Путевой лист требования по заполнению

Новый порядок заполнения путевых листов с 26 февраля 2017 года

26 февраля 2017 года вступают в силу изменения в Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

13 февраля 2017 года Минюст РФ зарегистрировал Приказ Министерства транспорта Российской Федерации № 17 "О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. № 152" от 18.01.2017 года. Согласно новому приказу в порядок оформления путевых листов на транспортные средства вносятся изменения. Новый приказ вступает в силу 26.02.2017 года.

Вот текст приказа Министерства транспорта РФ №17 от 18 января 2017 года:

Внести обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года №152 следующие изменения:

1. 1. В пункте 12 слова "В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании." исключить.

1. 2. Дополнить пунктом 16.1 следующего содержания:

"16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов".

Вот правила заполнения путевого листа на основании старого приказа Министерства транспорта РФ, которые был принят 18 сентября 2008 года:

Правила заполнения путевых листов:

1. 9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

1. 10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

1. 11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

1. 12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

1. 13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

1. 14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

1. 15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

1. 16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов

1. 17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

1. 18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Мы выделили красным пункт 12 правил заполнения путевых листов, который перестанет действовать с 26 февраля 2017 года, после вступления в силу нового приказа Министерства транспорта № 17 от 18.01.2017 года. То есть, согласно новому законодательству, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателем будет не нужно обязательно проставлять вверху путевого листа свою печать или штамп.

Зеленым цветом мы выдели новый пункт 16.1 в правилах заполнения путевых листов, который вступит в силу 26.02.2017 года. Теперь вместе с отметкой медицинского работника о прохождении медицинского предрейсового осмотра, автотранспортные средства, принадлежащие юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям на правах собственности, аренды или лизинга должны передвигаться по дорогам общего пользования с путевым листом, с отметкой о предрейсовом осмотре.

Скачать приказ о новых правила заполнения путевых листов с 2017 года: pravila-zapolneniya-putevyh-listov-s-2017-goda.pdf [81,07 Kb] (cкачиваний: 16004)

Ссылка на официальный государственный документ - здесь

Правила заполнения путевых листов в 2018 году

Порядок заполнения путевых листов в прошлом году меняли дважды. Обязательных реквизитов в документе стало больше: теперь надо указывать сведения о предрейсовом контроле состояния транспорта и ОГРН. Расскажем подробно о правилах заполнения путевых листов в 2018 году и приведем образец.

Правила заполнения путевого листа в 2018 году: изменения

Обязательных реквизитов в путевых листах стало больше. В прошлом году Минтранс дважды менял правила заполнения первички.

Сведения о предрейсовом контроле. Изменения в порядок заполнения путевых листов Минтранс сначала внес приказом от 18.01.17 № 17. В путевых листах теперь должны быть сведения о предрейсовом контроле состояния автомобилей. Этого требуют правила безопасности (п. 29 приказа Минтранса России от 15.01.2014 № 7).

Предрейсовый осмотр проводит контролер, который аттестован в транспортной инспекции (п. 14.3 приказа Минтранса от 28.09.2015 № 287). Например, это может быть водитель или мастер. Если в штате нет такого сотрудника, отметку проставьте за плату в сервисном центре. Если с машиной все в порядке, в листе контролер запишет: "Прошел предрейсовый контроль технического состояния", свою подпись и фамилию. Если есть неисправность, то ничего ставить не надо.

Из приказа № 17 было не ясно, кто обязан соблюдать новое требование - все компании или только транспортные организации. Этот вопрос мы уточнили у специалистов Минтранса. Там считают, что предрейсовый контроль обязателен для всех, даже если на служебной машине ездит директор на встречу с контрагентом.

Позднее приказом от 07.11.17 № 476 Минтранс уточнил, что в путевом листе обязательна отметка о техническом состоянии. Теперь в приказе сказано, что ставить ее должны компании, которые проводят предрейсовый контроль по требованиям закона. Из-за этого некоторые коллеги решили, что отметка обязательна только для организаций, которые перевозят пассажиров и грузы.

На самом деле проводить предрейсовые осмотры обязаны все компании, которые эксплуатируют автомобили. Не имеет значения, перевозит компания грузы или директор ездит на служебном автомобиле на встречи с контрагентами. Ведь поддержка технического состояния - это требование к безопасности дорожного движения (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Так считают в Минтрансе.

В то же время ставить отметку компании теперь будут реже. Делать это нужно, только когда автомобиль выезжает с основного места стоянки. Раньше ставить отметку нужно было, когда машина выезжает и возвращается к месту стоянки (п. 29 Правил, утв. приказом Минтранса России от 15.01.2014 № 7).

Отметку о техническом контроле машины вправе ставить любой сотрудник компании. Например, водитель или мастер. При этом отдельную ставку для контролера вводить в штат не надо. Достаточно, чтобы сотрудника аттестовала транспортная инспекция (п. 14.3 приказа Минтранса России от 28.09.2015 № 287).

