Договор о полной материальной ответственности срок хранения

Договор о полной материальной ответственности при переводе

М.М. Покровская,
советник Управления конституционных основ трудового законодательства
и социальной защиты Секретариата Конституционного Суда РФ, к.ю.н.

Подскажите, пожалуйста, нужно ли перезаключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности при переводе работника на другую должность (например, при переводе кладовщика на должность начальника склада)?

Трудовым кодексом РФ заключение письменных договоров о полной материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, регламентировано лишь в самом общем виде. Так, частью второй статьи 244 Кодекса закреплена отсылочная норма о том, что перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
Исходя из этой нормы, а также в соответствии с постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 утверждены указанные Перечни и Типовые формы.
Как видно из содержания Типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение № 2 к названному постановлению Минтруда России), данный договор заключается с работником, замещающим конкретную должность или выполняющим конкретную работу из числа поименованных в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, также утвержденном названным постановлением Минтруда России (Приложение № 1).
В таком договоре должны перечисляться конкретные обязанности работника, в связи с принятием им на себя полной материальной ответственности за недостачу вверенного ему работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. С другой стороны, в договоре о полной индивидуальной материальной ответственности также должны быть указаны обязанности работодателя по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, в частности, его обязанности по созданию работнику условий, необходимых для нормальной работы и обеспечения полной сохранности указанного имущества, по ознакомлению работника с законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, иными нормативными актами (в том числе, локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом и др.
Кроме того, необходимо отдельно обратить внимание на содержащееся в пункте 5 Типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности положение, из которого следует, что действие соответствующего договора распространяется на все время работы с вверенным работнику имуществом работодателя. Тем самым по существу определяется срок действия договора.
Из всего сказанного может быть сделан вывод о том, что при постоянном переводе работника с одной должности или работы, подпадающей под Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, на другую должность или работу, также подпадающую под этот Перечень (в том числе, как в Вашем примере, с должности кладовщика на должность начальника склада), договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работником должен быть перезаключен, так как при таком переводе с очевидностью изменяется трудовая функция работника и, как следствие этого, круг его обязанностей по обеспечению сохранности вверенного ему (переданного ему для осуществления возложенных на него функций, обязанностей) имущества, да и сам объем этого имущества. Данный вывод дополнительно основывается и на том, что как это вытекает из приведенного положения пункта 5 Типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности, в силу указанных обстоятельств прежний договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работником при его переводе на другую работу фактически прекращает свое действие.

Материальная ответственность работника: Вы спрашиваете – мы отвечаем

В последнее время возникает большое количество трудовых споров, связанных с требованиями работодателя о возмещении работником причиненного предприятию ущерба, в частности, связанного с недостачей, порчей или хищением материальных ценностей.

На вопросы наших читателей о порядке привлечения работника к материальной ответственности ответила Марина Николаевна Микушина, ведущий специалист региона по трудовому законодательству.

Этой же теме посвящена новая книга М.Н. Микушиной «Материальная ответственность сторон трудового договора», которая вышла в свет 1 декабря.

• В каких случаях работника нельзя привлечь к материальной ответственности? Ответ
• Имеет ли право работодатель отказаться от взыскания ущерба с работника? Ответ
• Существуют ли пределы материальной ответственности работника? Ответ
• В каких случаях работник обязан возместить причиненный им ущерб в полном размере? Ответ
• К какой ответственности (полной или ограниченной) можно привлекать работника, если с ним заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, но его работа или должность не входит ни в первый, ни во второй раздел Перечня? Можно ли привлекать к полной материальной ответственности работника, должность или работа которого входит в Перечень, но с ним не заключен соответствующий договор? Ответ
• В каких случаях предусмотрена коллективная (бригадная) материальная ответственность? Ответ
• В течение какого срока необходимо хранить договоры о материальной ответственности? Ответ
• В каком порядке определяется размер причиненного работником ущерба? Ответ
• Каков порядок взыскания ущерба c работника? Ответ

В каких случаях работника нельзя привлечь к материальной ответственности?

Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие:

нормального хозяйственного риска,

неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).

Имеет ли право работодатель отказаться от взыскания ущерба с работника?

Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). Подобная норма есть и в Гражданском кодексе РФ. Она содержится в ст. 415 ГК РФ «Прощение долга».

Однако этим правом в полной мере могут воспользоваться лишь те работодатели (юридические и физические лица), которые наделены правом частной собственности на имущество (например, общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества, индивидуальные предприниматели).

Те же работодатели-организации, которые имеют на свом балансе имущество на праве хозяйственного ведения или на праве оперативного управления (государственные или муниципальные унитарные предприятия, учреждения), могут быть ограничены в праве на отказ от взыскания с работника ущерба, причиненного имуществу собственника. Эти случаи могут конкретизироваться в федеральных законах, иных нормативных правовых актах РФ, законах и иных нормативных правовых актах субъектов РФ, нормативных правовых актах органов местного самоуправления, учредительных документах организации (в частности, в уставах).

Существуют ли пределы материальной ответственности работника?

Иными словами, если в ТК РФ или в ином федеральном законе не предусмотрена полная материальная ответственность за причинение вреда в каком-либо конкретном случае, применяется общее правило об ограниченной материальной ответственности пределами среднего месячного заработка работника (ст. 241 ТК РФ).

В каких случаях работник обязан возместить причиненный им ущерб в полном размере?

В соответствии со ст. 243 ТК РФ, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника только в следующих случаях :

1. Когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей.

2. Недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками при наличии двух условий:

1) работник достиг возраста 18 лет;

2) он непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности или иное имущество.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества утвержден Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 31.12.2002 г. № 85.

Перечень должностей расширительному толкованию не подлежит, т.е. например, нельзя заключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности с уборщиком производственных и служебных помещений, сторожем, бухгалтером склада и работниками других должностей, не входящих в указанный Перечень. При совмещении профессий (должностей) договор может быть заключен, если одна из должностей предусмотрена Перечнем (например, договор может быть заключен с водителем автомобиля, совмещающим должность экспедитора по перевозке грузов).

Указанным выше Постановлением утвержден и типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Его можно использовать при составлении договора о полной индивидуальной ответственности у конкретного работодателя.

3. Недостача ценностей, полученных работником по разовому документу.

Выдача работнику разовой доверенности на получение ценностей, получение им ценностей по другим разовым документам не должны быть систематическими и могут производиться в исключительных случаях (когда невозможно поручить обслуживание товарно-материальных ценностей работникам, несущим полную материальную ответственность) и лишь с согласия работника. До возложения на работника обязанности получить имущество по разовым документам, работодатель должен ознакомить его с правилами приемки, транспортировки и хранения ценностей, а также создать ему необходимые условия для выполнения полученного задания (например, предоставить транспорт, пригодный для перевозки полученных работником ценностей, и своевременно принять от него доставленное имущество).

Выдача доверенностей лицам, не работающим у работодателя, равно как и подписание доверенностей неуполномоченными лицами (например, бухгалтером организации, которая подписывается за руководителя и главного бухгалтера «со штрихом» перед надписью «руководитель» и «главный бухгалтер») не допускаются.

4. Умышленное причинение ущерба.

Материальная ответственность по этому основанию на практике применяется редко, поскольку доказать умысел работника при причинении ущерба крайне трудно.

5. Причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.

Нахождение в состоянии опьянения трактуется как в уголовном, так и в административном законодательстве как обстоятельство, отягчающее ответственность.

Следует помнить, что состояние опьянения работника должно быть доказано работодателем.

6. Причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда.

Для привлечения работника к полной материальной ответственности по указанному основанию необходимо наличие приговора суда о признании его виновным (например, в хищении денежных средств или иного имущества работодателя), вступившего в законную силу, либо приговора суда, содержащего обвинительный характер, но освобождающего работника от уголовной ответственности по акту амнистии.

7. Причинение ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом.

Административным проступком признается противоправное виновное действие (бездействие), за которое КоАП РФ или законы субъектов Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривают административную ответственность.

