Подписи к электронным письмам как оформить

Примеры подписи в электронных письмах: правила оформления, требования и рекомендации

Вы пробовали найти в Интернете примеры подписи в электронных письмах? Они достаточно разнообразны, не так ли? Пользовались ли вы предложенными вариантами?

Сейчас электронная почта превратилась в одно из основных средств и делового, и неофициального общения. Поэтому вопрос, как правильно оформить подпись в имейл-письме, становится как никогда актуальным.

Кому нужен «автограф»?

Многие неискушенные пользователи почтовых сервисов, когда оканчивают сообщение, теряются: как именно подписаться и стоит ли это делать вообще. Ведь по адресу и так видно, от кого пришло сообщение. Быть может, достаточно набрать текст и отправить его, по английскому обычаю «не прощаясь»?

Однако не стоит торопиться. Ведь уже достаточно давно сложились общепринятые правила этикета в Сети. Чтобы дистанционное общение с адресатами электронных писем было продуктивным и проходило на позитивной волне, лучше их соблюдать.

Когда подпись в электронном письме отсутствует, оно выглядит неполным, неоконченным. Удаленный собеседник может обидеться, почувствовав, что вы проявили неуважение к его персоне. Даже просто написать свое имя в конце письма часто бывает недостаточно.

Зачем нужна подпись в деловом письме

Ежедневно миллионы личных и официальных сообщений рассылаются по адресам. Каждое имейл-письмо отправляется с конкретной целью: сообщить адресату важную информацию, договориться о телефонном звонке или встрече, продать товар, услугу, иногда просто познакомиться.

В зависимости от того, насколько четко оформлена подпись, она может помогать или мешать в достижении поставленной цели.

Маркетологам и специалистам по рекламе хорошо известно: то, что написано в конце текста, автоматически «цепляет», привлекает и удерживает внимание сильнее, чем содержание «середины» сообщения.

Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры. Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.

Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность.

Структура деловой подписи

В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:

ФИО автора письма,

Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.

1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,

Сергеев Иван Иванович,

Начальник отдела продаж

Тел. (847)789-89-89 доб. 78-78

2). В ожидании Вашего скорого визита,

Ведущий стилист салона Bellena.

Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4

Группа "ВКонтакте": "Прически" (ссылка).

3). С наилучшими пожеланиями,

Ваш персональный бизнес-консультант

Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию

«Управление личными и корпоративными финансами»

25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка).

Мои электронные книги:

«Жизнь и кошелек» (ссылка)

«Дамы с приданым» (ссылка)

«Финансовый гений» (ссылка).

Приведем образец электронного письма с подписью:

"Владимир Иванович, добрый день.

Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.

К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.

Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?

С надеждой на понимание,

Отдела по работе с клиентами

Рассмотрим отдельные элементы подписи в электронном письме.

Формула вежливости

В деловом письме вовсе не обязательно употреблять канцелярское «с уважением», которое уже набило оскомину. А если письмо не слишком приятного содержания, это может и вовсе вызывать раздражение. Намного мягче и искреннее смотрятся в электронных письмах такие завершающие фразы:

1. Добрые напутствия:

- «крупных продаж и благодарных клиентов»;

2. Фразы «из учебников по английскому языку»:

- «с наилучшими пожеланиями».

3. Ситуативные формулы вежливости, соответствующие теме и содержанию письма: «Заранее благодарю за содействие», «С надеждой на понимание», «В ожидании скорого ответа от Вас».

Что касается ваших личных данных, важно определиться, стоит ли указывать отчество. Сотрудники крупных корпораций и государственных органов пишут свое ФИО полностью в обязательном порядке. В частном предпринимательстве и интернет-бизнесе авторы электронных сообщений чаще обращаются друг к другу просто по имени.

Партнеры по переписке будут называть вас именно так, как вы представитесь сами. Называя только имя, автор сообщения позволяет обращаться к себе без отчества.

Как правильно указать должность

В крупных корпорациях и государственных органах должности указываются в электронных письмах полностью. Из-за сложной структуры таких компаний «автографы» получаются очень длинными и «перегруженными».

