Пособие по кадровому делопроизводству от а до я

Содержание:

Ведение кадрового делопроизводства от А до Я

Организация и ведение кадрового делопроизводства - прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров - сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала – грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

переобучение на базе второго высшего образования;
получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
нормативные акты местного значения;
различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

агентства и бюро по трудоустройству;
государственная служба занятости;
ярмарки вакансий;
учебные заведения;
доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
другие организации;
знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление кадровой документации на конкретного сотрудника.

заключение трудового контракта;
издание приказа о приеме;
внесение записи в трудовую книжку нового сотрудника либо ее заведение;
оформление личной карточки;
если в организации принято – заведение личного дела;
ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки – это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения документов делопроизводство в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
регистрации приказов;
регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело – это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

копии приказов о работнике;
копии заявлений;
копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
анкета;
характеристики и отзывы;
справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Записи в трудовой книжке делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

Пособие по кадровому делопроизводству от а до я

Портал трудоустройства и универсальная база данных людей и организаций — Команда профессионалов CREW в г. Алматы, Казахстан

Практическое пособие «Кадровое делопроизводство от А до Я»

«Кадровое делопроизводство от А до Я» – единственное издание, содержащее практическую информацию, необходимую в работе кадровой службы. Материал публикуется в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан.
В предлагаемом издании вы найдете:

— подробные рекомендации по разработке и внедрению регламентов работы кадровой службы и локальных нормативных актов;
— описание типичных ошибок и рекомендации по их устранению;
— формы кадровых документов.
Книга предназначена для руководителей предприятий, специалистов кадровых служб, работников архивов и канцелярии, инженеров по безопасности и охране труда, юристов, специализирующихся в области трудового права, а также широкому кругу читателей.

Автор – Чумакова Л.А.,специалист по делопроизводству и архивному делу.

Основые темы:

— Организация кадрового делопроизводства
— Документы кадровой службы организации:

Правила трудового распорядка
Положение о порядке применения дисциплинарных взысканий
Должностные инструкции работников и положения о структурных подразделениях
Инструкция по делопроизводству
Инструкция по кадровому делопроизводству
Трудовой договор
Личная карточка работника
Личное дело работника
Трудовая книжка работника
Табель учета рабочего времени

— Персональные данные работников
— Оформление актов работодателя
— Оформление трудовых отношений:

Распорядительная документация по личному составу (формы приказов)
Оформление приема на работу
Оформление испытательного срока
Трудовой отпуск работника
Оформление прекращения трудового договора с работником

— Учетная и справочно-информационная документация:

Уведомления и заявления

— Номенклатура дел кадровой службы
— Подготовка и передача дел кадровой службы в архив организации
— Деловая переписка
— Служба безопасности и охраны труда организации.

Объем книги – А5, 416 стр., обложка – твердый переплет.
Стоимость книги – 3 000 тенге.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2018

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

Локальные нормативные акты.
Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

график сменности,
положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
Какова текучесть кадров?
Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

Работа с кадрами — удел любого работодателя, нанявшего персонал для выполнения необходимых трудовых функций. Согласно действующему законодательству руководство должно вести строгий учёт кадров, что сопряжено с оформлением и ведением различной документации.

Компании, предприятия и организации давно присутствующие на рынке имеют хорошо отлаженное делопроизводство. А вот новым юридическим лицам, недавно прошедшим регистрацию, приходится заниматься кадровыми бумагами с нуля, что всегда вызывает определённые трудности.

Кто занимается документами?

Обычно это человек, получивший должность в качестве совместителя — главный бухгалтер либо секретарь руководителя. Но на больших предприятиях вопросы в этой сфере решаются целым кадровым отделом, так как требуется обработать большие объёмы документации, а затем следить за её правильным ведением.

Читайте так же: Увольнение генералов 2019

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Количество необходимых специалистов определяется руководством с учётом не только численности персонала, но и специфики производственной или коммерческой деятельности данного юридического лица.

Например, на предприятиях с вредными или опасными условиями трудовой деятельности бумажной работы для кадровиков заметно больше, чем в обычном офисе с комфортными условиями труда.

Этапы и пошаговые руководства

Работа кадрового отдела и деятельность юридического лица в целом определяется законодательной и нормативной базой. Поэтому руководству необходимо определиться, какие именно документы потребуются на первом этапе.

Есть список обязательных документов, присутствующих в любой организации и на предприятии, а также специфическая документация, необходимая для работы отдельных предприятий, компаний и организаций.

Такие документы носят название нормативных и хранятся в кадровом отделе в специально отведённой для этого папке или сейфовой ячейке.

