Как оформить уведомление об отпуске

Уведомление об отпуске

Как и многие другие подобные документы в трудовых правоотношениях, уведомление об отпуске является обязательным для составления. Это прямое требование ст. 123 Трудового кодекса РФ: работник должен быть ознакомлен о времени начала отпуска не менее чем за 2 недели до его начала.

Но сам факт ознакомления может быть организован на предприятии разными способами. Обычно работник сам обращается к работодателю с заявлением на очередной отпуск или об отпуске без сохранения заработной платы. В соответствии с графиком отпусков. Работодатель издает приказ и на нем проставляется подпись работника.

Но для того, чтобы организация кадрового дела на предприятии велась безупречно, составление такого документа необходимо. Тем более что это простая процедура.

Уведомление об отпуске

Пример уведомления об отпуске

18 ноября 2017 г. город Нолинск

Уведомление об отпуске

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляем Вас о том, что в соответствии с графиком отпусков на 2017 год (приказ генерального директора № 108 от 10.12.2016 г.) время начала Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска – 10 декабря 2017 г. Время окончания отпуска – 15 января 2018 г. (с зачетом праздничных дней).

Генеральный директор Долгоруков А.Р.

С уведомлением об отпуске ознакомлена.

20.11.2017 г. Синицина И.Ф.

Как составить уведомление об отпуске

Сотрудник кадрового отдела должен ознакомить сотрудника с датой начала отпуска. Не менее, чем за 2 недели. На практике желательно включить в текст документа также дату окончания законного времени отдыха. Ведь в коммерческих организациях часто встречается разделение отпуска на части.

Аналогично составляется документ и при направлении сотрудника в дополнительный отпуск в рамках гарантий и компенсаций отдельным категориям работников.

Иногда работодатель в силу экономических условий уведомляет работников об отпуске без сохранения заработной платы. Конечно, это не законно. Есть понятие простоя. Можно попробовать подать жалобу в трудовую инспекцию, прокуратуру. Взвесив желание работать в организации или добиться справедливости.

Когда вручать уведомление об отпуске

Предположим ситуацию, когда работодатель не успел уведомить работника о начале отпуска. В таких случаях все зависит от договоренности сторон. Работник вправе подать заявление о переносе отпуска, которое начальник обязан рассмотреть положительно.

Помимо уведомления допускаются также:

• выдача копии приказа
• ведомость ознакомления с приказом
• ведомость ознакомления с графиком (с указанием на конкретную дата начала очередного отпуска)
• другие способы, позволяющие зафиксировать факт ознакомления сотрудника.

Уведомление об отпуске вручается лично (при отказе от подписи или получения составляйте соответствующий акт), либо направляется заказным письмом с почтовым уведомлением о вручении (если сотрудник работает удаленно, в командировке, находится на больничном и т.п.).

Уведомление о начале отпуска

Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

В каких случаях формируется документ

Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

Что будет, если не направить уведомление

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

Образец уведомления о начале отпуска

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

• данные об отправителе (предприятии-работодателе);
• данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
• сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

• дату, с которой человек уходит в отпуск;
• продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
• день выхода на работу (указать точное число).

Как передать уведомление

До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:

• Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
• Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).

Правила оформления уведомления об отпуске

Все наемные работники по закону имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Есть и другие виды освобождения от труда на несколько дней.

Какие есть обязанности у предприятия перед рабочим по предоставлению отпускных дней? Об этом и пойдет речь далее.

Понятие и виды отпуска. Законодательная база вопроса

ТК гарантирует каждому трудящемуся право на такой отдых.

Различают несколько видов отпусков:

Отпуск предоставляется по желанию работника. Если ежегодный отпуск предоставляется по графику, то необходимо заранее уведомить трудящегося о предстоящих выходных днях. Если же он уходит по заявлению, то ставить в известность его не обязательно. Но каждый из перечисленных видов отдыха обязательно согласовывается с руководством предприятия, а оно в свою очередь обязано своевременно уведомлять будущего отпускника.

Назначение уведомления

Администрация предприятия должна ознакомить о предстоящем отпуске работника не позднее, чем за 2 недели до календарной даты его начала. Это закреплено в законодательстве статьей 123 ТК РФ.

Но существует исключение: эта процедура опускается в случае, если работник написал заявление о его предоставлении. Таким образом, он уже осведомлен о дате своего ухода на отдых.