Примеры подписи в электронных письмах правительственных органов, концернов, банков:

1) Самойлов Виктор Георгиевич,

Заместитель старшего начальника

Сектора обслуживания розничных клиентов

Отдела продаж ключевых продуктов

Департамента тяжелого производства

Южного филиала АО «Северная компания».

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

2) Куркина Анна Васильевна,

Заместитель начальника отдела выездных проверок

Межрайонной Федеральной налоговой службы № 189

По Ивановскому району Ивановской области.

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры:

1) Самойлов Виктор Георгиевич,

Зам. старшего начальника

Сектора ОРК ОПГП

Южного филиала АО «Северная компания».

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

2) Куркина Анна Васильевна,

Зам. начальника отдела выездных проверок

По Ивановскому району Ивановской области.

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

«Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».

Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью.

Примеры подписи в электронных письмах частных компаний:

1) С уважением к Вам,

Васильев Сергей Иванович,

Генеральный директор ООО «Принтер».

Ведущий косметолог салона «Диваж».

Какие контактные сведения приводить в подписи?

В корреспонденции крупных компаний указываются в обязательном порядке номер телефона и адрес электронной почты сотрудника. Реже указываются почтовый адрес компании, адрес сайта.

Подпись может выглядеть при этом так:

С наилучшими пожеланиями,

Колоброд Вадим Сергеевич,

Сектора космического строительства

АО «Предприятие ИКС».

Тел. 999-00-456 (доб. 17-17), 999-00-457 (доб. 17-17).

Этих контактных сведений обычно бывает достаточно для того, чтобы получатель письма мог быстро связаться с его автором.

Подпись как инструмент маркетинга

Частному предпринимателю часто бывает жизненно необходимо указать в электронном сообщении как можно больше контактных сведений. Ведь от доступности автора письма часто зависит, сколько новых клиентов и заказов у него появится.

Всю необходимую контактную информацию включают, как правило, в подпись.

После имени и названия должности указывают: номер телефона, факса, адрес электронной почты, Skype. Некоторые предприниматели также сообщают, в каких службах моментальных сообщений (Viber, WhatsApp) они зарегистрированы.

Но в подпись можно включить не только способ связи с вами, но и активные ссылки, ведущие на:

1. Сайт компании.
2. Личный или корпоративный блог.
3. Электронные книги.
4. Видеоматериалы.
5. Профили и группы в социальных сетях.

Информацию о бонусах и акциях фирмы также можно включить в подпись в электронном письме. Примеры:

1) Иванцова Надежда,

Ваш личный бьюти-стилист.

Группа "ВКонтакте": "Станем красивее"

2) Сергеева Ольга,

Проекты, которыми горжусь:

Этот блог делала я.рф.

Приглашаю на бесплатный видеосеминар

«Классный сайт: какой он».

12 августа 2016 г. 22-00: ссылка.

Нужна ли подпись в личных посланиях

С развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.

Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.

И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.

В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.

Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?

Подпись в личном электронном письме часто играет роль постскриптума. В ней можно признаться, что вы любите кофе и ненавидите зефир. Также, если вы часто переписываетесь с друзьями по E-mail, уместно будет включить в «автограф» важное напоминание.

- Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.

- Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.

Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:

- Всего доброго. Администрация.

- Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.

Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:

- «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».

- «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».

- «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…»

- «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».

На языке Шекспира

Если вы планируете обмениваться электронной корреспонденцией с иностранцами, обратите внимание: согласно правилам составления деловой корреспонденции на английском языке, все контакты для связи указываются в шапке письма. Подпись состоит из трех элементов: формула вежливости, фамилия и имя, должность.

Первый элемент, как правило, включает одно из следующих типовых выражений:

- Always - всегда, навеки, вечно;

- Best wishes – наилучшие пожелания;

- Your friend – ваш друг (товарищ);

- Much love (All my love) – с любовью;

- Yours always – вечно Ваш;

- Yours faithfully – искренне Ваш (если неизвестно имя получателя письма);

- Yours sincerely – искренне Ваш (если автор письма знаком лично с адресатом послания).