Обязательные документы

Существует список обязательных документов, которые требуются работодателю уже на первых этапах деятельности юридического лица. Это:

Различные виды приказов или основных распорядительных документов. Через приказы оформляется приём или увольнение работников, производится их перемещение в пределах одного предприятия или организации. Эти документы имеют отношение к трудовому стажу работников и по этой причине хранятся в течение 75 лет.
Также к приказам, имеющим отношения к кадрам, относят оформление отпускных периодов, декретов, периодов для ухода за детьми, направления в командировки, назначение премий и других поощрений, вынесение дисциплинарных взысканий, и так далее. Эти приказы хранятся в архивах чуть меньше — в среднем три-пять лет.
Рекомендуется завести две папки. В одной из них будут собраны приказы о приёме и увольнении, а также перемещениях сотрудников. А во второй все остальные приказы, имеющие отношение к рабочему персоналу.
Следующий вид важных документов — это личные карточки работников, оформленные на бланке Т-2. Данный тип документов включает в себя всю основную информацию по каждому из сотрудников. Хранить карточки можно в отдельной папке либо вместе с личными делами (как вложение в личные дела).
Ещё один обязательный документ — это трудовая книга, которая заводится работодателем на каждого работника, а затем оформляется и ведётся в соответствии с требованиями Правительства РФ, отражёнными в специальном постановлении под номером 225.
Книги оформляются в течение трёх дней с момента приёма на свободное место нового сотрудника. Этот документ не выдаётся работнику на руки до самого последнего дня работы при увольнении. Поскольку книжки относятся к документам, подлежащим строгому учёту, для них заводится отдельная учётная книга (журнал). В таком журнале фиксируется движение трудовых и вкладышей к ним. Срок хранение книжек и учётного журнала составляет 75 лет.
Ещё один важный документ — трудовой договор, заключаемый между работником и работодателем, и свидетельствующий о начале трудовой деятельности. В зависимости от типа документа (срочный или бессрочный) варьируется срок его хранения. Срочный документ хранится не менее пяти лет, а бессрочный остаётся в архиве в течение 75 лет.

Документы, имеющие отношение к этой сфере, как правило, обновляются один раз в пять лет.

Но этим перечнем список основных документов не ограничивается! Дополнительно потребуется:

Составить штатное расписание с учётом норм рабочего времени для всех категорий работников (например, совместителей, беременных сотрудниц, инвалидов).
Утвердить документ, отражающий порядок оплаты труда. Сюда, например, включается фиксированная сумма для работников, занятых по совмещению.
Завести журнал для учёта работников, направленных в командировки, и отдельный журнал для учёта издаваемых приказов.
Разработать и принять правила внутреннего распорядка. Например, установить дисциплинарное наказание за прогулы и опоздания.

Важно учесть все нюансы коммерческой и производственной деятельности! Например, на вредном производстве необходимо отразить в локальных документах порядок и нормы выдачи продуктов, а также выплату дополнительных компенсаций. А если требуется специальная одежда, сроки её выдачи работникам фиксируются в отдельном приказе или ином распорядительном документе.

Если для функционирования бухгалтерии или других отделов требуется программное обеспечение, определяется список необходимых программ.

Когда установлен весь перечень документов, необходимо отобразить порядок их ведения в специальном Положении о ведении делопроизводства. Это также необязательный документ, однако, его наличие значительно облегчит задачу для сотрудников кадрового отдела — они будут знать, что именно и когда от них требуется руководством.

Оформление руководителя

Новому юридическому лицу требуется официальный руководитель. Обычно работодатель нанимает генерального директора. Этому сотруднику доверяют приём рабочего персонала на вакантные места и заключение с людьми договоров.

Если директор одновременно является единственным учредителем, с ним всё равно заключается отдельный договор (учредитель нанимает на работу самого себя). То же самое правило касается предпринимателей — они подписывают договор как от себя, так и от лица нанимаемого руководителя.

После заключения договора в обязательном порядке издаётся приказ — это обязательная процедура для приёма на работу директора.

Нормативные акты

После найма на работу директора определяется количество должностей (рабочих мест), необходимых для нормального функционирования предприятия, компании или организации. На основании полученных цифр и с учётом производственного цикла, а также других особенностей деятельности юридического лица разрабатывается штатное расписание.

Для оформления этого документа принято пользоваться бланком унифицированного образца, хотя это необязательное требование и по желанию работодателя в документ можно внести дополнительные столбцы.

Все должности перечисляются в документе, начиная с главной (с директора) и заканчивая штатными единицами, имеющими отношение к вспомогательному персоналу. Для каждой требующейся должности фиксируется необходимое количество единиц штата, их оклад и положенные надбавки.