Если данную процедуру необходимо выполнить, то осуществляется она путем направления письменного извещения персонально работнику в соответствии с общим порядком предупреждений. Можно известить трудящихся из единого структурного подразделения под роспись в рабочей тетради руководителя данного отдела или участка.

Все отпускники должны узнать о дате начала отпуска в соответствии с законодательством. Если это условие не будет выполнено, то такие действия дают основания для его переноса на другой срок.

При отказе трудящегося от ознакомления с письменным извещением об отпуске необходимо составить соответствующий акт.

В каких случаях оно применяется

В содержании Трудового кодекса (ст. 123) есть четкое обозначение о важности оформления уведомления о начале отпуска. Руководству предприятия вменено в обязанность оповещать в письменной форме каждого наемного труженика о периоде его отпускной кампании в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Как правило, такой график на будущий год заранее утверждается на предприятии, примерно в середине декабря уходящего года. Идеальным вариантом будет являться тот, когда все сроки по предоставления периода отдыха заранее согласованы управляющей администрацией с трудящимися. Однако, практика показывает напротив случаи, когда время отправки сотрудника в отпуска пропускается для извещения наемных работников. В таких случаях он вынужден отдыхать уже по утвержденному графику.

На крупнейших технологических производствах с непрерывным конвейерным процессом и т.п. предприятиях обязательно заранее готовиться график ежегодных оплачиваемых отпусков. В таких организациях уведомление о начале отпускной компании сотрудников играет очень важную роль. Но если от работника поступило заявление на предоставление отпуска, то необходимость в извещении устраняется.

Порядок составления

Единого бланка уведомления для всех предприятий, утвержденного нормативным актом, не существует. Поэтому каждая организация имеет право разработать удобную для себя форму извещения о ежегодном оплачиваемом отпуске. Но есть пункты, которые должны быть обязательными и придавать документу юридическую значимость.

В уведомлении должна быть следующая информация:

• официальные реквизиты работодателя;
• регистрационный номер и дату исходящей документации;
• занимаемую должность сотрудника;
• индивидуальные данные будущего отпускника;
• ссылку на статью ТК РФ, по которой работника уведомляют о предстоящем отпуске;
• подпись управляющего организацией.

Содержание данного документа

В нем должен быть отражен текст, в котором указывается о предстоящем отпуске, за какой период отработанного времени и срок, который предоставляется трудящемуся для отдыха от рабочих обязанностей.

Примерный бланк составляется работниками кадровой службы. В нем могут меняться только должность, ФИО сотрудника, количество дней отпуска с указанием конкретных дат. Остальной костяк о реквизитах предприятия и руководителе, как правило, не затрагивается.

Удобство трафаретного бланка оценит любой кадровик, т.к. оформление уведомлений по готовому формату позволит значительно сократить время.

Порядок ознакомления сотрудника

Для ознакомления с извещением о предстоящем отпуске необходимо подготовить 2 экземпляра уведомления. Это необходимо для выдачи одного сотруднику и сохранения второго документа на предприятии. Нужно выполнить обязательное условие по вопросу персонального ознакомления. Каждому сотруднику нужно вручить извещение о начале отпуска в письменной форме.

Узнать о своем отпуске сотрудник может несколькими путями:

1. При личном контакте с сотрудником кадровой службы предприятия;
2. При прочтении приказа о предоставлении дней отдыха;
3. Во время утверждения плана отпусков, подписавшись в бланке ведомости к нему или в специальной графе прямо в графике;
4. В своем подразделении работник может поставить визу в рабочем журнале руководителя отдела.

Если же сотрудник не согласен со сроками и поэтому отказывается от подписи, то нужно оформить об этом акт.

Для регистрации подобного рода извещений об отпускных днях необходимо создать специальный журнал учета уведомлений.

В такую книгу необходимо вносить сведения о предварительном извещении с выдачей документа на руки под роспись сотрудникам организации.

Практика показывает, что постоянное внесение информации в журнал облегчает при необходимости быстрый поиск запрашиваемой информации.

Оформление начинают с заполнения титульного листа журнала, где отражают такие сведения:

• полное наименование предприятия;
• наименование книги;
• даты начала и окончания ведения регистрационного журнала.