Как выглядит подпись в электронном письме? Примеры на английском представлены ниже.

1) Yours Sincerely,

2) Yours faithfully,

Обращая внимание на такие детали, как правильное оформление подписи, вы будете производить благоприятное впечатление на партнеров по общению. И в бизнесе, и в личных отношениях, тщательно обдумывая содержание и оформление писем, вы демонстрируете знакомым и незнакомым людям заботу о них, внимание к их потребностям.

Оформление правильной подписи в электронном письме

Используя современные технологии, люди всё чаще пользуются электронными вариантами писем и документов, отказываясь от бумажных копий. Цифровыми становятся библиотеки, журналы и даже компании полностью переезжают в интернет сети.

В таком мире невозможно не поставить подпись в электронном письме, которая будет инициализировать вас в глазах читателя. Будь это статья в журнале или письмо будущему клиенту обязательно нудно представиться.

Подпись может иметь рекламное значение, быть показателем специализации вашей деятельности и указывать на профессионализм. При правильном оформлении и использовании в почтовых рассылках среди клиентов она может приносить ощутимую прибыль и иметь влияние на выбор товара или услуг в дальнейшем.

Как правило, большинство рекламодателей не берут подпись в учет, считая, что основную смысловую нагрузку несет тело письма. Однако это совсем не так. Подпись может быть как в начале (например, в деловом письме при использовании логотипа или аббревиатуры фирмы), так и в конце электронного письма(расшифровка, пояснение).

Фото: деловая подпись

Электронное письмо может содержать абсолютно любые данные. Это может быть сообщение о новом виде деятельности компании или товаре, или же просто поздравление с праздником. Самое главное в этом письме – это подпись, без нее многие получатели даже не приступят к чтению. Тогда как, если она будет яркой и уместной, то притянет читателя ко всему документу.

Можно выделить несколько вариантов подписи:

• с содержанием названия фирмы и ФИО автора;
• с рекламой новых товаров и услуг;
• с картинкой-логотипом и названием предприятия;
• с намеком на виды деятельности компании;
• рекламный слоган.

Выбор нужной подписи зависит от рода деятельности вашего предприятия и тематики письма. Большинство крупных компаний использует 2-3 вида, зачастую употребляя их в одном письме.

Но стоит учесть, что нельзя перегружать подпись по нескольким причинам:

1. чтобы не отвлекать читателя от основной темы письма;
2. не потерять внимание получателя;
3. чтоб сообщение не стало выглядеть рекламным.

Видео: Создаем подпись на почте гугл

Подпись в электронном письме Gmail

Gmail – один из самых популярных и быстрых почтовых сервисов. Он очень удобен в применении и имеет гибкие настройки. Разработчиком сервиса является всемирно известная компания Google.

Правильная настройка

Для того чтобы воспользоваться почтовым сервисом, нужно зарегистрироваться.

Фото: Создание аккаунта

Если вы ранее проходили процедуру регистрации в одном из сервисов, предоставляемых компанией Google, то можете воспользоваться теми же данными для авторизации на почтовом сервере.

Зайдя в свой аккаунт, вы получите доступ к настройкам вашего ящика. Они включают отображение писем и контактов, а также редактирование функций автоответчика, спам бота и кодировок.

Фото: Настройка почтового аккаунта

Среди общих настроек есть опция выбора и редактирования подписи. Изменяя параметры стоит обратить внимание, что они идентичны работе с текстовым сообщением.

То есть в подписи вы можете:

• изменить тип и размер шрифта;
• выбрать цвет сообщения, а также параметры его отображения (курсив, жирный, подчеркнутый);
• вставить ссылку;
• добавить картинку;
• настроить списки, форматирование и отступы;
• при почтовой переписке с клиентом очень важной опцией будет использование цитирования.

Фото: создание подписи

Цитированию можно отвести особую роль, поскольку именно через эту настройку удобнее и примечательнее для клиента использовать рекламные слоганы, которые будут добавляться к картинке-логотипу или названию фирмы.