Если таковой установлен органами, уполномоченными рассматривать дела об административных правонарушениях, и в результате этого проступка работодателю причинен ущерб, т.е. было вынесено постановление о назначении административного наказания, то такой ущерб может быть взыскан в полном объеме.

8. Разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами.

9. Причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Такие случаи в практике - не редкость. Типичный пример - использование имущества работодателя (станка, автомобиля, телефона, компьютера, факса, иной оргтехники и т.п.) в личных целях. Такой ущерб может быть причинен как в рабочее, так и в свободное от работы время.

Ущерб может выражаться в использовании бензина, электричества, в денежных средствах, уплаченных работодателем за работу в Интернете, за междугородние переговоры, за использование факса и т.п.

Кроме перечисленных выше случаев, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером. Если такое условие трудовым договором не предусмотрено, указанные лица в случае причинения ущерба при отсутствии иных оснований, дающих право на привлечение этих лиц к полной материальной ответственности, «могут нести ответственность лишь в пределах своего среднего месячного заработка» - см. п. 10 Постановления Пленума о материальной ответственности.

К какой ответственности (полной или ограниченной) можно привлекать работника, если с ним заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, но его работа или должность не входит ни в первый, ни во второй раздел Перечня? Можно ли привлекать к полной материальной ответственности работника, должность или работа которого входит в Перечень, но с ним не заключен соответствующий договор?

Нет - во всех вышеперечисленных ситуациях работника нельзя привлекать к полной материальной ответственности за недостачу «ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора», установленной п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ. Договоры о полной материальной ответственности, заключенные в случаях, не предусмотренных законом, не имеют юридической силы. Невозможность привлечения работника к полной материальной ответственности по п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ не исключает право работодателя требовать от этого работника полного возмещения причиненного ущерба по иным основаниям.

В каких случаях предусмотрена коллективная (бригадная) материальная ответственность?

По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу.

Типовой договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности предусматривает, что решение работодателя об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности оформляется приказом (распоряжением) работодателя и объявляется коллективу (бригаде). Комплектование вновь создаваемого коллектива (бригады) осуществляется на основе принципа добровольности. При включении в состав коллектива (бригады) новых работников принимается во внимание мнение коллектива (бригады). Руководство коллективом (бригадой) возлагается на руководителя коллектива (бригадира), назначаемого приказом (распоряжением) работодателя. При временном отсутствии руководителя коллектива (бригадира) его обязанности возлагаются работодателем на одного из членов коллектива (бригады). При смене руководителя коллектива (бригадира) или при выбытии из коллектива (бригады) более 50% от его первоначального состава договор должен быть перезаключен. При выбытии из состава коллектива (бригады) отдельных работников или приеме в коллектив (бригаду) новых работников договор не перезаключается.

Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.

При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.

В суде работодатель должен доказать, что им соблюдены предусмотренные законом правила установления коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В течение какого срока необходимо хранить договоры о материальной ответственности?

В соответствии со ст. 457 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерством культуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. № 558 (вступившим в силу с 30.09.2011 г.), срок хранения договоров о материальной ответственности составляет 5 лет после увольнения материально ответственного лица.

В каком порядке определяется размер причиненного работником ущерба?

В соответствии со ст. 246 ТК РФ, размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

В тех случаях, когда невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения.

При определении размера ущерба, подлежащего взысканию с виновного работника, при недостаче или порче материальных ценностей необходимо учитывать нормы естественной убыли - допустимую величину безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи товарно-материальных ценностей. Применение норм естественной убыли возможно только в том случае, если они утверждены нормативными актами соответствующих министерств и ведомств.

Если нормы естественной убыли на законодательном уровне отсутствуют, вся недостача считается сверхнормативной и подлежит отнесению на виновных лиц в полном размере.

В соответствии со ст. 247 ТК РФ, до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. В состав комиссии обязательно должен входить работник, который, возможно, будет привлечен к материальной ответственности.