Далее переходят к следующей странице, где указывается информация об ответственных лицах за внесение данных в журнал. Поскольку единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет, то организация сама разрабатывает удобные графы в журнале. При этом на совете администрации организации принимают решение о включении в регистрационную книгу уведомлений перечень граф для необходимых сведений.

Одинаковыми пунктами для разных учреждений могут быть такие:

• наименование формы документа;
• дата начала и окончания создания книги и учета уведомлений;
• порядковая нумерация при регистрации извещений;
• краткое содержание уведомления;
• информация о сотруднике, на чье имя оно отправлено;
• календарное число вручения документа;
• если вручается лично, то подпись получателя;
• краткий смысл ответа трудящегося на предъявленное ему уведомление.

Готовые бланки листов для журнала нумеруются и обязательно сшиваются. После того, как руководитель предприятия поставит свою визу и печать организации на последней странице для скрепления документа, журнал можно использовать по назначению.

Хранение уведомления

Что касается вопроса хранения уведомлений об отпусках, то здесь нужно ориентироваться на нормы Перечня типовых управленческих документов. На основании данного законодательного акта приказы и извещения должны сохраняться на протяжении не менее 5 лет. Место хранения: архивное помещение, специально оборудованное для хранения документации.

Если предприятие по каким-то причинам прекращает свою деятельность, то до закрытия ему нужно передать на хранение все уведомления о начале отпуска, срок издания которых не достиг 5 лет, в территориальный архив в установленном порядке.

Особенности уведомления различных видов сотрудников

На каждом предприятии есть свои нюансы выписки и ознакомления работников о предстоящем отпуске. Рассмотрим более типичные обстоятельства, которые часто встречаются в практике работы кадровиков.

Как правильно предоставить и ознакомить с ежегодным отпуском сотрудника, если он работает по совместительству? Для этого кадровику необходимо узнать, в какие сроки у него запланированы дни отдыха по его основному месту работы, и внести при разработке плана отпусков те же периоды, т.к. они должны полностью совпасть. Для подтверждения трудящийся должен предоставить нужные данные с основного предприятия.

В случае, когда совместителю предоставляется ежегодный отпуск, но он заработал его частично, то недостающие дни ему оформляют без содержания. Оплата должна быть выполнена только за заработанные им дни отдыха. Уведомляется такой сотрудник чисто информативно, т.к. он сам заинтересован в совпадении сроков отпускной компании.

Если же работник, оформленный на предприятие по совместительству, не предоставил сведения о своем отпуске по основному месту работы, то ему необходимо его планировать на общих основаниях. Соответственно уведомление обязательно нужно ему выдать не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Генерального директора

В трудовом законодательстве не предусмотрено разделение сотрудников по должностям, поэтому он для всех одинаков.

Следовательно директора необходимо уведомить, как и остальных сотрудников о предстоящем отпуске под роспись. Сделать это можно при подписании приказа о его отпуске и уведомления одновременно.

Особенности составления уведомлений в различных ситуациях

Иногда бывают такие обстоятельства, когда время отпуска нужно прервать по каким-то производственным причинам. Как в таких случаях правильно поступить работнику отдела кадров, если во время отпуска сотрудника нужно вызвать на работу, отменить дополнительные дни отдыха или изменить их количество?

При отзыве из отпуска

Поскольку законодательство гарантирует право на отпуск каждому работнику, то работодатель не может в одностороннем порядке сократить время заслуженного отдыха. По производственной необходимости его можно вызвать на работу только если он на это согласен.

Есть категория работников, чей отпуск нельзя ни в коем случае прерывать:

• лица, не достигшие 18 возраста;
• женщины, ушедшие в декретный отпуск;
• трудящиеся, задействованные на производстве с вредными условиями труда.

Согласие рабочего на прерывание отпуска должно быть письменно оформлено. Формат может иметь произвольную форму с указанием таких данных:

• ФИО работника;
• календарное число начала отпускного периода;
• сколько дней осталось до окончания отпуска;
• когда отпускник планирует использовать не отгулянные дни.

Затем начальник участка готовит уведомление директору, где указывают причину вызова конкретного сотрудника из отпуска. Форма его должна быть в виде служебной записки или докладной. На основании этого документа оформляется соответствующий приказ. Работник должен поставить подпись на приказе о том, что он ознакомлен с его содержанием.