Затем создаётся рабочее расписание, включающее рабочий график для всего персонала.

Также в этом документе кратко указываются основные требования к внешнему виду сотрудников, их поведению, соблюдению распорядка и так далее.

На следующем этапе осуществляется разработка бланка типового договора, заключаемого при приёме на свободное место нового сотрудника. В документе необходимо учесть все основные требования трудового законодательства, а также положения локальных документов. Обычно разработкой этого документа занимаются юристы работодателя или нанятые специалисты.

Документ включает в себя следующие основные пункты (дополнительные можно внести, если они не противоречат ТК):

Наименование юридического лица, его адрес, телефон, фамилию, имя и отчество полномочного представителя, и его должность (обычно это директор).
Паспортные данные нанимаемого работника. Для них отводится отдельный пункт в шапке документа.
Должность сотрудника, тип его договора (срочный или бессрочный), указание типа рабочего места (основное или дополнительное).
Подробный перечень основных трудовых функций и обязанностей. Не обязательно давать полный список! Достаточно сослаться на инструкцию, утверждённую для конкретной должности.
Информацию по оплате трудовой деятельности, начислению дополнительных компенсаций и льгот, порядке предоставления отпускных периодов.
Информацию по рабочему графику, доплатам за сверхурочные работы.
Перечень оснований для прекращения действия документа и другую дополнительную информацию.
Подписи обеих сторон, их реквизиты, мокрую печать юридического лица.

Учётные документы

Для учёта документации создаются специальные книги (журналы) и папки. Каждый из журналов прошивается с обязательной нумерацией страниц. На прошивку с обратной стороны журнала наклеивается квадрат белой бумаги, на котором уполномоченное лицо ставит свою подпись и дату проверки (руководитель или другое должностное лицо).

Для ведения трудовых отдельным приказом назначается ответственный работник, который будет заполнять и хранить книжки всех работников.

Так как это документы строгой отчетности, их движение контролируется через отдельный учётный журнал. А хранение осуществляется в отдельном сейфе с обязательным запиранием этого хранилища на замок.

Назначенное для ведения лицо наблюдает за своевременным и правильным заполнением книжек, а в случае необходимости вносит в документы необходимые правки, заверяя их собственной подписью. Этот же сотрудник контролирует выдачу книжек при увольнении (увольняемый работник должен подписаться в учётном журнале, подтверждая получение трудовой).

Больше узнайте о проводках по зарплате в нашем материале!

О том, как оплачивается больничный лист в случае, если он выпал на выходные дни, вы можете узнать по ссылке.

Оформление работников

Полноценное функционирование юридического лица начинается с приёма на рабочие места сотрудников. Приём на вакантные места работников сопровождается документальным оформлением и это не только издание приказа или подписание договора.

Сотрудники кадрового отдела обязаны принять и подготовить ряд документов:

Получить заявление от соискателя сводного рабочего места и присвоить документу регистрационный номер (отразить его в специальном учётном журнале).
Ознакомить новичка со всеми инструкциями и локальными документами. Например, к таким документам относят коллективный договор, а в отдельных случаях документ о полной материальной ответственности, налагаемой на весь коллектив.
Оформить договор и передать его для подписания руководителю, а затем работнику.
При этом на основной копии делается пометка, что второй экземпляр этого документа выдан на руки сотруднику.
Оформить приказ, зарегистрировать его в учётной книге и передать для подписания руководителю.
На основании подписанного приказа оформить личную карточку и дело сотрудника.
Личное дело формируется из нескольких документов (заявления, копий личных документов работника, документов о полученном образовании и имеющейся квалификации, договора, приказа).
Передать необходимые документы в бухгалтерию для своевременного начисления сотруднику заработной платы.

На этом этапе документальное оформление каждого отдельного работника можно считать завершённым, а предприятие, компанию или организацию готовой к основной деятельности.

Пособие по кадровому делопроизводству от а до я

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ:
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ И ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ

1.1. Обязательные локальные нормативные акты и документы

1.1.1. Устав организации

1.1.2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

1.1.3. Положение (Инструкция) о защите персональных данных работников

1.1.4. Положение (Инструкция) об охране труда

1.1.5. График сменности

1.1.6. Документы по нормированию труда

1.2. Факультативные локальные нормативные акты и документы

1.2.1. Коллективный договор

1.2.2. Положения о структурных подразделениях

1.2.3. Должностные инструкции для служащих и трудовые (рабочие) инструкции для рабочих

1.2.4. Положение о персонале

1.2.5. Положение об аттестации

1.2.6. Положение о премировании и материальном стимулировании

1.2.7. Альбом форм документов по учету кадров

1.2.8. Инструкции (правила, положения) по выполнению отдельных видов работ. Инструкция по делопроизводству