От работника необходимо обязательно затребовать объяснение в письменной форме - для установления причины возникновения ущерба. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

Факт недостачи имущества должен подтверждаться актом инвентаризации, порча или брак продукции - дефектной ведомостью, недостача или порча груза на железнодорожном транспорте - коммерческим актом, недостача или порча груза при доставке груза автомобильным транспортом - коммерческими актами (см. ст. 38 Федерального закона от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).

Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в установленном порядке.

Каков порядок взыскания ущерба c работника?

В соответствии со ст. 248 ТК РФ, возможен как внесудебный, так и судебный порядок возмещения причиненного ущерба.

Внесудебный порядок

Если сумма причиненного ущерба не превышает средний месячный заработок работника, взыскание производится по распоряжению (приказу) работодателя (например, в случае, если сумма среднего месячного заработка составляет 5500 руб., а сумма ущерба - 4300 руб.).

Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Днем обнаружения ущерба считается день, когда работодателю стало известно о наличии ущерба (при проведении инвентаризации - день подписания соответствующего акта, сличительной ведомости). Примерный текст распоряжения (приказа) публикуется в ПРИЛОЖЕНИИ № 5 в книге).

Распоряжение передается в бухгалтерию для удержания суммы причиненного ущерба из заработной платы работника, причинившего вред. Согласно ст. 138 ТК РФ, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. Размер удержаний из заработной платы исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (часть 2 ст. 99 Закона об исполнительном производстве).

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей (примерный текст обязательства - см. ПРИЛОЖЕНИЕ № 6 в книге).

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд. Согласно ст. 392 ТК РФ, работник имеет право обратиться в суд в течение 3-х месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права (например, с момента ознакомления с текстом распоряжения или получения заработной платы в меньшем размере). При пропуске по уважительным причинам указанного срока, он может быть восстановлен судом.

В соответствии со ст. 24 ГПК РФ, исковое заявление подается в федеральный суд по месту нахождения ответчика (работодателя).

Судебный порядок

Работодатель имеет право обратиться в суд с иском о возмещении причиненного ущерба в следующих случаях:

- если месячный срок для издания распоряжения (приказа) истек;

- сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, и работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб (например, средний месячный заработок работника составляет 6200 руб., а сумма причиненного ущерба - 8000 руб.);

- при увольнении работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб (примерный текст искового заявления - см. ПРИЛОЖЕНИЕ № 7 в книге).

В соответствии со ст. 392 ТК РФ, работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником вреда, причиненного организации, в течение 1 года со дня обнаружения причиненного вреда.

В случае удовлетворения судом исковых требований работодателя, ему выдается исполнительный лист. В соответствии со ст. 138 ТК РФ, частью 2 ст. 99 Закона об исполнительном производстве, при исполнении исполнительного документа (нескольких исполнительных документов) с должника-гражданина может быть удержано не более 50% заработной платы и иных доходов. Удержания производятся до исполнения в полном объеме содержащихся в исполнительном документе требований.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

Кадровое делопроизводство

SergRa 10 Apr 2012

Приветствую вас, многоуважаемые бухгалтера.
На просторах данного сайта есть практически все, но я не нашел форума посвященного кадровому делопроизводству

Сегодня столкнулся с ситуацией. Сотрудник работает с начала сентября прошлого года - заключен трудовой договор (ЗП по окладу), есть запись в трудовой, оформлен в ФСС и ПФР, платежи регулярно выплачиваются, собственно как и ЗП, удерживается НДФЛ и уплачивается в налоговую. НО я не вел расчетно-платежных ведомостей, графиков рабочего времени и прочего - НИЧЕГО По большей части от незнания, каюсь.

Помогите, пожалуйста, очень сильно прошу.
Опишите какие документы нужно вести (желательно унифицированные формы, чтобы их можно было скачать из интернета), на какой период, куда эти документы сдавать и сколько хранить.

(Я получал субсидию от ЦЗН на сотрудника, и очень не хотел бы пролететь с нецелевым использованием (!))

С уважением и надеждой на вашу помощь!

