют в большинстве гостиниц. Все расходы, которые относятся к конкретному отделу (и контролируются им) распределяются на счет выручки этого отдела для получения операционной прибыли данного
Единая система счетов определяет стандартные формы и классификацию счетов для сведения лиц, занимающихся составлением предоставлением финансовой отчетности. Стандартизация, предполагаемая единой системой счетов, позволяет внутренним и внешним пользователям финансовой отчетности сравнивать финансовое положение и результаты деятельности конкретной организации с аналогичными типами организаций в гостиничном бизнесе.
Согласно Единой системе отчеты об операционной деятельности предоставляют всем менеджерам информацию о том, как действует каждое предприятие, являющееся составной частью гостиницы. Анализ результатов деятельности отделов также дает инструмент для изучения низких результатов и контроля за каждым элементом деятельности гостиницы. Обзор результатов деятельности каждого отдела также означает, что убытки, получаемые одними отделами, не будут иметь возможности вуалироваться прибылью других.
Формирование управленческой отчетности производится по каждому отделу гостиницы (центру доходов и затрат) в отдельности.
В соответствии с основным принципом USALI, предлагаем формы управленческой отчетности для гостиничных предприятий, следующей структуры:
1. Отчеты по центрам доходов;
2. Отчеты по нераспределенным затратам;
3. Отчеты по фиксированным расходам;
4. Общие отчеты по гостинице.
Форму отчетности предлагаем представлять в Т - образном формате. По нашему мнению, данный формат имеет идеальную форму, удобен для чтения и анализа.
USALI: Система управленческой отчетности
Справочник правил подготовки отчетности о деятельности гостиницы по системе USALI
USALI: Изучение системы показателей и отчетов
Семинары и учебные курсы по подготовке отчетности и расчету показателей по системе USALI
USALI: Программы для подготовки отчетов
Программные продукты и услуги для подготовки отчетов по системе USALI
Единая система счетов гостиничного хозяйства: USALI
USALI - это единая система отчетов и набор показателей для анализа и управления отелем
USALI: для чего нужная единая системе или что такое хорошо, а что такое плохо?
Чтобы понять хорошо ли работает отель необходимо проанализировать показатели деятельности, а еще лучше сравнить с другими предприятиями.
Такое сравнение возможно только если методика подготовки отчетов и принципы расчета показателей одинаковые во всех гостиницах.
Система отчетности USALI предоставляет методику расчета показателей деятельности, которые позволяют проанализировать результаты и сравнить их со своими результатами прошлых периодов, с аналогичными результатами других отелей в том числе и из других регионов, сравнить с нормативными показателями для отрасли.
Чаще всего для сравнения используют данные бюджета гостиницы, результаты деятельности отеля за предшествующие периоды, или результаты деятельности других гостиниц, с которыми можно сравнить результаты работы собственного предприятия.
Садясь за руль легкового автомобиля, не зависимо от того в какой автомобиль вы сели, вы ожидаете увидеть приметно одинаковый набор приборов на приборной панели и примерно одинаковое количество средств управления: руль, переключатель скоростей, педали. Примерно то же самое призван сделать стандарт управленческой отчетности USALI - предоставить универсальный набор отчетов и показателей для управления предприятием.
Чтобы подготовить систему отчетности по системе USALI мы рекомендуем:
- Использовать программное обеспечение для подготовки отчетности
- Настроить соответствие используемых на предприятии аналитик учета с аналитиками USALI
- Обучить персонал работе с аналитикой USALI на этапе ввода первичных документов
Понимает ли бухгалтер экономиста или как USALI может помочь восстановить мир
USALI – международный стандарт управленческой отчетности гостиничного бизнеса - эталон для сетевого отеля. Однако столетний опыт ведения гостиничного хозяйства применим и для хостела, мини-отеля, пансионата, санатория.
Директор нашей гостиницы увлекается аквариумными рыбками, в следствии чего с каждым годом количество аквариумов в гостинице увеличивается. Когда аквариумов было 3 штуки Гриня, наш разнорабочий, справлялся с чисткой их за 1 день. Когда их стало больше десятка, Гриня стал задерживаться после смены, а когда число аквариумов превысило 30 штук, пришлось вызывать помощь. Да не тут-то было. Потому что главбух и финансист никак не найдут компромисс: оплачивать сверхурочные, заключить договор ГПХ, а если заключить договор с клининговой компанией, они сделают работу мастерски, да еще и витражи помоют. Вот так и спорили, пока рыбки не начали умирать.