1.3. Штатное расписание и график отпусков

1.3.1. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3)

1.3.2. График отпусков (унифицированная форма Т-7)

Приложение 1.1. Правила внутреннего трудового распорядка

Приложение 1.2. Положение о защите персональных данных работников

Приложение 1.3. Положение об охране труда

Приложение 1.4. Коллективный договор

Приложение 1.5. Положение об аттестации работников

Приложение 1.6. Инструкция по делопроизводству

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ
С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

2.1. Договоры: трудовой и гражданско-правовой

2.2. Личная карточка (форма Т-2)

2.3. Подсчет страхового стажа

2.4. Личное дело

2.5. Военно-учетный стол

2.6. Трудовая книжка

2.6.1. Общие положения по ведению трудовых книжек

2.6.2. Основные требования по ведению трудовых книжек

2.6.3. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые

2.6.4. Сведения о работе

2.6.5. Сведения об увольнении

2.6.6. Внесение в трудовую книжку новых сведений (изменение фамилии или получение второго образования)

2.6.7. Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек

2.6.8. Запись о присвоении работнику нового разряда (класса, категории)

2.6.9. Запись о времени прохождения военной службы

2.6.10. Записи о времени обучения

2.6.11. Запись о награждении почетной грамотой организации

2.6.12. Ведение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями

2.6.13. Хранение и учет трудовых книжек

2.7. Приказы и сопутствующие документы, которые готовит кадровая служба

2.7.1. Виды приказов, подготавливаемых кадровой службой

2.7.2. Приказы по личному составу

2.7.3. Документы, сопутствующие изданию приказов

2.8. Регистрация кадровых документов

2.8.1. Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

2.8.2. Журналы учета на факультативной основе

2.8.3. Оформление регистрационного журнала

Приложениe 2.1. Личная карточка работника

ГЛАВА 3. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

3.1. Цель создания, задачи и организация деятельности архива

3.2. Составление номенклатуры дел

3.3. Формирование дел

3.4. Подготовка дел к архивному хранению

3.5. Проведение экспертизы ценности документов

3.6. Оформление дел

3.6.1. Перегруппировка документов в деле

3.6.2. Подшивка или переплет дела

3.6.3. Нумерация листов в деле

3.6.4. Составление заверительной надписи дела

3.6.5. Составление внутренней описи документов дела

3.6.6. Оформление обложки дела

3.7. Составление описей дел

3.7.1. Заполнение формы описи

3.7.2. Составление отдельной описи на невостребованные документы

3.7.3. Справочный аппарат описи

3.7.4. Указатели к описи

3.7.5. Научно-справочный аппарат

3.7.6. Историческая справка к описи

3.8. Порядок уничтожения дел

3.9. Передача документов по личному составу на хранение в государственные или муниципальные архивы

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.

Читайте так же: Погашение ипотеки за счет программы молодая семья

Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.

Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.

Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.

С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.

Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.

Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.

Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.

Локальные акты организации: обязательные и факультативные

Кадровое делопроизводство должно основываться на нормативно-методических документах по работе с кадровой документацией. К ним относятся:

федеральные нормативные акты, действующие на всей территории Российской Федерации и регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках и т.п.;
межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документаци-онному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации кадровой документации;
внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т.д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами;
региональные нормативные акты, действующие на территории отдельного региона;
локальные нормативные акты, действующие на конкретном предприятии.

Основной процесс документационного обеспечения управления кадрами условно можно разделить на две взаимосвязанные части: документирование управления кадрами; организация работы с кадровыми документами.

Основным документом, регулирующим вопросы трудовых отношений, является Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ), который вступил в действие с 1 февраля 2002 г. Именно в нем следует искать указание на другие нормативные документы, необходимые для работы по учету и управлению персоналом организации. Трудовой кодекс увеличил количество письменных форм документов, отражающих взаимоотношения работодателя и работника.

Создание любого документа основывается на определенных правилах. Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и в конечном итоге — принятию качественного управленческого решения. В нашей стране существует многолетняя традиция применения стандартов на организационно-распорядительные документы, закрепивших основные правила оформления документов (первые стандарты были введены еще в 1972 г.). Целесообразно включить в список необходимых следующие нормативные документы:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобренно коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., приказ Главархива от 25 мая 1988 г.);
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст);
постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Заключительным этапом обработки документа является его архивирование. Для правильного оформления документов на архивное хранение следует учитывать следующие нормативы:

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2002 г., в ред. от 27 октября 2003 г.);
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-Ф3 (в ред. от 1 декабря 2007 г.).