Многоуважаемый Админ, если я в очередной раз перепутал форум по размещению темы, большая просьба - не удаляйте тему, а перенесите ее в ту которая, на Ваш взгляд, более подходящая. С уважением.

VechtA 20 Apr 2012

Не знаю атуально ли еще, но все-таки:

Обязательные документы, сроки их хранения

К обязательным документам для всех юридических лиц независимо от их организационно-правовой формы относятся следующие.
1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.
Статьей 16 ТК РФ установлено, что трудовые отношения возникают на основании трудового договора. Изменение условий трудового договора происходит только по соглашению сторон, которое заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Унифицированной формы трудового договора, дополнительного соглашения нет, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно.
Трудовые договоры (служебные контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться в организации 75 лет согласно ст. 657
Личные дела работников хранятся 75 лет, а руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, - постоянно (ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов).

2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности. Согласно ст. 244 ТК РФ работодатель имеет право заключать такие договоры с определенными категориями работников с целью возмещения последними вероятного ущерба в полном размере.
Договоры о полной материальной ответственности должны быть в организации, если работодатель принял решение заключать такие договоры с работниками, занимающими должности или выполняющие работы, указанные в перечнях, утвержденных Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".
Согласно ст. 457 Перечня типовых управленческих архивных документов срок хранения договоров о материальной ответственности составляет пять лет после увольнения материально ответственного лица.

3. Ученический договор. Если в организации существует положение (иной документ) о профессиональной подготовке или переподготовке кадров, то с работниками или лицом, которое ищет работу, может быть заключен ученический договор. Этот документ обязателен только при условии прохождения работниками или указанным лицом профессиональной подготовки, переподготовки или повышения квалификации в данной организации или по ее направлению.

4. График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ.
Для составления графика отпусков предусмотрена унифицированная форма N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").
Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов срок хранения графика предоставления отпусков в организации - один год.

5. Трудовые книжки и книги по их учету. Статья 66 ТК РФ прямо предусматривает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.
Последняя из утвержденных и действующая в настоящее время форма трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".
Трудовая книжка каждого работника хранится в организации до момента прекращения с ним трудового договора и выдается в день увольнения в соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек).
Если в день увольнения работник не получил трудовую книжку, то работодатель вправе с его согласия переслать ее по почте (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). До момента пересылки трудовая книжка хранится у работодателя.
Работодатель также обязан хранить трудовую книжку в случае смерти работника. Она выдается под роспись на руки одному из родственников или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Трудовая книжка подлежит хранению у работодателя до востребования, если она не была получена работником или в случае смерти работника его родственниками (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек").
При оформлении указанных книг необходимо пронумеровать листы, прошнуровать их, заверить подписью руководителя организации и скрепить сургучной печатью или опломбировать.
Согласно ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним подлежат хранению в течение 75 лет.

6. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени закреплена ст. 91 ТК РФ. Формы N Т-12 и N Т-13, применяемые для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов табели учета рабочего времени хранятся в организации в течение пяти лет, а при наличии тяжелых, вредных и опасных условий труда - 75 лет.

7. Личная карточка работника (формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС)). Обязательность данного документа предусмотрена п. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Перечнем типовых управленческих архивных документов установлен срок хранения личных карточек работников 75 лет (ст. 658).

8. Штатное расписание. Обязательность наличия данного документа законодательно не установлена. Однако Трудовым кодексом РФ определено обязательное условие в трудовом договоре с работником, как трудовая функция. Последняя включает в себя работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности и конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Поэтому, если работник принимается на должность, ее наименование, размер оклада и другие условия должны содержаться в штатном расписании работодателя.
Следует учитывать, что штатное расписание, а также приказы о внесении в него изменений при проведении мероприятий по сокращению штата или численности работников организации - основное доказательство того, что сокращение действительно произошло.
Штатные расписания организации и изменения к ним по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов).

9. Локальные нормативные акты работодателя. К обязательным актам относятся:
а) правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР) согласно ст. 189 ТК РФ. Допускается наличие только ПВТР, если в них включены нормы об охране труда, о защите персональных данных, оплате труда и премировании и другие положения, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под роспись.
ПВТР должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми (ст. 773 Перечня типовых управленческих архивных документов).