Самое интересное, что сервис позволяет распределять подписи. Если вы ведете переписку с группами клиентов или постоянную переписку с разными людьми, вы можете настроить для нескольких адресов или их групп свои подписи, что очень удобно.

Любое сообщение всегда можно отредактировать. Как только вам понадобится изменить подпись, это можно сделать в настройках аккаунта. Завершив редактирование, не забудьте сохранить изменения.

Понятная настройка WIFI роутера TP- LINK TL WR741ND. Читать далее.

Вставляем ссылку

Ссылка на сайт с целью его рекламы и продвижения, а также привлечения новых клиентов является незаменимым инструментом в любом письме. Поэтому стоит уделить ему особое внимание.

фото: подпись с ссылками

Если вы собираетесь обратить внимание на несколько услуг в подписи, можно это сделать, коротко описав их. Перейдя по ссылке на страницу с предоставляемым товаром, потенциальный покупатель уже будет целевым, поскольку он перешел по описанию. Клиенту не придется долго искать то, что ему необходимо, а значит вероятность того, что он совершит покупку, больше.

Вставляем изображение

Логотип является незаменимой частью представления любой компании. Если у вас еще нет своего обозначения, или оно находится в разработке, можно вставить фотографию здания вашей фирмы (желательно, чтобы название было видно) или просто красиво оформить имя фирмы в картинке, или даже анимации.

Фото: как вставить изображение

Преимуществом использования изображения является привлечение внимания. Яркая картинка с тематическим логотипом заинтересует читателя, и он прочтет слоган или предложение. Таким образом вы прорекламируете свою фирму и заставите получателя письма запомнить её изображение и с чем оно связано.

Вставляем код HTML

Код HTML в сообщении или в подписи может превратить его в настоящий шедевр, прекрасно оформленный, подготовленный и оригинальный. Многие используют такой способ для рассылки писем одного шаблона. Например, если вам нужно разослать одно и то же сообщение сотням покупателей и заменить там только ФИО получателя.

Фото: редактирование подписи в HTML редакторе

Чтобы добавить код HTML в тело письма или подпись, нужно просто вставить его.

Однако следует учесть несколько нюансов:

• многие тэги кода не будут обрабатываться почтовым сервером;
• возможно, сервис получателя не поддержит отображение кода либо его части;
• могут возникнуть проблемы с кодировкой.

Завершаем редактирование

Завершив операции с вашей новой подписью, не забудьте сохранить её. Чтобы проверить, насколько красиво и креативно выглядит ваше творение, необходимо отправить письмо самому себе.

Фото: готовая подпись к письму

Для этого нажмите «Написать письмо», а в поле адреса укажите свой ящик. Если подпись вам не понравилась, отредактируйте её, повторив операцию заново.

Видео: Рукописная подпись

Креативная подпись на сервисе mylivesignature.com

Если вам нужна креативная анимированная подпись, но услуги дизайнера не по карману, существует специальный сервис. На сайте mylivesignature.com можно бесплатно и очень быстро сделать замечательную и необычную анимацию, при этом никаких знаний в области графического дизайна не понадобиться.

Фото: сервис MyLiveSignature.com

Всё что нужно сделать, это:

1. посетить ресурс mylivesignature.com;
2. нажать кнопку «Start Now» в левом верхнем углу;
3. выбрать один из источников получения картинки: сканированное изображение, текстовый ввод или электронная подпись специальным устройством (новичкам рекомендуется воспользоваться функцией автоматического создания – Using the signature creation wizard);
4. ввести имя и фамилию, или текст, который вы хотите увидеть на подписи;
5. выбрать шрифт;
6. подобрать размер картинки;
7. выбрать цвет;
8. определиться с углом наклона надписи.

Всё, картинка с изображением вашей подписи готова. Вы можете без труда её вставить в настройках вашего почтового клиента или аккаунта, и все ваши читатели увидят яркую надпись с названием вашей фирмы.

Фото: пример подписи, созданной меньше, чем за минуту

Если вы захотите получить анимированное изображение, то это уже услуга платная. Однако, в отличие от дизайнерской работы, стоит недорого, а внимание привлекает намного больше.