Есть решение: международный стандарт USALI предлагает выбрать приемлемый способ отнесения затрат в управленческом учете:
- разделить обязанности среди сотрудников хозяйственной службы (при желании увеличить окладную часть заработной платы). В этом случае затраты будут отражены по статье SalariesandWages/Заработная плата по окладам
- заключить договор ГПХ или нанять временных сотрудников и отразить затраты по статье Contracted,LeasedandOutsourcedLabor/ Оплата по контрактам
- заключить договор с клининговой компанией на оказание услуг. Такие затраты будут отражены по статье OtherExpenses/ContractServices
Стандарт USALI предлагает несколько вариантов отражения затрат и часто такое разнообразие вызывает сложности у начинающих экономистов. Какой же вариант отражения верный? В основе принятия решения должна лежать мысль о соответствии плановых и фактических показателей. Если на этапе планирования затраты на выполнение работы были запланированы в статье Заработная плата – текущие затраты, даже если работу выполняет сторонняя организация, стоит отразить в том же разделе.
Ваше решение не понимает бухгалтер? Но это странно, ведь в теории отечественного бухгалтерского учета есть принцип «приоритета экономического содержания над правовой формой».
«Предприятие должно жить только в рамках бюджета» - скажет финансист, а бухгалтер махнет рукой и скажет: «Главное, чтобы баланс сошелся! А ВАША управленческая отчетность никому не нужна.» А по результатам месяца/квартала/года бухгалтеру стало обидно, что премию не дали.
Система USALI подружит команду гостиницы. В зависимости от того, по какой статье будут запланированы расходы, так и будем контролировать исполнение бюджета, а соответственно, выполнение поставленных показателей. Каждый показатель приводит или не приводит к нашим целям.
Управленческая отчетность USALI
Единая система гостиничной финансовой отчетности - "Uniform System of Accounts for the Lodging Industry" (USALI) появилась в США и впервые была опубликована в 1926 году.
Единая система счетов определяет стандартные формы и классификацию счетов для сведения лиц, занимающихся составлением предоставлением финансовой отчетности. Стандартизация, предполагаемая единой системой счетов, позволяет внутренним и внешним пользователям финансовой отчетности сравнивать финансовое положение и результаты деятельности конкретной организации с аналогичными типами организаций в гостиничном бизнесе.
1С:ERP
1С:Консолидация
1С:Упр. Производственным Предприятием
1С:Управление Холдингом
1С:Управление Проектной Организацией
1С:Управление Строительной Организацией
Microsoft Dynamics NAV
Отель
Санаторий, профилакторий, медицина
Оператор сети отелей
USALI для начинающих
В одной из прошлых статей я вскользь упомянул систему USALI (The Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) в качестве одного из существующих стандартов финансового планирования и отчетности для предприятий гостиничной индустрии. После публикации статьи ко мне пришло несколько одинаковых вопросов, в основном касающихся одного и того же – что это за система, в чем ее плюсы, можно ли без нее жить и т.п. Будучи ленивым по своей природе и любящим тратить свободное время исключительно на кинематограф, я решил, что лучше написать одну статью, чем отвечать каждому отдельно.
Впервые идея создания системы унифицированных счетов пришла в голову членам гостиничной ассоциации Нью-Йорка (Hotel Association of New York City), когда они задумались о создании единой системы бухгалтерского учета для ассоциированных отелей. Чтобы оценить результаты деятельности любого отеля, необходима некая точка отсчета, с которой можно сравнивать полученные результаты. Чаще всего для сравнения используют данные бюджета гостиницы или результаты деятельности отеля за предшествующие периоды, или результаты деятельности других гостиниц, с которыми можно сравнить результаты работы собственного детища. Однако ключевым моментом при таких сравнениях является то, что все сравниваемые значения должны иметь единую унифицированную основу, которая позволит проводить адекватное сравнение. Заложить подобную основу как раз и пытались члены ассоциации, разработав в 1926 г. первую редакцию системы USALI, а также сформировав комитет для создания и публикации новых редакций данного документа в будущем. По сути, данная система являла собой одну из первых попыток гостиничной индустрии США выработать общие рекомендации по созданию единых стандартов бухгалтерского учета и финансовой отчетности в гостиницах.