б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ). Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области.
Статьей 655 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников хранятся постоянно по месту их разработки и утверждения.
в) положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ). Такой локальный нормативный акт будет являться подтверждением обоснованности выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок) стимулирующего характера при условии, что в нем содержатся положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии. В данном локальном нормативном акте работодатель вправе прописать условия и порядок начисления различных доплат, если в ПВТР такие положения отсутствуют (например, доплата за работу в вечернюю смену).
Помимо указанного положение об оплате труда (при отсутствии аналогичных норм в ПВТР) должно содержать порядок и условия выплаты дополнительного вознаграждения работникам, которым в силу ч. 3 ст. 112 ТК РФ оно должно быть начислено.
Если в организации нет отдельного положения о командировках, но работники направляются в них и соответствующие нормы не содержатся в ПВТР (ином локальном нормативном акте), то на основании ч. 2 ст. 168 ТК РФ работодатель определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками самостоятельно (например, в положении об оплате труда и премировании).
Данным локальным нормативным актом также могут устанавливаться нормы труда. Согласно ст. 162 ТК РФ введение, замена и пересмотр норм труда могут предусматриваться локальными нормативными актам. Поэтому, если в организации принимаются решения, касающиеся норм труда, работодатель обязан иметь документ, которым регулируются соответствующие правила и условия.
На основании ст. 411 Перечня типовых управленческих архивных документов положения об оплате труда и премировании работников подлежат постоянному хранению по месту их разработки и утверждения.

г) локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. ст. 57, 101 ТК РФ). Помимо отдельного положения данный перечень может содержаться в коллективном договоре, соглашениях, ПВТР.
Статьей 570 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что перечни профессий по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения.

д) локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени. Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в ПВТР.

е) локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки (ч. 2 ст. 196 ТК РФ). Документ должен быть в организации только в том случае, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на обучение, переобучение или повышение квалификации. Условия и порядок прохождения профессиональной подготовки или переподготовки могут устанавливаться также в трудовом договоре.
Сроки хранения документов, относящихся к повышению квалификации работников, указаны в разд. 8.3 Перечня типовых управленческих архивных документов.

10. Приказ об утверждении расчетного листка. Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы о ее составных частях за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате. Причем если заработная плата перечисляется на банковские карты, то работодателю рекомендуется определить в локальном акте порядок выдачи работникам расчетного листка (письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1).
Форма расчетного листка утверждается работодателем (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
При утверждении расчетного листка рекомендуется издать приказ (распоряжение), поскольку в нем можно разграничить полномочия работников организации (например, указать ответственного за извещение работников, дни, в которые оно должно производиться, и др.).
Следует помнить, что утверждение расчетного листка проводится с учетом мнения представительного органа работников (ст. 136 ТК РФ).
Приказ об утверждении расчетного листка подлежит хранению 75 лет (ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов).

11. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов.
Согласно ст. 20 ТК РФ сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель. Права и обязанности работодателя осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, нормативными правовыми актами РФ, учредительными документами и локальными нормативными актами.
Например, согласно ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон N 14-ФЗ) единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор) после избрания на должность действует от имени общества без доверенности. Подтверждением полномочий руководителя общества для сторонних организаций (например, для финансовых организаций, банков) может выступать приказ о вступлении в должность.
Чтобы иное лицо (например, заместитель генерального директора, директор филиала) могло подписывать кадровые документы (трудовые договоры, приказы, др.), если это предусмотрено уставом, ему необходимо выдать доверенность с указанием соответствующих полномочий. Сроки хранения доверенностей (5 лет и постоянно) установлены в ст. ст. 60, 61 Перечня типовых управленческих архивных документов.