Что делать, если ноутбук не подключается к WIFI? Ответ далее.

У Вашем планшете, почему — то не работает Play Market? Читайте здесь.

Создавая подпись для почтовых сообщений, очень внимательно отнеситесь к оформлению и содержанию. Не перебарщивайте со смысловой нагрузкой и не делайте подпись громоздкой. Краткость, звучный слоган и правильно оформленный логотип – это залог того, что ваша подпись будет привлекать клиентов лучше любой рекламы.

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается "RE:".

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается "FWD:".

Вставку "RE:" и "FWD:" почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как "возможный спам".

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле "От кого" ("From")

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Sergius Sizykh [[email protected]ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком "развесистой" или "уходит в сторону", то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»

Подписи к электронным письмам как оформить

Как правильно оформлять подписи в письмах?

Зажмуримся и представим себя в идеальном мире…

Подписи разные в разных обстоятельствах, ведь их пишут люди, а не роботы:

Подпись — неотъемлемая часть письма, а не бессмысленный набор одинаковых байтов, пересылаемых тысячи раз. Её пишут не для того, чтобы указать, от кого письмо ( это и так видно в почтовике), а чтобы поставить смысловую точку в тексте. При быстрой переписке подписи в отдельных письмах не ставят вообще, точно так же, как не повторяют приветствия.

Информация об отправителе идёт в отдельном поле письма, которое почтовик умеет правильно интерпретировать. В специальной панельке удобно показана информация об отправителе, включающая и его должность, и мобильный телефон, и номер аськи.

…В реальном мире, к сожалению, всё не так.

Что можно сделать в рамках стремления к совершенству? Минимизировать шум, оставив в автоподписи только имя и сайт, где можно найти другую контактную информацию. И не забывать исправлять подпись в тех случаях, когда это уместно.

Илья Бирман, artgorbunov.ru

Согласен с тем, что для каждого случая своя подпись. Однако, за базовую, я всегда советую брать такую, примерно:
Имя Фамилия
Телефон сотовый
Почта
Домен

Всю остальную информацию о собеседнике, как правильно заметил Илья, можно найти и/или узнать с помощью данных контактов.

Особенно мило в таких подписях смотрятся « метки полей»:
email: [email protected]
web: www.company.name

Кстати, как в 2011-м году относиться к принятому когда-то стандарту, что подпись начинается с особой сигнатуры? ( подробнее здесь: http://tools.ietf.org/html/rfc3676# section-4 .3) Гугл её, например, распознаёт и раскрашивает подпись сереньким. Какой-нибудь ещё современный софт понимает, что делать с такими подписями?

Многие почтовые клиенты распознают подпись, отделённую строкой с двумя дефисами с пробелом; делают её менее контрастной ( изменяют цвет текста на серый, например) и не включают в текст ответа при автоматическом цитировании.

А приветствие и текст подписи всегда нужно корректировать для каждого отдельного письма.

« Вы меня уже достали, дорогая редакция! — с уважением, Денис»

Сергей, я тоже терзался подобными вопросами. Смотрел как подписываются другие, как правильно по этикету, как правильно по деловому этикету и в конце концов нашел для себя следующее решение — в конце письма, вместо « с уважением» и прочих канцеляризмов я просто ставлю « Л.».

Единственное правило — если я инициатор переписки, то в первых строках письма я обязательно представляюсь, чтобы получатель не крутил в конец письма, как это обычно бывает и не гадал глядя на поле « от»; а дойдя до конца отчетливо видел, что это его конец.

Многоэтажные подписи в конце письма очень сбивают с толку и похожи скорее на служебную информацию в виде машинных кодов. На них никто не обращает внимания, а кого-то они и вовсе оскорбляют — как шаблонные поздравления с Новым годом.

За время, что я практикую этот метод, я ни разу не почувствовал, что кто-то воспринял как неуважение. А в общении с друзьями так и вовсе появляется дополнительный ситуационный смысл — люблю 🙂

Я считаю, телефон нужен обязательно. Илья, в реальном мире у большинства людей ящик вида иванов@гмейл.ком. Трудно извлечь тут какую-то полезную информацию. К тому же бывают разные браузеры, разные почтовые клиенты, разные технически подкованные люди. Бывает чтение почты в распечатке или просто в оффлайне. Ergo, гораздо проще работать с теми, кто придерживается правил хорошего тона, чем отдавать всё на откуп умным распознающим машинам.