В 1961 г., принимая во внимание многочисленные просьбы со стороны малых гостиниц и мотелей, Ассоциация отелей и мотелей Америки (American Hotel and Motel Association, AH&MA) поручила Национальной ассоциации бухгалтеров (National Association of Accountants, NAA) адаптировать существующую систему для нужд малых предприятий и с учетом их специфики. С тех пор финансовый комитет Американской ассоциации отелей и средств размещения (American Hotel and Lodging Association, AH&LA), правопреемницы AH&MA, в сотрудничестве с Обществом профессионалов в области гостеприимства (Hospitality Financial and Technology Professionals, HFTP) регулярно выпускают новые редакции системы USALI. В 2007 г. вышла в свет новая 10-я редакция, предназначенная для использования бухгалтерами и финансовыми директорами отелей любых типов и размеров.
Основным принципом в системе USALI является понятие центра ответственности, который может быть представлен как центр доходов либо как центр расходов. Весь отель разделяется на подразделения, каждое из которых отвечает за свой блок доходов и/или расходов. На базе отчетов о деятельности данных подразделений вычисляется и анализируется набор стандартных показателей, среди которых себестоимость единицы услуги, точка безубыточности и другие. Несмотря на то, что принципы, которыми руководствовались авторы системы, по сей день остаются неизменными, USALI на протяжении всей своей истории неоднократно изменялась и модифицировалась, пытаясь создать наиболее оптимальную систему учета. Так, например, до выхода 9-й редакции системы расходы до открытия отеля, включающие в себя затраты на нематериальные активы (например, расходы на грандиозное официальное открытие, рекламу, обучение персонала отеля), традиционно обозначались как «preopening expense» и отражались в балансе в разделе «other asset». Вследствие этого амортизация данных активов проходила в течение 3-5 лет. В 9-й редакции было принято решение не учитывать данные расходы как активы и, следовательно, списывать их однократно в полном объеме, не подвергая амортизации.
В конце 90-х гг. прошлого века были проведены исследования о степени узнаваемости и использования системы USALI среди отельеров Америки. Результаты показали, что лишь 88% респондентов знают о существовании системы, несмотря на то, что ее широко рекомендуют к использованию не один десяток лет и основная финансовая статистика построена на основе общих принципов именно данной системы. Далее 78% респондентов подтвердили, что используют систему USALI на своих предприятиях, из которых чуть больше половины указали, что система принята к использованию на корпоративном уровне. 43% респондентов заявили, что часто используют систему в своей деятельности, 4% - ежедневно, а 3% - еженедельно. С другой стороны, 37% респондентов используют систему лишь несколько раз в год время от времени.
Наибольшая выгода от использования системы USALI в финансовой системе отеля заключается в наличии хорошо проработанной стандартизованной системы учета и отчетности, позволяющей вести единообразный корректный учет и сравнивать результаты различных периодов и операций. Преимущество внедрения подобной системы управленческой отчетности заключается также в ее сквозном характере. Настроив ее один раз, потом на ее основе можно осуществлять и планирование, и бюджетирование, и оценку достигнутого результата. В ходе развития гостиницы данный стандарт не изменяется, а лишь дополняется. Если появляются новые подразделения, вводятся новые центры ответственности, если появляются новые крупные статьи, они указываются отдельно. Кроме того, принимая во внимание возраст системы, можно говорить о тщательной проработке многих деталей и нюансов системы учета и распределения активов гостиничного бизнеса.
Несмотря на все свои плюсы, система USALI далеко не идеальна, и существуют объективные препятствия для ее свободного использования. Так, некоторые гостиничные финансовые директора отмечают, что в системе USALI есть противоречия с операционной деятельностью гостиницы, кроме того она (операционная деятельность) не может быть полностью отражена в рамках USALI. Еще один из недостатков системы – это ее печально известная склонность к усложнению финансовой отчетности.
Таково современное положение дел с системой USALI. Несомненно, применяя в гостиничной бухгалтерии или при разработке бизнес-плана еще на стадии проектирования гостиницы систему USALI, мы получаем качественный хорошо проработанный финансовый инструмент, способный, с одной стороны, помочь многим отельным предприятиям в части постановки бухгалтерского и финансового учета, с другой – понять собственникам и инвесторам уровень затрат, связанных с созданием и/или открытием отеля. Однако стремление системы к всеобщей стандартизации и ее попытка охватить все сферы гостиничной деятельности неминуемо приводит к определенным противоречиям и порой к значительным усложнениям при подготовке и без того непростой финансовой отчетности в гостиницах. Если же говорить о применении системы USALI в России, то, прежде всего, необходимо заметить, что сама система, принимая во внимание место ее рождения, тесно взаимосвязана с системой бухгалтерского учета GAAP, что накладывает определенные ограничения на применимость USALI в нашей стране. Тем не менее, многие аспекты, учтенные и описанные в системе, вполне применимы и в нашей гостиничной индустрии. Так, внедряя систему в отечественном отеле, необходимо произвести адаптацию ее стандартов к российским условиям, в частности в большинстве случаев для получения отчетов в формате USALI приходится углублять аналитику по общепринятым в гостиничном бизнесе статьям доходов и расходов. Например, если текущим планом счетов гостиницы предусматривается аналитика МБП, то в требуемом варианте она должна быть детализирована до уровня «белье», «расходные материалы» и т.д.