Как правильно отозвать работника из отпуска, рассказано в следующем видеоматериале:

Об отмене дополнительного отпуска

Работодатель может отменить дополнительные отпуска, только соблюдая все требования ст. 72, ст. 116 ТК РФ. Основание, порядок и условия их устанавливаются при подписании коллективного договора либо иного нормативного акта, согласованного с выборным органом первичной профсоюзной организации.

Условия предоставления помимо ежегодного отпуска дополнительных дней отдыха необходимо закрепить в трудовом договоре. Об этом указано в ст. 57 ТК РФ. Внесение изменений в условия трудового договора допустимо при наличии соглашения сторон, заключенного в письменной форме.

В случае несогласия работников с отказом от дополнительного отпуска необходимо рассматривать нормы ст. 74 ТК РФ. В ней указывается о том, что, при определенных обстоятельствах, когда невозможно осуществить сохранение условий трудового договора, возможно внесение корректирующих изменений по инициативе работодателя кроме перемены трудовых функций трудящегося. Обычно такое бывает при изменениях технологического процесса.

Со стороны работодателя должно поступить в адрес рабочего уведомление об необходимости исключить из трудового договора условия о предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска. В тексте необходимо обосновать причины, заставившие работодателя пойти на такой шаг. Известить работника об изменениях нужно в письменной форме не позднее чем за 2 месяца. Сроки могут быть иными, поэтому необходимо следить за изменениями в ТК РФ.

Об изменении количества дней отдыха

При ухудшении прав сотрудника работодатель должен трудящихся известить заранее. Например, работодатель предоставлял наемным работникам тридцатидневный отпуск, но обстоятельства потребовали его уменьшить до 28 дней.

В трудовых договорах указано, что отпуск работнику предоставляется на 30 дней. Решив уменьшить срок на 2 дня, руководитель предприятия не нарушил закон, т.к. по ТК РФ он должен длиться не менее 28 дней.

Прежде чем внести изменения в трудовые договора управляющему необходимо уведомить рабочих об изменении периода ежегодного отпуска, указав причину (например, приведение в соответствие с трудовым кодексом). Штатные сотрудники должны узнать об этом не позже, чем за 2 месяца до вступления изменений в силу.

Выполняется это так:

1. Издается приказ об уменьшении количества дней отпуска.
2. Работникам лично под роспись вручается уведомление со ссылкой на приказ.

Получив согласие работников на изменение срока отпуска, кадровику необходимо подготовить дополнительные соглашения к трудовым договорам и подписать их сторонами.

При нарушении данного регламента, например, не уведомив сотрудников в срок об наступивших изменениях, руководству компании грозит наказание.

Правила оформления разных видов отпусков рассмотрены в следующем видео уроке:

Делопроизводство

Уведомление о начале отпуска

Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.

Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом — уведомлением об отпуске.

Обязателен ли данный документ?

Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Пример:

По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.

График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.

В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.

Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.

Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.

В каких случаях применяется?

Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.

Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению.

Пример:

По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В. должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В. была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции.

Сотрудница написала заявление на отпуск, администрация предприятия согласилась отпустить Суворову Е.В. раньше намеченного срока. В данном случае оформлять уведомление о начале очередного отпуска работникам отдела кадров предприятия не понадобилось.

Правила оформления

Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа.

Для придания юридической значимости в форму документа необходимо включать следующие данные:

• реквизиты предприятия;
• исходящий номер и дату регистрации уведомления об отпуске;
• должность, фамилию и инициалы будущего отпускника;
• информативную часть документа, содержащую сведения о предстоящем отпуске с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ;
• подпись работодателя.

Образец уведомления о начале отпуска работника

Уведомление о предстоящем отпуске входит в перечень нормативных актов предприятия, используемых в ежедневном документообороте.

Работники кадровой службы могут самостоятельно составить образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска.

Уведомление о начале отпуска

Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений.

Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.

Скачать образец можно тут:

Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?

На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:

• о реорганизации предприятия;
• о предоставлении объяснений;
• о переводе;
• об изменении в условии труда;
• о предстоящем отпуске.

В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.

Постоянное оформление журнала гарантирует при необходимости быстрый поиск необходимых сведений.

На титульной странице журнала отражаются:

• наименование организации;
• название документа;
• период начала и окончания ведения данного журнала регистрации.

Следующая страница содержит сведения об ответственных лицах за ведение журнала.

Единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет.