Обязательные локальные нормативные акты и документы

Согласно ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Действующий Трудовой кодекс Российской Федерации требует, чтобы в организации был создан ряд локальных нормативных документов:

Устав организации является основным учредительным документом согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации. В этом документе прописаны основные положения организации: правовая форма, состав учредителей, сфера деятельности, порядок назначения и увольнения директора, его полномочия как представителя юридического лица. При составлении многих локальных актов организации необходимо опираться на Устав организации.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (Приложение 1.1) -это локальный нормативный акт организации, который предусмотрен ст. 189, 190 ТК РФ. Он регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
ПВТР утверждаются руководителем предприятия. Если в организации создан представительный орган работников, то при утверждении ПВТР необходимо учитывать его мнение. В тех организациях, где используется режим работы с ненормированным рабочим днем, должен быть Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем, который целесообразно оформлять в виде приложения к ПВТР.
Положение (Инструкция) о защите персональных данных работников (Приложение 1.2) - это локальный нормативный акт, в котором в соответствии со ст. 87 ТК РФ регламентированы требования, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работников, гарантии их защиты, хранения и использования. Персональные данные работника - это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. В п. 8 ст. 86 ТК РФ содержится требование под роспись знакомить работников с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников.
Положение (Инструкция) об охране труда (Приложение 1.3). Сегодня в любой организации есть работы, потенциально опасные для жизни и здоровья работников (например, работа с компьютерной техникой и копировальными аппаратами). Поэтому в отделе кадров должна иметься Инструкция по технике безопасности при работе с офисной техникой, электроприборами, с которой должен быть ознакомлен каждый работник.
Приведем пример. В организации работает более ста человек, поэтому в соответствии с ч. 2 ст. 217 ТК РФ в штате числится специалист по технике безопасности, который решает все вопросы охраны труда. Начальник отдела по работе с персоналом обеспечивает прохождение инструктажа новых сотрудников при оформлении их на работу. Должность специалиста по технике безопасности может занимать человек, имеющий специальное образование и периодически проходящий специальную аттестационную комиссию. Все вышеуказанные документы действуют до замены их новыми.
График сменности (Пример 1.1) необходим в тех организациях, где применяется сменная работа. В этом случае по требованию ч. 2 ст. 103 ТК РФ каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности. Срок действия этого документа указывается в нем самом (это может быть неделя, месяц или несколько месяцев, квартал, год, т.е. любой срок, удобный для использования в организации).
Документы по нормированию труда. Нормирование труда представляет собой составную часть (функцию) управления производством и включает в себя определение необходимых затрат труда (времени) на выполнение работ (изготовление единицы продукции) отдельными работниками (бригадами) и установление на этой основе норм труда.

Законодательные основы регулирования вопросов нормирования труда нашли свое отражение в гл. 22 ТК РФ, а также в Положении об организации нормирования труда в народном хозяйстве (утверждено постановлением Госкомтруда и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. № 226/П-6).

Единые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по одинаковой технологии в аналогичных условиях производства в одной или в ряде отраслей, и являются обязательными к применению во всех организациях при нормировании труда работников на соответствующих видах работ. Единые нормы труда утверждаются на определенный срок.

Нормы труда определяются по нормативным материалам, к которым относятся нормативы по труду.

Нормативы по труду - это регламентированные значения (величины) следующих показателей: затрат труда (времени) на выполнение отдельных элементов (комплексов) работ, обслуживание единицы оборудования, рабочего места, бригады, структурного подразделения и т.д.; численности работников, необходимых для выполнения производственных, управленческих функций или объема работ, принятого за единицу измерения, в зависимости от конкретных организационно-технических условий и факторов производства.

К нормативам по труду относятся также нормативы режимов работы технических средств, оборудования, по которым устанавливаются оптимальные режимы протекания процесса и определяется основное (технологическое) машинное и машинно-ручное время.

Степень дифференциации или укрупнения норм определяется конкретными условиями организации производства и трудового процесса.

По сфере применения нормативные материалы для нормирования труда подразделяются на межотраслевые, отраслевые (ведомственные, профессиональные) и местные.

Межотраслевые нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях (в учреждениях, организациях) двух и более отраслей экономики. При этом следует учитывать, что ст. 161 ТК РФ не предусматривает разработку и утверждение именно межотраслевых норм.

Отраслевые (ведомственные, профессиональные) нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях (в учреждениях, организациях) одной отрасли экономики.

Местные нормы труда устанавливаются и применяются на конкретных предприятиях (в учреждениях, организациях). Указанные нормы применяются в тех случаях, когда отсутствуют межотраслевые и отраслевые нормативные материалы, а также при создании более прогрессивных организационно-технических условий или их несоответствии по сравнению с учтенными при разработке действующими отраслевыми нормативными материалами.