Регулярно в ходе переписки/общения/работы с человеком по почте возникает ситуация, когда нужно решить вопрос срочно. И тогда вместо письма набираешь номер. Да и просто, получил несколько деловых предложений, в одном сразу увидел телефон и позвонил. И указавшему координаты — профит! 🙂 А те, кто не ставит вообще никакой подписи ( бывают и такие), просто теряют потенциального клиента/партнёра.

На мой взгляд подпись в деловой переписке должна отвечать на вопросы: Кто? Чем занимается? Откуда? Как срочно связаться? То есть выглядеть вот так:

Иванов Иван,
специалист по обучению партнёров
www.romashka.ru
(343) 301-51 -11

Разумеется, при длинной переписке в теле одного письма уместно ставить длинную подпись только в одном письме из цепочки.

Посмотрел на подпись сайта:

Ну да, в интернетовских компаниях телефон не в почёте. Но в реальном мире он обычно важнее. А адрес сайта часто есть после @.

Хороший пример античеловечности — компании, которые автоматически приписывают к подписям целые романы о конфиденциальности. В итоге письмо занимается 2 строки, а ещё 25 — подпись к нему. Которая, к слову, дублируется в каждом письме.

Согласятся ли со мной советчики, что совершенной глупостью является указание адреса своей электронной почты в подписи к письму?

« Правильный сиг — редкий гость в наших краях»:

Правила хорошего сетевого тона гласят: сиг не должен быть длиной более 80 символов и высотой больше 4 строк, не считая разделителя. Разделитель или «линия отрыва» — это строка с тремя знаками: дефис, дефис, пробел. Обозначает начало подписи. Разделитель нужен для того, чтобы получатель смог настроить свою почтовую программу на отрыв сигов при ответе или сразу по получению. Дурным тоном считаются картинки в подписи, анимированный или « по-особому » отформатированный текст.

Может быть есть смысл написать еще и должность с телефоном ( если, конечно, речь идет о деловой переписке), чтобы в случае возникновения вопросов, адресат без лишней суеты смог сразу же перезвонить отправителю:

Максим Кучер, дизайнер
( +7 342) 210-51 -42

Правильное оформление подписи в письме, пересылаемом по обычной ( не бумажной) почте, — отсутствие подписи.

Имя и обратный адрес отправителя автоматически надписываются в заголовке письма.

Сайт отправителя легко установить по обратному адресу: если обратный адрес — [email protected], надо зайти на сайт http://company.example/. Там написаны все телефоны и прочее.

Если уж вы хотите сообщить адресату непубличную информацию о том, как с вами связаться, то так в письме и напишите: мол, вот мой мобильный телефон, звоните, буду рад.

Как создать крутую подпись для email: обзор приложений и практические советы

Время чтения: 9 минут Нет времени читать? Нет времени?

В среднем, офисный работник отправляет в день до 40 электронных писем – оцените охват аудитории. Как же произвести впечатление и рассказать о себе как о профессионале при помощи электронного письма? Создать к нему эффектную и информативную подпись.

Прежде чем мы поговорим о том, как создать хорошую подпись для email, приведем примеры того, как делать не надо.

Что общего у этих примеров? Переизбыток информации. Подпись к email – это лаконичное дополнение, а не кричащий рекламный проспект.

Начнем с обзора сервисов, в которых можно создать email-подпись, а потом перечислим несколько советов по написанию.

Создание подписи в «Яндекс.Почте» и Gmail

Подпись для почты можно создать в самом почтовом клиенте. Рассмотрим, как это сделать в почте от «Яндекса».

Смотрим на любезно приведенный пример и создаем свою подпись.

Теперь создадим email-подпись для почты от «Гугл».

Создаем новое письмо.