Администрация организации выносит самостоятельное решение о включении в журнал необходимых сведений.

В основном, в табличную форму журнала включаются следующие сведения:

• название документа;
• дата оформления;
• номер регистрации уведомления;
• основной смысл содержания уведомления;
• должность, фамилия и инициалы работника, на имя которого выписано уведомление;
• день вручения извещения;
• информация об ответе работника на предъявленное уведомление.

Распечатанные листы журнала нумеруются и обязательно прошиваются.

Руководитель организации заверяет подписью и печатью скрепленный документ.

Скачать образец журнала можно здесь:

Где и сколько хранится?

Срок хранения уведомлений об отпуске регламентируется Перечнем типовых управленческих документов.

Приказы на предоставление очередных оплачиваемых отпусков и уведомления о начале отпуска хранятся в течение пяти лет в специально оборудованных архивных помещениях.

Предприятия, прекратившие свою производственную деятельность до истечения пятилетнего срока, сдают уведомления о начале отпуска в территориальный архив в установленном порядке.

Как оформляется отпуск преподавателей? Читайте тут.

Как происходит ознакомление?

Обязательным условием персонального ознакомления каждого сотрудника о начале отпуска служит письменная форма документа.

Существует несколько вариантов извещения работников о предстоящем отпуске:

• непосредственное личное уведомление о намеченном отпуске;
• приказ на предоставление очередного оплачиваемого отпуска;
• ведомость ознакомления, приложенная к графику отпусков;
• включенная в график отпусков графа, предназначенная для росписей работников организации;
• в рамках одного структурного подразделения возможно ознакомление сотрудников с оформлением подписи в рабочем журнале руководителя подразделения.

В случае, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник отдела кадров оформляет акт об отказе.

Пример:

По утвержденному графику отпусков механик Иванов М.Я. должен был идти в очередной отпуск с 20 февраля текущего года. С этим сроком он не был согласен.

Поэтому, когда 5 февраля сотрудник отдела кадров вручил Иванову М.Я. уведомление о начале отпуска, механик отказался подписывать документ. Сотрудник кадровой службы оформил акт об отказе подписи.

За сколько дней выдается?

Срок уведомления сотрудников об отпуске утвержден законодательно и равен 14 дням.

Подготавливая документ об уведомлении важно соблюдать срок передачи его сотруднику. Не позднее двух недель до начала отпуска работник организации должен письменно засвидетельствовать факт ознакомления со сроками предстоящего отдыха.

Если по независящим от него причинам, сотрудник отсутствует на рабочем месте, уведомление о начале отпуска отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении его адресату.

При этом датой уведомления будет служить дата получения письма сотрудником предприятия.

Кто подписывает?

Бланк подписывает непосредственно руководитель организации.

При оформлении приказа о наделении соответствующими полномочиями конкретных работников кадровой службы, данные документы подписывают непосредственно должностные лица отдела кадров.

Сотрудник, получивший персональное извещение об отпуске, должен лично поставить подпись в знак ознакомления.

Другие варианты подтверждения не будут иметь юридической силы и документ будет признан недействительным.

Можно ли предоставить отпуск раньше 6 месяцев? Узнайте здесь.

Можно ли взять отпуск перед отпуском по беременности и родам? Ответ тут.

Нюансы уведомления совместителей

Существует несколько особенностей при оформлении отпуска таким работникам.

Отпуск совместителям должен быть предоставлен в то же самое время, что и очередной отпуск по основному виду работы. Для выполнения этого условия работники должны предоставить сведения о сроках предоставления оплачиваемого отпуска на основном месте.

Если совместитель не отработал положенного времени для предоставления очередного отпуска, на недостающие дни ему оформляется отпуск без содержания.

Фактически уведомление о начале отпуска для совместителей носит чисто информативный характер, поскольку сотрудник лично заинтересован в своевременном оформлении очередного отпуска по месту работы по совместительству.

Совместители, не предоставившие сведения о сроках отдыха по основному месту работы, включаются в график отпусков на общем основании.

В этом случае уведомление о начале отпуска совместителям вручается не позднее двух недель до начала наступления отдыха.