Типовые нормы труда согласно ст. 161 ТК РФ разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Во исполнение данной нормы постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. № 804 «О Правилах разработки и утверждения типовых норм труда» определено, что типовые нормы труда разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, на который возложены управление, регулирование и координация деятельности в отрасли (подотрасли) экономики:

типовые межотраслевые нормы труда утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации (в настоящее время - Министерство здравоохранения и социального развития);
типовые профессиональные, отраслевые и иные нормы труда утверждаются соответствующим федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Министерством труда и социального развития Российской Федерации (в настоящее время - Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации).

При этом типовые нормы труда утверждаются соответствующим федеральным органом исполнительной власти в соответствии с правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

Пересмотр типовых норм труда в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, осуществляется в порядке, установленном для их разработки и утверждения.

Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые и отраслевые нормативные материалы. Местные нормативные материалы утверждаются руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников или в порядке, установленном коллективным договором (ст. 159 ТК РФ).

Обязательными для организаций соответствующих федеральных органов исполнительной власти являются отраслевые и межотраслевые нормы и нормативы. Во всех случаях нормы труда должны быть обоснованными с технической, экономической, организационной, психофизиологической и социальной сторон.

Факультативные локальные нормативные акты и документы

Создание этих документов не является обязательным, но опыт показывает, что их наличие во многом облегчает взаимодействие работодателя и работника. Срок действия этих документов заканчивается при вступлении в силу новых редакций. К факультативным относятся следующие документы:

Коллективный договор (Приложение 1.4). Данный документ имеет особый статус: администрация не обязана проявлять инициативу в заключении с работниками коллективного договора, поэтому в тех организациях, где не создана профсоюзная организация, такой договор практически никогда не составляется. Но даже в организациях, где профсоюз существует и действует, коллективный договор часто отсутствует, т.к. этот представительный орган работников не изъявил своего желания на заключение договора с администрацией. Но если профсоюз внес в администрацию организации предложение о заключении коллективного договора, руководство обязано вступить в конструктивный диалог с работниками, и диалог этот может завершиться только одним способом: заключением коллективного договора. Порядок разработки и заключения коллективного договора прописан во втором разделе ТК РФ.
Положения о структурных подразделениях - нормативные акты, утверждаемые директором организации. В этих документах регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения. Работа отдела кадров организации регламентируется Положением об отделе кадров (Пример 1.2).
Должностные инструкции для служащих и трудовые (рабочие) инструкции для рабочих - это нормативные акты, которыми регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью. Основой для составления и оформления должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, в ред. от 17 сентября 2007 г.). Примерная структура должностной инструкции приведена в Пример 1.3.

Читайте так же: Заявление выписку егрп

Должностные (трудовые) инструкции составляются и подписываются руководителями структурных подразделений и утверждаются директором организации.

Должностные (трудовые) инструкции являются необязательными, но очень полезными для организации, т.к. отпадает необходимость подробного прописывания должностных обязанностей в каждом трудовом договоре, заключаемом с принимаемым на работу сотрудником: достаточно оговорить в трудовом договоре в разделе «Обязанности работника», что он обязуется выполнять требования соответствующей должностной (трудовой) инструкции.

Должностные (трудовые) инструкции в процессе деятельности и развития организации могут дополняться и изменяться. В этом случае после их утверждения руководителем работники за два месяца до ввода новых инструкций в действие письменно уведомляются об ознакомлении с их изменениями.

Ниже приведены должностная инструкция офис-менеджера (служащего) и рабочая инструкция уборщика (Примеры 1.4, 1.5).

Положение о персонале. Практическая ценность этого документа, как правило, весьма сомнительна, т.к. обычно в нем повторяются положения ПВТР. Однако в некоторых организациях этот документ является прекрасным стимулятором работников к труду. В нем прописывается этика взаимоотношений руководителя и подчиненных, миссия фирмы, этические нормы, принятые в организации, изложен социальный пакет.
Положение об аттестации (Приложение 1.5 на с. 64) необходимо, если в организации производится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания. Например, этот документ необходим для организации, где оплата труда производится по тарифной сетке, основанной на квалификационных требованиях для научных работников. Аттестация - процедура определения квалификации, практических навыков, деловых качеств работника и установления их соответствия или несоответствия занимаемой должности; проводится с целью рациональной расстановки кадров и их эффективного использования.