Отметка о предрейсовом техосмотре в путевом листе. Образец

Без отметки в путевом листе водитель выезжать на маршрут не вправе (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса России от 06.04.17 № 141). Контролеры могут оштрафовать компанию на 30 тыс. рублей, водителя - на 5 тыс. рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Также компании, которые отказались от печати, могут не ставить печать на путевых листах. Изменения утвердил приказ Минтранса от 18.01.17 № 17.

ОГРН. С 15 декабря 2017 года среди прочих обязательных реквизитов в путевом листе должен быть еще один - ОГРН. По новым правилам ОГРН надо внести в сведения о собственнике автомобиля. Теперь в бланки нужно включить ОГРН компании, чтобы ее могли идентифицировать контролеры. Раньше вносили в лист только название компании, организационную форму, адрес и номер телефона. Это и другие изменения в порядок оформления путевых листов внес Минтранс приказом от 07.11.17 № 476.

ОГРН в путевом листе. Образец

Специалисты Минтранса поясняют, что ОГРН нужен, чтобы идентифицировать компанию. Например, когда контролеры штрафуют за нарушения. Иначе сложно вычислить компанию только по адресу, если там зарегистрировались сразу несколько организаций.

Правила заполнения путевого листа в 2018 году: образец

Компании и ИП должны оформлять путевые листы на каждое транспортное средство, которое используется для перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Лист оформляют на один день или срок не более одного месяца. А если транспорт используют посменно несколько водителей, то можно оформлять несколько документов раздельно на каждого водителя.

В наименовании путевого листа следует указать тип транспортного средства, на которое он оформляется. Номер указывается в заголовке в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем системой нумерации.

Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на стоянку проставляют уполномоченные лица, назначаемые руководителем организации или ИП, и заверяют их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.

ИП ставит даты, время и показания одометра при выезде транспорта с постоянной стоянки и его заезде на стоянку, если совмещает обязанности водителя.

Если на одно транспортное средство оформлены нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя, дата, время и показания одометра при выезде транспорта с постоянной стоянки проставляются в листе водителя, который первым выезжает со стоянки. А дата, время и показания одометра при заезде на стоянку - в листе водителя, который последним заезжает на стоянку.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр, заверяя его штампом и подписью с указанием Ф. И. О.

Дату и время проведения предрейсового контроля техсостояния транспорта указывает соответствующий контролер и заверяет его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Владельцы транспортных средств обязаны регистрировать путевые листы в журнале регистрации и хранить их не менее 5 лет.

Образец заполнения путевого листа 2018

Скачать образец заполнения заполнения путевого листа 2018

Обязательные реквизиты путевого листа 2018

Компании сами решают, по какой форме составлять путевые листы. Можно использовать свой бланк либо унифицированную форму (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Но и в том и другом случае в путевых листах должны быть все обязательные реквизиты. Они есть в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152 (см.таблицу ниже).

Обязательные реквизиты путевого листа 2018

Для компании - название, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона;

для ИП - Ф. И. О., почтовый адрес, номер телефона.

- Тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства. Если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

- Государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

- Показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

- Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе

- Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.

В путевом листе могут быть размещены дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа.

Безопаснее составлять путевые листы, если работники ездят на своих автомобилях по делам компании. Иначе есть риск, что фонды или налоговики потребуют взносы с компенсации за личные машины работников. По мнению ревизоров, без путевых листов нельзя доказать, что компания использовала автомобиль в деятельности. Значит, работник получил оплату за труд, а не компенсацию за использование личного транспорта.

Отбиться от претензий получается только в суде (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 10.08.2016 № Ф02-3897/2016).

Инспекторы снимают расходы, если компания неверно заполнила путевые листы. Но чаще ревизоры доначисляют налог не из-за ошибок, а из-за подозрительных реквизитов. Мы выяснили, на что обращают инспекторы внимание на проверках

Инспекторы проверяют в путевом листе каждый реквизит, а их в документе больше 20. Есть пять ловушек, в которые чаще всего попадаются компании. Мы их показали на образце (см. ниже).

1. В описании маршрута нет названия контрагента. Налоговики требуют, чтобы в путевом листе компания писала маршрут поездки с названием улицы, номером дома и даже наименованием контрагента. Если таких данных нет, считают перевозку фиктивной и снимают расходы.

Как избежать проблем. Пишите в листе подробный маршрут. Правда, иногда это невозможно. Например, если водитель едет в поле или лес, где нет точного адреса. Тогда компании пишут название ближайшего населенного пункта. Но можно сделать отметку о том, что сотрудник будет работать в поле, и записать координаты - широту и долготу. Координаты можно получить с помощью навигатора. Если это не убедит инспекторов, защитить расходы получится в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).