Знание и применение на практике существующих норм оформления, передачи и подтверждение получения уведомления о сроках очередного оплачиваемого отдыха значительно упростит сотрудничество по этому вопросу работодателя и сотрудников организации.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   • Москва и Область - +7 (499) 703-16-92
   • Санкт-Петербург и область - +7 (812) 309-85-28
   • Регионы - 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Уведомление о начале отпуска

Каждый житель РФ при трудоустройстве на постоянную работу имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Чтобы правильно оформить его, нужно знать критерии и аспекты составления документов. Это поможет избежать немало проблем. Сотрудники, которые скоро отправятся в отпуск, должны быть проинформированы специальным документом — уведомлением об отдыхе.

Уведомление о начале отпуска по графику

В статье 123 ТК РФ обозначены основные критерии оформления. В ней сказано, что для отправления сотрудника на оплачиваемый отдых достаточно графика отдыха и оформленного приказа. Извещение о начале отдыха должно быть передано работнику не позднее, чем за две недели до начала.

Приказ и извещение — это разные бумаги. При процедуре сокращения численности штата обязательно потребуется документ уведомления. Если речь идет об отгуле, приказа может вполне хватить. Ведь ни у работодателя, ни у сотрудника нет выбора по предоставлению отпуска согласно графику. Установленные даты играют огромное значение. Работодатель обязан не нарушать составленный план. Приказ должен быть передан сотруднику под подпись за две недели до наступления отдыха. Соблюдайте все нормы Трудового кодекса и следуйте согласно внутренним нормативным актам, которые составляются работодателем.

Нужно ли уведомление о начале отпуска?

Если вы задаетесь вопросом о том, нужно ли извещение о начале отдыха, то работодатель в письменной форме должен предупредить каждого сотрудника о приближении отгула. Он основывается на составленный в конце прошлого года график отдыха.

Ниже рассматривается пример:

Согласно графику, инженер Иванов В.В должен был отправиться в отпуск 25 апреля этого года. 10 апреля он получил уведомление о том, что его дата отдыха приближается. Иванов подтвердил свое согласие. Утвержденный законом двухнедельный срок был выполнен.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отгула, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отгулов.

Идеальный вариант — когда период отпусков на следующий год согласовывается непосредственно с сотрудниками. В действительности во многих предприятиях сотрудники видят уже утвержденный график отгулов. Он составляется в середине декабря. Если извещение не было передано в указанный законодательством срок, то сотрудник базируясь на это нарушение, может не идти в отпуск в установленное время. Время отдыха может быть перенесено в зависимости от заявления.

Порядок уведомления работника о начале отпуска

Форма уведомления на каждом предприятии своя, так как законодатели не позаботились об этом. В специальном бланке следует указать количество дней отдыха, точную дату ухода и выхода на работу и так далее. Извещение составляется в двух вариантах. Один передается кадровому отделу, а другой предоставляется работнику.

Сотрудники кадровой службы не настаивают на том, чтобы документ составлялся на отдельном листе бумаги. Это значительно упрощает оформление документов. Чтобы у них не прибавилась еще работа, они могут использовать приказ об отпуске. Но чтобы он использовался и в виде извещения, его необходимо издать за две недели до отправления работника в отгул. В нем предусматривается вся необходимая информация и свободная строчка для подписи. Поэтому такая форма извещения вполне законна. Но обратите внимание, что проверяющие органы не всегда с этим согласны.

Образец уведомления о начале отпуска

Стандартизированной формы уведомления о начале отдыха нет. Руководители компании могут воспользоваться либо письменной, либо устной формой. Тем не менее, должны быть соблюдены все условия, которые представлены в статье 123 ТК РФ:

• Оповестить работника нужно за 14 календарных дней до наступления отпуска;
• Извещение должно быть подписано работником в качестве подтверждения об ознакомлении.

В письме Роструда под номером 1693 говорится о том, что работодатель может самостоятельно определить метод информирования сотрудников.

К примеру, может быть создан специальный журнал, образец которого представлен ниже.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска

Как говорилось выше, правила Трудового законодательства гласят о том, что сотрудника о предстоящем отгуле нужно уведомить, как минимум, за две недели. Он должен подписаться, если это письменное уведомление или приказ. Подпись будет подтверждать о том, что он был ознакомлен с этим документом.

В документе не обязательно писать о количестве дней. Достаточно указать период начала отдыха и его окончание. Как и другие уведомления и приказы, срок хранения на предприятии может быть в пределах 5 лет. Хотя об этом ничего в законодательстве не сказано.