При создании Положения об аттестации необходимо ориентироваться на нормы Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. от 1 декабря 2007 г.). Согласно данному Федеральному закону аттестация проводится один раз в три года; не подлежат аттестации сотрудники, с которыми заключен срочный трудовой договор; не обязаны проходить аттестацию сотрудники, замещающие должности меньше года, достигшие предельного возраста, установленного для замещения должностей, беременные женщины.

Служащий, находящийся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, проходит аттестацию не ранее чем через один год после выхода из отпуска.

По результатам аттестации аттестационной комиссией принимается решение, изменяющее или сохраняющее аттестуемому занимаемую должность:

соответствует замещаемой должности;
соответствует замещаемой должности и рекомендуется к включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности в порядке должностного роста;
соответствует замещаемой должности при условии успешного прохождения профессиональной переподготовки или повышения квалификации;
не соответствует замещаемой должности.

В случае принятия комиссией последнего решения аттестуемому рекомендуют пройти курс повышения квалификации либо перейти на другую должность. И только при отказе повышать квалификацию или переходить на другую должность служащий может быть уволен. Все решения руководитель должен принять не позднее чем через два месяца со дня аттестации, по истечении этого времени уменьшение служащему надбавки, его перевод или увольнение не допускаются.

Важно позитивно настроить работников перед проведением аттестации, убедить их, что она проводится во благо самим работникам и компании, а не будет являться поводом для сокращения и увольнения работающих.

Положение о премировании и материальном стимулировании (Пример 1.6).
Альбом форм документов по учету кадров. Если организация вносит постоянные изменения в унифицированные формы кадровых документов, либо создает свои унифицированные формы кадровых документов, либо создает свои унифицированные формы для тех документов, для которых они не предусмотрены Госкомстатом России, то все эти формы должны быть сведены в Альбом, утвержденный приказом директора организации.
Инструкции (правила, положения) по выполнению отдельных видов работ. Инструкция по делопроизводству (Приложение 1.6) - полезный документ для сотрудника, работающего с документами, т. к. она значительно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами. В документе прописываются правила создания документов, порядок согласования и утверждения разных видов документов.

Как часть Инструкции по делопроизводству или в виде самостоятельного документа разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству. В отличие от Положения об отделе кадров, которое обязательно только для сотрудников этого отдела, Инструкция по кадровому делопроизводству обязательна для всех, кто в ней указан по должности. В ней описаны взаимоотношения между разными отделами по кадровому вопросу, например может содержаться положение о том, что все заявления, листы временной нетрудоспособности и т.д. должны поступать в отдел кадров в оговоренные сроки.

Со всеми локальными нормативными актами, действующими в организации, работники должны быть ознакомлены под роспись. Ознакомление с ними можно оформить на трудовом договоре или на листе ознакомления (Пример 1.7). В любом случае обязательно должны быть указаны индивидуальные реквизиты каждого локального нормативного акта.

Все обязательные и факультативные локальные документы могут находиться на хранении в отдельном сейфе в помещении отдела кадров, ввиду того что деятельность отдела требует повышенных мер защиты от проникновения посторонних лиц.

Штатное расписание и график отпусков

Прежде чем перейти к рассмотрению документов, непосредственно отражающих отношения работодателя и работника, остановимся на двух обязательных документах, при создании которых необходимо использовать одну из унифицированных форм, -штатном расписании и графике отпусков. Существенно и то, что данные документы являются нормативными актами, с которыми организация не обязана знакомить своих сотрудников.

Штатное расписание (унифицированная форма Т-3) (Пример 1.8) - документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы как по отдельным должностям, так и по организации в целом. Перечень структурных подразделений закрепляется в порядке их важности для жизнедеятельности организации. С помощью сквозной нумерации подразделений можно выявить подчиненность подразделения одному из топ-менеджеров.
Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации. В соответствии со ст. 57 ТК РФ названия должностей и профессий в трудовых договорах должны быть указаны в соответствии с этим документом.
Замещение должностей, или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия), - рабочая форма (копия) штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием. Кадровики иногда оформляют этот документ простым карандашом, что позволяет вносить изменения после каждого приема, перевода или увольнения работника. Некоторые предпочитают использовать электронную версию документа.
График отпусков (унифицированная форма Т-7) (Пример 1.9) применяется для отражения сведений о времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации) и является обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
Документ содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; наименование профессии (должности) по штатному расписанию; фамилия, имя, отчество работника; табельный номер; количество календарных дней отпуска; запланированная и фактическая дата начала отпуска; основание для перенесения отпуска и дата предполагаемого отпуска в случае его перенесения.
Работник за две недели до отпуска должен быть проинформирован о предоставлении ему отпуска. Для этого издается приказ об отпуске, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. В ноябре можно подготовить распоряжение, обязывающее руководителей всех подразделений к 1 декабря предоставить в отдел кадров графики отпусков по своим подразделениям (Пример 1.10). Это облегчает разработку графика отпусков и снимает проблему по разрешению споров между сотрудниками при распределении отпусков.