Приложения для создания email-подписи

Wise Stamp – один из самых известных сервисов по созданию email-подписей. Имеет две версии: бесплатную и Pro, которая обойдется вам в 4 доллара в месяц. В Pro версии вы сможете убрать обязательную установку приложения для Gmail, получить три набора шаблонов (к базовому добавятся Professional, Vertical и Minimalistic) и другие инструменты дизайна, а также создавать собственные иконки социальных сетей.

Также существует Business-версия приложения. У нее есть бесплатный пробный период в 14 дней. Бизнес-версия позволяет создать всем вашим сотрудникам email-подпись в одном стиле: каждому сотруднику не придется отдельно регистрироваться и платить деньги. Интеграция с Google Analytics поможет отследить, насколько эффективно повлияли ссылки в подписях на рост трафика вашего сайта.

У сайта понятный, несложный интерфейс. Слева заполняем графы с информацией, справа настраиваем оформление. Даже редактор дизайна базовой версии тут позволяет менять практически все, вплоть до размера и цвета иконок соцсетей.

Разработчик называет свой сервис «самым простым инструментом для создания email-подписей в мире».

У New Old Stamp две версии: бесплатная и Premium, в которой цена за одну подпись составляет 2 доллара. В Premium-версии расширены возможности редактора, доступно изменение размеров логотипов или фотографий, добавлено больше цветовых схем и иконок соцсетей.

В списке клиентов сервиса значатся Apple, Nestle, Opel и другие известные бренды.

Интерфейс приложения очень простой: в столбце слева заполняем графы с информацией, справа выбираем тему оформления. Нажимаем Save, выбираем почтовый клиент.

HTMLsig включает в себя три версии: бесплатную, Basic (5 долларов в месяц) и Pro (30 долларов в месяц). Возможность редактирования email-подписи, созданной в бесплатной версии, станет недоступна спустя 30 после создания. Также в этой версии доступно меньшее количество стилей оформления. Лимит подписей в версии Basic – 50 штук. Она также позволяет размещать ссылки на ваши приложения в App Store и создавать визитки в едином стиле для вашей команды. В Pro-версии нет ограничений по количеству создаваемых подписей, а для ваших сотрудников вы можете создавать целые генераторы подписей.

Редактор разбит на вкладки от основной информации до добавления ссылок на ваши приложения (последний пункт доступен только платно).

Первая вкладка, Main, предназначена для указания личной информации, а Social – для страниц в соцсетях. Disclaimer – по умолчанию это текст, объясняющий, что «в письме содержится информация личного характера и ее распространение запрещено» и так далее. Сам сайт называет такой дисклеймер «не только раздражающим, но и юридически бесполезным», но позволяет его добавить. Текст дисклеймера можно заменить на любой другой и использовать его в качестве подписи к Banner – следующей вкладке. Баннер – это кликабельная картинка. Загрузите картинку, укажите ссылку и готово.

Следующей идет вкладка Style, она отвечает за изменение дизайна. Последняя вкладка Apps позволяет добавить ссылки на ваши приложения.

Hubspot Signature Generator

Hubspot Signature Generator – самый простой из перечисленных сервисов, и единственный полностью бесплатный. Минимальное количество функций не мешает создать неплохую email-подпись.

Первая вкладка Main включает в себя главную информацию, Social – ссылки на аккаунты в социальных сетях, Style позволяет менять дизайн, а CTA – добавить «призыв к действию». Последняя вкладка Certification отвечает за указание ваших сертификатов от сайта Hubspot. Положение элементов подписи меняем в списке Choose a theme for your signature.

Готово!

После завершения создания подписи в любом из перечисленных сервисов, появляется окошко с готовой подписью, которую вам остается только поместить в ваш почтовый клиент.

Советы по созданию email-подписи

1. Используйте хорошо сочетающиеся цвета

Добавить в вашу подпись немного цвета – хорошее решение, которое придаст ей индивидуальности и выделит среди других писем, но не используйте слишком яркие, кислотные или блеклые цвета.

Выберите приятный дизайн

Хороший дизайн представит вашу информацию в наиболее читабельном виде. Соблюдайте определенную иерархию: первым выделите ваше имя, а затем перечислите по степени важности свои контакты.