2. Работник каждый день ездит в одни и те же места. Инспекторов насторожит маршрут поездки, если он повторяется изо дня в день. Особенно если на автомобиле ездит руководитель. Налоговики проверят, что находится по адресам, которые записаны в документах. Если ревизоры решат, что сотрудник ездил в личных целях, то снимут расходы.

Как избежать проблем. Подготовьте документы, которые подтвердят, что директор ездил по делам компании. Проблем не будет, если по адресам находятся подразделения, филиалы организации или контрагенты. Если директор ездит к потенциальным клиентам, безопаснее собрать бумаги о предстоящем сотрудничестве: переписка, предварительные договоры и др.

3. Директор ездит на машине по выходным. Инспекторы решат, что директор использовал автомобиль в личных целях, если в путевом листе записаны поездки в выходной. Если компания не докажет обратное, снимут расходы.

Как избежать проблем. Директор может ездить в выходной по делам компании. Но тогда в эти дни надо поставить в табеле учета выход на работу. Кроме того, нужны документы, которые подтвердят, что работа в выходной была необходима.

4. В путевом листе расход больше, чем вмещается в бак. В длительных поездках водитель может израсходовать бензина больше, чем вмещается в бак. Если он заправлялся несколько раз, то должно быть несколько чеков. Налоговики проверяют эти документы. Если в одном чеке больше топлива, чем могло вместиться в бак, налоговики считают, что расходы завышены, и снимают разницу.

Как избежать проблем. Проверяйте расход топлива в путевых листах и сравнивайте его с объемом бака. Размер бака можно посмотреть в инструкции к автомобилю или на сайте производителя. Если работник израсходовал больше, чем вмещается в бак, изучите чеки. Если чек всего один, уточните у работника, почему он купил больше бензина, чем вмещается в бак. Возможно, он заливал бензин в канистру. Тогда возьмите у работника объяснительную. Документ оправдает расходы перед налоговиками.

5. Скоропортящиеся продукты везли на обычной машине. Инспекторы проверят, какой автомобиль компания использовала для перевозки. Некоторые товары требуют особых условий. Например, мясо, рыбу, овощи и фрукты можно перевозить только в рефрижераторах. Если компания использовала обычный автомобиль, налоговики считают перевозку фиктивной.

Как избежать проблем. Летом безопаснее использовать специальные машины, даже если склад находится в нескольких метрах. Иначе потребуется доказывать, что поставка реальна. Например, факт погрузки-разгрузки можно подтвердить видео с камер наблюдения, фотографиями товаров, транспортными накладными и т. п. (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.02.2011 № А21-13459/2009).

Если при перевозке в обычной машине товары испортились, то списать расходы можно только в пределах норм естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Правила оформления и ведения путевых листов

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2018 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 . Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476. В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:

• легковых автомобилей;
• грузовых автомобилей;
• специального транспорта;
• легкового такси;
• грузового таки;
• автобусов общественных и необщего пользования.

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 , который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2018 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Новая форма путевого листа

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Таким образом, новые путевые листы 2018 года обязательно должны содержать следующие сведения:

• название и номер самого документа;
• реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
• дату выдачи;
• период действия;
• данные о водителе ТС;
• данные о самом ТС;
• данные о владельце ТС;
• данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять. Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ .

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа

Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Какой порядок заполнения путевых листов - образец, бланк

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 в его действующей редакции. Выделим его ключевые положения:

• путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства (п. 9 приказа Минтранса № 152); при посменном использовании машины разными водителями нужно формировать отдельный лист на каждого из них (п. 11);
• максимальный срок, на который возможно оформление путевых листов и который, таким образом, может указываться в документе, — 1 месяц (п. 10);
• в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
• в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;

Образец заполнения можно скачать здесь.

• в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично (п. 13, п. 14);
• если путевой лист оформляется при посменном пользовании машиной разными водителями, показатели одометра отмечаются в листе водителя, который первым выезжает на задание из гаража, а также того водителя, который заезжает обратно в гараж (п. 15);
• в путевом листе должны фиксироваться дата и время проведения медосмотров, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его штампом либо подписью при обязательном указании Ф. И. О. (п. 16);
• с 26.02.2017 (приказ Минтранса от 18.01.2017 № 17) обязательным реквизитом путевого листа стала отметка о проведения перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов (п. 16.1);
• заполненные путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (п. 17).

О порядке заполнения журнала учета путевых листов, читайте здесь.

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Способ заполнения соответствующего документа законодателем не определен — необходимые данные можно вносить в него как ручкой, так и на компьютере.

Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Ошибки в путевом листе и отказ в возврате НДС

Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист. Обращает на себя внимание случай, свидетельствующий об отказе ФНС в признании права ИП на вычет по НДС по той причине, что путевые листы были заполнены некорректно.