12. Положение о филиале, представительстве. Например, согласно п. 4 ст. 5 Закона N 14-ФЗ, п. 4 ст. 5 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", п. 4 ст. 5 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" филиалы и представительства действуют на основании утвержденных положений. Соответственно, если в организации созданы филиалы или открыты представительства, то положения о них являются обязательными документами, которые работодатель должен иметь в наличии и в случае проверки контролирующими органами представить должностному лицу для ознакомления.
Согласно ст. 55 Перечня типовых управленческих архивных документов положения о филиалах, представительствах хранятся постоянно по месту их разработки и утверждения.

13. Положение об аттестации. Законодательством РФ обязательность прохождения аттестации установлена только в отношении отдельных категорий работников (например, авиационного персонала).

14. Положение об охране коммерческой тайны. Этот документ в силу положений Трудового кодекса РФ не является обязательным. Однако если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи. В противном случае работодателю будет сложно доказать, что работник разгласил охраняемую законом тайну, и уволить его по соответствующему основанию пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Утверждение данного положения не является обязательным, если перечень информации, составляющей тайну, и порядок ее охраны устанавливаются ПВТР.
Документы (перечень сведений, положения и др.) по установлению режима коммерческой тайны в организации имеют постоянный срок хранения (ст. 62 Перечня типовых управленческих архивных документов).

15. Документы по охране труда:
- правила и инструкции по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
- листы ознакомления работников с локальными нормативными актами, содержащими требования охраны труда;
- нормативные правовые акты, содержащие требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации;
- журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);
- перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов;
- удостоверения, подтверждающие прохождение работником обучения по охране труда;
- приказ о возложении обязанностей, если работодатель передает функции службы охраны труда или штатного специалиста по охране труда иному работнику;
- инструкции, документы о мерах пожарной безопасности, включая журналы ознакомления с документами (Правила пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденные Приказом МЧС России от 18.06.2003 N 313).
Кроме того, при наступлении несчастного случая, подлежащего расследованию и учету, работодатель в соответствии со ст. ст. 227 - 231 ТК РФ обязан составить и хранить документы, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73 "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях", а именно:
- извещение о наступлении несчастного случая - форма 1. Работодателю рекомендуется иметь подтверждение получения извещения соответствующим органом;
- приказ о назначении комиссии для расследования несчастного случая;
- документы, относящиеся к материалам расследования несчастного случая (схемы, фотографии, видеосъемка, протокол осмотра места несчастного случая - форма 7, протокол опроса пострадавшего при несчастном случае, очевидца несчастного случая и должностного лица - форма 6, экспертные заключения специалистов, результаты исследований и испытаний, медицинское заключение о характере и степени тяжести повреждения, причиненного здоровью пострадавшего, иные документы, необходимость которых определяется комиссией);
- акты о несчастном случае на производстве (форма Н-1 или Н-1ПС);
- акт о расследовании группового несчастного случая (тяжелого несчастного случая, несчастного случая со смертельным исходом) - форма 4;
- заключение государственного инспектора труда - форма 5;
- сообщение о последствиях несчастного случая на производстве и принятых мерах - форма 8. Работодателю рекомендуется иметь подтверждение получения сообщения соответствующим органом;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве - форма 9.
Сроки хранения документов, относящихся к охране труда в организации, установлены в разделе 7.3 Перечня типовых управленческих архивных документов.

16. График сменности. Статьей 103 ТК РФ установлено, что если в организации применяется сменная работа, то работа производится в соответствии с графиком сменности. Соответственно, данный документ является обязательным только в указанном случае.
Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся пять лет. Если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными, то срок хранения таких документов составляет 75 лет.

17. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан. Согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" (далее - Закон N 53-ФЗ) на организации обязаны вести воинский учет граждан. Положением о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719) установлен порядок осуществления воинского учета в организациях, которым предусмотрено направление сведений о гражданах, подлежащих воинскому учету, представление списков в военные комиссариаты и др.
Переписка по воинскому учету работников должна храниться в организации в течение трех лет (ст. 690 Перечня типовых управленческих архивных документов).