Вот еще несколько советов по дизайну:

Не используйте списки

Не превращайте вашу email-подпись в документ MS Word, списки в ней будут выглядеть неуместно.

Уберите надпись: «Отправлено с IPhone»

Она не оправдывает ваши опечатки и совершенно не нужна.

Не используйте анимации

Анимация не только часто некорректно воспроизводится, но и добавляет лишнего веса вашему письму.

Не добавляйте в подпись свой email-адрес

Этот совет звучит странно, но многие люди действительно так делают: подписывают адрес почтового ящика, с которого и отправляют письмо. Представьте, что хозяин дома на вечеринке представляет вам своего друга: «Знакомься, это Игорь», а тот говорит: «Приятно познакомиться, меня зовут Игорь». Зачем? Имя уже известно, не нужно его повторять. Так и с адресом почтового ящика.

Профиль в социальных сетях – это ваш личный бренд. Аккаунты могут многое рассказать о человеке и том, чем он занимается, а также позволяют связаться с вами лично. Поэтому добавление ссылок на ваши социальные сети – это отличная идея для email-подписи.

Вместо текстовых ссылок на социальные сети лучше использовать иконки. Они не только лучше вписываются в общий дизайн подписи, но и легко узнаваемы. Кроме того, иконки вместо ссылок сделают вашу подпись более компактной, оставляя место для другой важной информации. Если вы пользователь многих социальных сетей, то укажите несколько наиболее важных и регулярно обновляемых.

Не бойтесь использовать изображения в вашей email-подписи. Ваша собственная фотография сделает вас реальным человеком, а не неким автором письма, а добавление в подпись логотипа бренда способствует повышению его узнаваемости.

Убедитесь, что картинка корректно отображается во всех почтовых программах и хорошо выглядит на портативных устройствах.

Используйте разделители

Лучше не перегружать email-подпись большим объемом текста. Но если хочется разграничить информацию и сделать ее текст более читабельным, то стоит использовать разделители, например, вертикальную черту. Добавить ее можно в любом приложении для создания email-подписи.

Вы добавили в email-подпись ссылки на свои социальные сети или блог. Но как узнать, переходит ли кто-то по ним? Сделайте их отслеживаемыми и наблюдайте за статистикой посещаемости: для соцсетей можно использовать сокращатели ссылок, а для сайта или блога – UTM-метки.

Укажите код страны

Если вы работаете с людьми по всему миру, не забудьте указать код вашей страны перед номером телефона. Телефонные коды стран можно посмотреть тут.

Включите в подпись призыв к действию

«Призыв к действию» (call to action) – отличное дополнение вашей email-подписи. Он должен быть простым, актуальным и ненавязчивым. Лучше выполнять его в том же стиле, в котором написана вся email-подпись. Призывом к действию может быть предложение подписаться на ваш блог или посетить ваше выступление, поэтому его следует периодически обновлять.

По данным сайта Litmus, 56% электронных писем открываются на мобильных устройствах. Чем больше людей, использующих портативные гаджеты, тем больше внимания следует уделить корректному отображению на них любого вашего контента, в том числе и email-подписи. Убедитесь, что ваш текст достаточно крупный, чтобы хорошо читаться на небольшом экране, а на ссылки и иконки удобно нажимать пальцем. О том, как оптимизировать email-контент для мобильных устройств, читайте в нашей статье.

Проверьте на спам

Почтовые клиенты могут принять письма с некорректными email-подписями за спам. Поэтому проверьте, не попадает ли ваше письмо в заветную папку.

Дублируйте на английском языке

Необязательно всегда повторять информацию в email-подписи, но если вы работаете с англоязычными партнерами, это может быть весьма полезно.

Даже такая незначительная, казалось бы, деталь, как email-подпись, может сыграть важную роль в продвижении вашего бизнеса и повлиять на ваш профессиональный имидж, поэтому стоит уделить время ее разработке. Для этого вы можете использовать как редактор в почтовых клиентах, так и специальные сервисы.