Речь идет об арбитражном деле № А65-20582/2013. Истец — индивидуальный предприниматель — купил автомобиль у ООО и оформил ряд подтверждающих документов — накладную и акт приема-передачи. Продавец выставил в адрес покупателя счет-фактуру, в котором был указан НДС. Также известно, что ИП оплатил машину за счет кредитных средств.

ИП, осуществив государственную регистрацию машины, подал в ФНС декларацию по НДС, в которой была указана сумма к вычету. Однако налоговики отказали ИП в вычете, посчитав, что машина куплена не для бизнеса, а для личных целей.

Покупатель автомобиля подал иск в арбитраж, намереваясь добиться в судебном порядке аннулирования решения ФНС. Но успехом его попытки не увенчались — суд в 3 инстанциях подтвердил правоту налоговиков.

В ходе слушаний ИП предъявил суду в качестве доказательства пользования автомобилем для целей бизнеса копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что данные источники не соответствуют требованиям приказа Минтранса № 152, поскольку в них не было указано некоторых важных, по мнению суда, реквизитов. Кроме того, в ходе слушаний было установлено, что в акте приема-передачи автомобиля была ошибка в указании наименования ООО, которое продало ИП транспортное средство.

Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится

Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.

Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.

Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.

Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.

Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считает ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.

Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2018-2019 годах

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. Основной источник права, в котором утверждены бланки путевых листов для различных видов автомобильной техники, а также типов предприятий — постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Однако применение этого документа не является обязательным, и владелец транспорта вправе сам разработать свой бланк путевого листа или, взяв за основу подходящую унифицированную форму, дополнить ее нужными реквизитами.

Но каким бы ни был применяемый владельцем транспорта бланк, он должен содержать обязательные для него реквизиты, его нужно утвердить в качестве используемого и заполнять, следуя рекомендациям приказа Минтранса № 152.

О том, каковы последние изменения, внесенные в этот приказ, читайте в материале «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа».

Наши специалисты на основе унифицированных бланков подготовили для вас образцы заполнения путевых листов в формате Word.

Наиболее часто используемые бланки путевых листов и образцы их заполнения вы можете найти в таких статьях, как:

Путевой лист — документ, который может иметь самостоятельно разработанную форму, но должен содержать ряд обязательных реквизитов и заполняться в соответствии с законодательно установленными требованиями. Нарушение порядка заполнения может привести к налоговым потерям для владельца транспорта.

Правила оформления и ведения путевых листов в 2018 году

Для чего нужен путевой лист

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2018 году: что изменилось

Изменения в путевых листах в 2018 году вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов (с 15 декабря 2017), то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Путевой лист 2018 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2018 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2018 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

В 2019 году в правила заполнения путевых листов внесены изменения — расширен перечень обязательных реквизитов. Теперь на бланке необходима отметка механика об исправности авто. Если компания работает с унифицированным бланком, то его придется скорректировать. О том, как это сделать — в статье. Там же образец заполнения путевого листа.

Главные новости декабря для бухгалтера

Путевой лист: бланк 2019

Копания может использовать типовую форму путевого листа. Например, форма путевого листа для легкового автомобиля утверждена постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Особенности заполнения разъяснены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257

Также компания вправе разработать собственный шаблон путевого листа. Туда включают обязательный набор реквизитов. Проверьте форму путевки в статье "Правильный путевой лист оправдает расходы на ГСМ и зарплату водителя".

Отказаться от унифицированных форм разрешено даже профессиональным перевозчикам – транспортным компаниям.

Выбранный путевой лист утвердите в учетной политике

Применяемый бланк нужно утвердить в учетной политикой компании. Также поступите, если переходите на новый шаблон.

Старые бланки из учетной политики при этом удалять не нужно. Оставляйте их для истории. Ведь налоговики могут проверить любой истекший период.

Обязательные реквизиты путевого листа 2019

Если используете самостоятельно разработанные бланки путевых листов, проверьте, чтобы там были указаны и заполнены 14 реквизитов:

1. Название – путевой лист.
2. Номер.
3. Срок действия.
4. Сведения о собственнике транспортного средства:
– для организаций: наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
– для предпринимателей: Ф. И. О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
5. Тип и модель машины.
6. Государственный регистрационный знак машины.
7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
9. Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
10. Ф. И. О. водителя.
11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
12. Штамп, подпись и Ф. И. О. медицинского работника, который проводит медосмотр.
13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем.
14. Подпись и Ф. И. О. контролера технического состояния машины.

Такой перечень реквизитов утвержден приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Правила заполнения путевого листа в 2019 году: штамп механика

Теперь компании обязаны вносили в путевой лист отчет механика о проверке авто перед выездом. Такие правила заполнения действуют с 26 февраля 2017 года. Это актуально для правил заполнения путевого листа грузового автомобиля 2019.