18. Приказы (распоряжения). Они издаются руководителем организации (уполномоченным лицом) для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности организации.
Обязательность издания работодателем приказов (распоряжений) установлена Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 62, 68, 84.1, ч. 6 ст. 193, ст. ст. 229, 402) и вытекает из функций, осуществляемых единоличным исполнительным органом общества: генеральным директором, директором. Например, в пп. 3 п. 3 ст. 40 Закона N 14-ФЗ указано, что такой орган издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они распространяются на все организации независимо от форм собственности. Исключением являются формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не применяются бюджетными учреждениями.
Следует учитывать, что унифицированные формы могут быть изменены путем добавления реквизитов (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации").
Общего списка распорядительных документов, которые должны быть в каждой организации, нет. Их наличие или отсутствие определяется в зависимости от способа организации труда у работодателя. Например, если руководитель самостоятельно ведет трудовые книжки, в организации не издается приказ о назначении ответственного за такую работу; если нет сменной работы, отсутствует приказ об утверждении графика смен и т.д.
Можно привести только примерный список приказов (распоряжений), который формируется на протяжении всей деятельности отдельного работодателя с учетом его специфики:
- приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (формы N Т-1, N Т-1а).
- приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (формы N Т-5, N Т-5а).
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (формы N Т-6, N Т-6а).
- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (формы N Т-8, N Т-8а).
- приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а).

Не относятся к приказам, но издаются также на основании унифицированной формы следующие документы:
- командировочное удостоверение (форма N Т-10);
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).
- приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (форма N Т-11, N Т-11а).

Для некоторых приказов форма не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. К таким приказам относятся:
- приказ о применении дисциплинарного взыскания.
- приказ о снятии дисциплинарного взыскания.
- приказ об изменении штатного расписания.
- приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- приказ о назначении лица, ответственного за охрану труда (в случае его наличия).
- приказ об ответственном за ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывших в организацию, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.
- приказ о привлечении работника к сверхурочной работе.
- приказ об оплате сверхурочной работы.
- приказ о предоставлении дополнительного времени отдыха за сверхурочную работу.
- приказ о привлечении работника к работе в выходной или праздничный день.
- приказ о предоставлении другого дня отдыха за работу в праздничный день.
- приказ о выполнении дополнительной работы в течение установленной продолжительности рабочего дня.
- приказ об утверждении формы расчетного листка.
- приказы об утверждении локальных нормативных актов.

Такие акты могут утверждаться двумя способами: изданием приказа (распоряжения) или проставлением грифа "УТВЕРЖДАЮ" уполномоченным. Издание приказа представляется целесообразнее, поскольку в нем могут содержаться указания отдельным работникам организации, разграничиваться их полномочия по реализации норм, содержащихся в локальном нормативном акте, устанавливаться сроки исполнения поручений и др.

- приказ об удержании из заработной платы работника.
- приказ об оплате труда при изготовлении продукции, оказавшейся браком.
- приказ об оплате времени простоя.
- приказ о создании комиссии по различным вопросам (определение ущерба, расследование несчастного случая, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.).
- приказ о направлении на профессиональную подготовку или переподготовку.
- приказ о возмещении ущерба работнику.
- приказ о компенсации работнику морального вреда.
- приказ о предоставлении компенсации за переработку в предпраздничный день.
- приказ об установлении неполного рабочего времени в организации.
- приказ об отзыве работника из отпуска.
- приказ о выплате материальной помощи.

SergRa 20 Apr 2012

ВЕЛИКОЛЕПНЫЙ ОТВЕТ.

Большое спасибо, много не понял, но попытаюсь осилить.
Подскажите какие документы должен вести я, ИП, если у меня 1 работник (пока), работает в частном доме на бытовой вязальной и швейной машине? Вид деятельности по ОКВЭД 18.2 Производство одежды из текстильных материалов (выбрали общий, т.к. основной вид деятельности вязанный трикотаж и аксессуары)
Оклад выплачиваю независимо от отработанного времени по МРОТ 4611 (не спрашивайте нафига мне это надо - ответ будет прост - так надо )
Да и обязательно ли мне хранить трудовую книжку у себя? И как быть если работник будет работать по совместительству? У кого должна храниться трудовая книжка?