Напоследок, отвечая на вопрос «Можно ли жить без этой системы в России?», замечу, что конечно можно, порой, вполне эффективно (особенно управляя малым отелем). Однако знакомство с данной системой может не только расширить кругозор любого отельера, что всегда будет полезно, но и позволит понять и правильно построить отдельные этапы учета на предприятии гостиничной сферы нашей страны.
Дмитрий Иванов, кандидат экономических наук
Отчетность по usali
Кира Иванькович, директор направления "Автоматизация гостинично-cанаторного бизнеса" ГК «ККС».
- Для того чтобы оценить результат деятельности гостиницы, гостиничного комплекса или санатория, необходимо иметь возможность сравнивать такие показатели, как бюджет гостиницы и данные за предшествующие и текущий периоды ее работы. Сравниваемые значения при этом должны быть унифицированы, что позволит их адекватно сопоставлять.
В качестве такого стандарта для предприятий гостиничной индустрии выступает система USALI (The Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) для построения финансового планирования и отчетности предприятий гостиничной индустрии.
В программе Intellect Style разработана и успешно функционирует система управленческого учета, построенная на основе международной системы отчетности по стандарту USALI. Она работает как в одиночных отелях, так и сетевых объектах. Отчеты, формируемые в системе, дают управляющему персоналу возможность получать информацию о себестоимости единицы услуг, точке безубыточности, прибыли и другим показателям, по различным подразделениям одной гостиницы, либо сравнивать аналогичные показатели всех отелей одной сети, а также получать консолидированную отчетность о финансовом состоянии всех отелей одной сети.
Для сетевых отелей в Intellect Style разработана также система сетевого бронирования CRS, которая позволяет с помощью WEB-интерфейса бронировать номерной фонд и ресурсы, видеть загрузку и состояние номерного фонда по всей цепочки отелей
Какие отчеты, формируемые системой, помогут управляющему отеля и руководителям служб гостиницы оценить итоги работы гостиницы и спланировать правильную стратегию на следующий год. В Intellect Style формируются оперативные отчеты по коммерческой и экономической деятельности различных служб. Эти отчеты помогают управляющему персоналу оценить состояние дел по каждому подразделению отеля, проанализировать доходы, полученные от работы с различными сегментами рынка, контрагентами, тарифами, получить полную информацию о количестве человек, проживающих в отеле, количестве мест/дней, коэффициенте использования номерного фонда, средней стоимости места и номера, а также сравнить данные показатели с запланированными величинами и показателями прошлого года за тот же период.
По каким параметрам целесообразно сравнить итоги работы отеля в завершающемся году в сравнении с предыдущим. Конечно, это такие показатели как доход, прибыль, точка рентабельности по различным сегментам предоставляемых услуг, классов номеров и сегментам рынка, а также в разрезе тарифов, квот и контрагентов с которыми работает гостиница. Кроме того, целесообразно анализировать количественные показатели: количество человек, туро-дней и такие показатели, как средняя стоимость и себестоимость одного человекодня и номера в том или ином классе номеров отеля, коэффициенты использования номерного фонда.
Этот анализ ведется в Intellect Style и позволяет выявить влияние проводимых изменений (реновация, активная маркетинговая работа и прочее) на финансовый результат отеля, наиболее прибыльные и пользующиеся спросом у клиентов услуги, наиболее выгодных контрагентов, с которыми стоит заключать договора на следующий год. Аналитика позволяет развивать и улучшать инфраструктуру отеля, добиваясь того, чтобы гость тратил как можно больше средств внутри самой гостиницы, и, конечно, соизмерять полученную прибыль и количество проделанной работы
Система Intellect Style, внедренная в гостинице, позволяет получать итоговые показатели о финансовом состоянии различных служб не от их руководителей, которые могут представлять завышенные оценки того или иного показателя, а от экономиста в виде данных независимой управленческой отчетности.