Документы, оформляющие отношения с работниками и содержащие информацию о них

В практической деятельности основной задачей делопроизводства по учету кадров является документальное оформление функции по управлению персоналом организации. Значение делопроизводственных правил для кадровых служб обусловлено тем, что в их деятельности, кроме нормативных правовых актов, организационных документов, значительное место занимают собственно кадровые документы или персональные данные, т.е. информация о работниках.

Договоры: трудовой и гражданско-правовой

До 6 октября 1992 г. основанием для подготовки приказа о приеме на работу служило заявление работника о его намерении быть зачисленным в ряды сотрудников для выполнения определенных обязанностей; согласием работодателя выступала положительная виза директора на этом заявлении. КЗоТ с изменениями на 25 сентября 1992 г. фактически отменил значение заявления и все его функции переложил на трудовой договор. Заключение трудового договора означает, что кандидат становится полноправным членом коллектива организации, поэтому работодатели часто изъявляют желание заключить гражданско-правовой договор, который является таковым формально, а по сути своей - трудовым. Работники кадровых служб должны уметь отличать и оформлять гражданско-правовые договоры (договор подряда, договор оказания услуг, договор поручения, лицензионный договор). Основания разграничения трудового и гражданско-правового договора приводятся в таблице 1.

Ниже приводится образец оформления одного из видов гражданско-правового договора - договора на оказание услуг (выполнение работ) (Пример 2.1).

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т.д. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Трудовые договоры работодатель должен был заключать с работником еще с 1992 г., а с 2002 г. это требование стало обязательным. Поэтому содержание и форму трудового договора, срок его действия, особенности заключения срочного трудового договора можно найти в постановлении Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 135 «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и Примерной формы трудового договора (контракта)».

При оформлении трудового договора некоторые кандидаты предпочитают по старинке писать заявление о приеме на работу, которое излишне, т.к. содержит волеизъявление кандидата о выполнении работы и согласие работодателя воспользоваться услугами этого человека, притом что трудовой договор является документом, регламентирующим двусторонние трудовые отношения и закрепляющим волеизъявление сторон.

Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах (ст. 57, 67 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора выдается работнику под роспись. Второй экземпляр хранится у работодателя в личном деле работника или в деле «Трудовые договоры с работниками». Хранить трудовой договор лучше в папке работника, что позволяет уменьшить количество обязательных папок в работе и упрощает работу по оформлению договоров на архивное хранение после увольнения работника. Форма трудового договора приведена ниже (Пример 2.2).

Все последующие дополнения и изменения по той же схеме оформляются дополнительными соглашениями к трудовому договору (Примеры 2.3, 2.4).

С отдельными работниками могут заключаться договоры о материальной ответственности. Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в Примере 2.5.

Личная карточка (форма Т-2)

После подписания трудового договора на работника оформляется пакет документов.

В первую очередь заполняется личная карточка (унифицированная форма Т-2) (Приложение 2.1) на работников, принятых на работу, на основании приказа. Карточка формы Т-2 заводится на каждого работника, оформленного по срочному или бессрочному трудовому договору. В ней используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Карточка формы Т-2 содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодном, учебном, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах.

В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит основание, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа. Личные карточки можно хранить только в отдельном деле. В личной карточке работник расписывается об ознакомлении со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, а также об изменении окладов и надбавок.

Есть организации, которые по специфике своей деятельности используют модификации личной карточки формы Т-2.

Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы. Ведется вместо формы Т-2, имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника заполняется параллельно с формой Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников, занимающих, например, должности старшего научного сотрудника, младшего научного сотрудника, преподавателя, ректора и т.п.

Подсчет страхового стажа

С 1 января 2007 г. вступил в силу новый закон, регламентирующий оплату листков временной нетрудоспособности, - Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию». Данный Федеральный закон отменил зависимость размера пособия по временной нетрудоспособности от непрерывного трудового стажа. Если человек не работал по трудовому договору, т.е. у него отсутствовала запись в трудовой книжке в течение временного периода, превышающего допустимый перерыв в работе хотя бы на один день, то на ближайшие пять лет оплата его больничного листа снижалась и составляла 60 % от его среднего заработка. Непрерывный стаж работника отменен, и кадровикам больше не нужно учитывать его в личной карточке формы Т-2. При этом сохранены прежние нормативы по продолжительности стажа и размеру пособий (см. таблицу 2).